Secrétaire de service

Le département du secrétaire médical est un service administratif intégré aux unités de soins. Il assure la gestion des dossiers médicaux, la planification des rendez-vous et la circulation des informations entre les patients, les médecins et les équipes soignantes.

C’est un lieu organisé, confidentiel et essentiel au bon fonctionnement du service, permettant de fluidifier tout le parcours du patient.

En tant que Secrétaire de service, votre mission est d’assurer le support administratif, organisationnel et documentaire du service biomédical. Il/Elle contribue au bon fonctionnement du service en garantissant la gestion des informations, le suivi des dossiers techniques et administratifs, la coordination des activités quotidiennes ainsi que la qualité des données et des documents traités. À ce titre, il/elle est un interlocuteur privilégié entre les équipes techniques, médicales, administratives et les partenaires internes et externes.

Vos responsabilités au quotidien sont :

• Assurer la gestion, le suivi, le classement et l'archivage des documents administratifs, médicaux et techniques.
• Mettre à jour les bases de données, inventaires, équipements, contrats et dossiers informatisés.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents : rapports, procédures, comptes rendus, courriers et documents administratifs.
• Assurer l'encodage et le suivi des demandes d'intervention dans les outils de gestion du service.
• Participer au suivi administratif des contrats de maintenance, des fournisseurs et des dossiers d'achats en collaboration avec les services concernés.
• Assister les équipes dans la planification des interventions, des réunions, des audits et des activités du service.
• Garantir la traçabilité, la fiabilité et l'accessibilité des informations et documents.
• Participer à la gestion documentaire et au maintien du système qualité.
• Préparer et suivre les dossiers nécessaires aux audits, contrôles et accréditations.
• Assurer le traitement des demandes reçues par téléphone, courrier électronique ou courrier postal.
• Collaborer avec les différents services de l'institution et transmettre les informations nécessaires aux interlocuteurs concernés.
• Apporter un soutien administratif à l'équipe biomédicale et aux responsables du service dans leurs activités quotidiennes.

Profil recherché :

• Etre titulaire d’un bachelier en secrétariat et/ou équivalent par expérience.
• Une expérience professionnelle dans le domaine de la santé est un atout
• Disposer d'une expérience en tant que secrétaire médical est un réel atout
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l'examen Selor)
• Satisfaire à l’examen de promotion ou de sélection.

Qualités requises :

Compétences et aptitudes

Techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Bonne connaissance des outils informatiques et capacité à travailler avec différents logiciels métiers.
• Connaissance d'un système de gestion documentaire et/ou d'une GMAO constitue un atout.
• Notions en gestion administrative, gestion documentaire et suivi technique.

Organisationnelles

• Excellente organisation du travail et gestion des priorités.
• Rigueur, précision et sens du détail.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et évolutif.

Relationnelles

• Bonne communication écrite et orale.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens de l'écoute, orientation qualité et capacité de collaboration avec différents interlocuteurs.

Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public et universitaire de référence, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous.

Dans ce cadre, il relève quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant son caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche.

Les chiffres clés qui caractérisent l’hôpital sont les suivants :

• 450.000 consultations/an
• 45.000 admissions/an
• 23.000 opérations chirurgicales/an
• 85.000 passages aux urgences/an
• 2900 accouchements/an
• 3200 collaborateurs dont 400 médecins

Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont les valeurs clés de l’hôpital. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action. Les réponses aux réalités sociales, la tolérance, le libre-examen et la capacité à se mobiliser au quotidien pour les patients, bruxellois et non-bruxellois, sont les moteurs de ses actions.

La quête de l’excellence en médecine de pointe