Legal operations manager Juridische Dienst KU Leuven

De Juridische Dienst van KU Leuven ondersteunt en adviseert KU Leuven, haar beleidsverantwoordelijken en -organen, faculteiten en departementen op juridisch vlak. Het takenpakket van de dienst is erg divers en evolueert mee met de ontwikkeling van de universiteit. De Juridische Dienst staat onder meer in voor de opvolging van juridische geschillen, de opvolging van verbonden entiteiten, de juridische en ethische check van verwerkingen van persoonsgegevens, het beheer van interne reglementen, maar ook, en vooral, voor adviesverlening in verband met toepasselijke wet- en regelgeving en de revisie, redactie, ondertekening en/of bewaring van zeer diverse types overeenkomsten. De Juridische Dienst is ingebed binnen de Stafdiensten van het Algemeen Beheer van KU Leuven, samen met andere diensten die onder meer instaan voor risicobeheer en de bewaking van informatieveiligheid en kennisveiligheid in ruimere zin. We ondersteunen zowel de werking van de universiteit als grote, op meerdere locaties actieve organisatie, als de zeer gevarieerde, gespecialiseerde noden van onze academici in het kader van hun onderwijs en onderzoek.

Functie

• Als legal operations manager breng je de diverse operationele processen binnen de dienst in kaart en je analyseert, stroomlijnt en optimaliseert deze processen. Je doet dit in samenspraak met de betrokken medewerkers van de eigen en andere diensten en je creëert draagvlak voor aanpassingen en verbetering. Vermits het takenpakket van de Juridische Dienst niet beperkt is tot welbepaalde materies en evolueert met de ontwikkeling van de universiteit en de wijze waarop er tussen onderdelen en diensten van KU Leuven wordt samengewerkt, zal je takenpakket ook evolueren, zal je met regelmaat geconfronteerd worden met nieuwe, vaak complexere processen en dien je zicht te hebben op interacties met relevante processen elders binnen KU Leuven.
• Je organiseert, rekening houdend met de beschikbare budgetten, de digitale ondersteuning van deze processen. Daarbij integreer je verantwoord gebruik van artificiële intelligentie.
• Je staat mee in voor de selectie van de digitale tools die de werking ondersteunen en bent verantwoordelijk voor de configuratie, uitrol, de concrete implementatie binnen de dienst en het beheer van de gebruikte middelen.
• Je kan zelf oplossingen uitwerken in tools als Excel en SharePoint. Ook dit gebeurt in nauw contact met je collega’s, in het bijzonder met die collega’s die verantwoordelijk zijn voor dossier- en procesbeheer en voor de clausuledatabank, de sjablonen en playbooks voor het checken van overeenkomsten.
• Je maakt je collega’s waar nodig wegwijs in processen en tools en stuurt bij in functie van hun noden.
• Je levert informatie aan voor diverse rapportering die de Juridische Dienst opmaakt en je documenteert je werkzaamheden nauwkeurig en systematisch in draaiboeken die toelaten om een vlotte werking te blijven waarborgen bij afwezigheden of personeelswissels.
• Je krijgt in het kader van een aantal processen ook zelf de inhoudelijke verantwoordelijkheid.
• Je streeft efficientiewinst na bij het vormgeven van processen. De concrete uitwerking vertrekt steeds vanuit heldere doelstellingen die worden vastgelegd in functie van de risicobereidheid van de universiteit.
• Je richt processen zo in dat ze leiden tot een vlotte en oplossingsgerichte werking, in het belang van de interne eindgebruiker en met inachtname van de typische eigenheden en belangen van KU Leuven, zoals respect voor de academische vrijheid die de instelling en haar onderzoekers genieten en voor de geldende normen op het vlak van integriteit en ethiek.
• Je rapporteert aan het hoofd van de Juridische Dienst.

Profiel

• Je hebt een gezonde interesse in de activiteiten van KU Leuven, in de relevante ontwikkelingen in wetenschap en maatschappij die de agenda van de universiteit bepalen en wil de bredere universitaire omgeving van dichtbij leren kennen.
• Je behaalde een master in de rechten of een andere master met een focus op procesmanagement, waarbij je kan aantonen dat je over voldoende relevante affiniteit beschikt met de inhoudelijke kant van juridisch werk, of je behaalt een gelijkwaardig niveau door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur minstens vijf jaar relevante ervaring met procesoptimalisatie in een complexe organisatie.
• Je bent in staat om zelf je divers palet aan opdrachten te organiseren.
• Je bent in staat om voldoende inzicht op te bouwen in de werking van de Juridische Dienst en andere diensten, zodat je je opdracht zelfstandig kan invullen, rekening houdend met de rationale achter de processen waarbij deze diensten betrokken zijn.
• Je kan projectmatig werken, waar nodig incrementeel maar met focus op het einddoel.
• Je hebt een passie voor “legal tech”, hebt een goede kennis van het vakgebied in zijn volle breedte en volgt