Customer Service Medewerker Aftersales

Bij ons is service na verkoop geen nazorg, maar het hart van wat we doen. Zie jij in een beschadigd instrument meteen wat er nog mogelijk is? Word jij het gezicht van onze service na verkoop?

Over Surgeonious

Patella bv (Surgeonious®) is een betrouwbare distributeur van chirurgische instrumenten voor Belgische ziekenhuizen. Onder ons merk SurgeoCycle® bieden we daarnaast herstelservices aan.

Ter versterking van ons team in het centrum van Brugge zoeken we een Customer Service Aftersales Medewerker die parttime (3 dagen per week) onze herstelservice en klachtenbehandeling in goede banen leidt.

Wat ga je doen?

• Je bent het aanspreekpunt voor onze servicedossiers: herstel, vervanging, bruikleen, demo en test — van aanvraag tot terugkoppeling aan de klant. Je doelgroep zijn de hoofdverpleegkundigen CSA en OK, die vooral duidelijkheid over termijnen nodig hebben.
• Herstellingen die klanten per koerier opsturen, beoordeel je zelf: je onderzoekt het instrument, maakt de herstellingsofferte, volgt de goedkeuring op en zet ze om in een order.
• Je bent daarin de rechterhand van onze Product Advisor SurgeoCycle, die de herstellingen uit zijn klantbezoeken beoordeelt. Samen houden jullie één lijn in beoordeling, prijs en termijn.
• Je bent eigenaar van het klachtenproces: registreren, onderzoeken samen met de fabrikant en terugkoppelen binnen de afgesproken termijnen. Je bewaakt de traceerbaarheid en signaleert terugkerende patronen zodat we structureel bijsturen.
• Je verwerkt de bijhorende orders in ons ERP-systeem (Exact Online), houdt klantgegevens bij in HubSpot en handelt retouren en omruilingen af.
• Je bent proceseigenaar van de SOP's rond klachtenbehandeling, herstelbeoordeling en traceerbaarheid. Onze processen zijn opgebouwd volgens de kwaliteitsprincipes van ISO 13485 en de medische-hulpmiddelenwetgeving (MDR).

Hoe werkt het bij ons?

Je krijgt duidelijke kaders en een set KPI's, en organiseert je werk daar zelf rond. In ons wekelijks teamoverleg breng je zelf je cijfers en knelpunten binnen: wat loopt, wat loopt vast, wat heb je nodig.

Wat breng je mee?

• Een administratieve of klantgerichte achtergrond (bachelorniveau of gelijkwaardig door ervaring) en enkele jaren ervaring in klantendienst, dienst na verkoop of orderadministratie, bij voorkeur in de medische sector of een B2B-omgeving.
• Affiniteit met medische hulpmiddelen en begrip van het belang van nauwkeurigheid en compliance. Ervaring met klachtenbehandeling of een kwaliteitssysteem is een pluspunt.
• Technisch inzicht: je vindt het boeiend om een instrument in handen te nemen, te bekijken wat eraan scheelt en te beoordelen of herstel zinvol is. Voorkennis is geen must — die opleiding krijg je bij ons.
• Eigenaarschap: je hebt geen dagelijkse opvolging nodig om in beweging te komen. Je pakt vast, volgt op tot het af is, en meldt zelf wanneer iets vastloopt.
• Transparante, to-the-point communicatie. Bij een klacht is een eerlijk en helder bericht altijd sterker dan een vaag bericht.
• Een commerciële antenne: service is bij ons ook business. Je herkent waar er nood is aan onderhoud, vervanging of een bijkomende dienst, en je stelt dat voor.
• Je werkt vlot met ERP- en CRM-software en MS 365; ervaring met Exact Online en HubSpot is mooi meegenomen.
• Je communiceert professioneel in het Nederlands en Engels; Frans is een troef.
• Je werkt graag in een klein team en bent er ook comfortabel mee om af en toe alleen op kantoor te zijn.

Wat bieden wij?

• Een gevarieerde parttime functie (3 dagen per week) met veel autonomie en echte beslissingsruimte binnen je domein.
• Een hecht team en een positieve werksfeer binnen een familiale KMO in de zorgsector.
• Kansen om jezelf te ontwikkelen, onder meer via opleidingen rond productkennis, MDR, kwaliteitsbeheer en digitale tools.
• Verloning volgens loonschaal C (PC 200), maaltijdcheques van € 10 en een hospitalisatieverzekering.
• Werken in het centrum van Brugge: vlot bereikbaar met het openbaar vervoer, met parkeervergunning voor de binnenstad. Flexibele werktijden in overleg.

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je graag bijdragen aan een vlotte en correcte service voor onze ziekenhuizen?

Wij kijken ernaar uit om jou te ontmoeten