Teamleider onthaal

Het lokaal bestuur Lievegem is op zoek naar een teamleider onthaal (B4-B5) in voltijds dienstverband. De functie wordt ingevuld via een aanwervingsprocedure.

Inhoud van de job

De teamleider onthaal staat in voor de organisatie, coördinatie en continue verbetering van het onthaal en de telefonische dienstverlening van het lokaal bestuur. De functie heeft als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte, toegankelijke en efficiënte eerstelijnsdienstverlening te verzekeren voor alle inwoners, bezoekers en interne diensten. De teamleider ontwikkelt vanuit een organisatiebrede helikoptervisie de werking van het onthaal, telefonie, geeft leiding aan de onthaalmedewerkers en bewaakt een uniforme dienstverlening over alle beleids- en dienstdomeinen heen. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur interne organisatie.

Takenpakket

Leidinggeven aan het team onthaal

Coördineren, coachen en aansturen van de onthaalmedewerkers zodat een klantgerichte, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening wordt gegarandeerd. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Organiseren en verdelen van de werkzaamheden binnen het team.
• Opstellen en opvolgen van de personeelsplanning en bezetting.
• Coachen, begeleiden en motiveren van medewerkers.
• Het voeren van feedback- en evaluatiegesprekken.
• Het detecteren van opleidingsnoden en stimuleren van competentieontwikkeling.

Organisatie en kwaliteitsbewaking van onthaal en telefonie

Instaan voor klantgerichte en uniforme dienstverlening aan inwoners, bezoekers en externe partners via het fysieke onthaal en de telefonische kanalen. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Ontwikkelen en actualiseren van procedures en werkafspraken.
• Bewaken van de kwaliteit en uniformiteit van de dienstverlening.
• Analyseren van klachten, meldingen en signalen van inwoners.
• Opvolgen en optimaliseren van de bereikbaarheid van de organisatie.
• Formuleren en implementeren van verbeteracties op basis van kwaliteitsmetingen.

Organisatiebrede afstemming en samenwerking

Fungeren als verbindingsfiguur tussen het onthaal en de verschillende teams zodat inwoners correct en efficiënt worden doorverwezen en geholpen. Voorbeelden van mogelijke taken:

• Het onderhouden van structurele contacten met alle teams.
• Verzamelen, actualiseren en delen van relevante informatie.
• Afstemmen van werkafspraken met teamverantwoordelijken.
• Bewaken van een correcte informatiedoorstroming naar de onthaalmedewerkers.
• Signaleren van knelpunten en verbetervoorstellen aan het management.

Beleidsvoorbereiding en procesoptimalisatie

Bijdragen aan de ontwikkeling van een toekomstgerichte onthaal- en telefoniewerking door processen te analyseren, verbeteringen voor te stellen en projecten te realiseren. Voorbeelden van taken:

• Analyseren van werkprocessen en klantenstromen.
• Uitwerken van voorstellen voor efficiëntere dienstverlening.
• Opvolgen van projecten inzake klantgerichtheid, onthaal of telefonie.
• Implementeren van digitale toepassingen die de dienstverlening ondersteunen.
• Opstellen van rapporteringen, analyses en adviezen voor leidinggevenden.

Operationele ondersteuning en expertise

Optreden als aanspreekpunt en inhoudelijk expert onthaal en telefonie en bij complexe of uitzonderlijke situaties de continuïteit van de dienstverlening verzekeren. Mogelijke taken:

• Ondersteunen van medewerkers bij complexe vragen of dossiers.
• Behandelen van escalaties, klachten of moeilijke klantcontacten.
• Adviseren van collega’s en leidinggevenden over klantgerichte dienstverlening.
• Opvolgen van relevante wetgeving, ontwikkelingen en goede praktijken inzake onthaalwerking.

Voor de visie, waarden en kerncompetenties verwijzen we je graag door naar de functiebeschrijving.

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma (of daarmee gelijkgesteld onderwijs)
• Bij aanwerving beschikken over ten minste 3 jaar leidinggevende ervaring in een professionele context
• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (recent uittreksel strafregister algemeen model te bezorgen voor indiensttreding)
• De burgerlijke en politieke rechten genieten
• Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie
• In het bezit zijn van een rijbewijs B
• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis
• Slagen voor de selectieprocedure

Wat bieden wij jou?

• Een inhoudelijk boeiende job met veel verantwoordelijkheid
• Een voltijdse contractuele aanstelling van onbepaalde duur (38/38) – weddeschaal B4-B5
  • Brutowedde bij aanvang bedraagt ongeveer: € 3.670,80, nettowedde ongeveer: € 2.4