Coördinator Transport, Personeel

Jij houdt mensen, materieel én planning in beweging.

Zes chauffeurs, verschillende werven, externe transporteurs, een uitgebreid wagen- en materialenpark én de nodige personeelsadministratie: jij zorgt ervoor dat alles goed gepland, correct geregistreerd en tijdig opgevolgd wordt.

Voor een gevestigde familiale bouwgroep in de regio Roeselare-Izegem zoeken we een veelzijdige Coördinator Transport, Personeel & Materieel.

Dit is geen pure dispatchfunctie en evenmin een klassieke HR-job. Het is een brede, operationele rol voor iemand die graag organiseert, snel schakelt en ervoor zorgt dat mensen op de juiste plaats raken, materialen beschikbaar zijn en de administratie achter de schermen klopt.

Over de organisatie

Onze klant is een stabiele en veelzijdige familiale bouwgroep met een lange traditie. De onderneming is actief binnen onder meer grond- en wegenwerken, infrastructuur, betonconstructies, bouwmaterialen en aanverwante activiteiten.

Vanuit meerdere vestigingen werkt een ervaren team dagelijks aan uiteenlopende projecten voor publieke en private klanten. De communicatielijnen zijn kort, de aanpak is nuchter en beslissingen worden snel genomen.

Je taken

Als Coördinator Transport, Personeel & Materieel vorm je een belangrijke schakel tussen de chauffeurs, arbeiders, werfleiders, technische directie en administratie.

Je houdt het overzicht over de dagelijkse transportplanning, volgt de personeelsregistraties op en zorgt ervoor dat gegevens over voertuigen, materialen en magazijn correct worden bijgehouden.

Geen twee dagen zijn volledig hetzelfde. Een planning kan wijzigen, een werf heeft onverwacht materiaal nodig of een administratief dossier moet dringend in orde worden gebracht. Jij schakelt vlot, communiceert duidelijk en bewaart ook op drukke momenten het overzicht.

Transport en dispatch

Je organiseert en volgt het interne en externe vervoer op voor de verschillende werven en klanten.

Concreet betekent dit dat je:

• De dagelijkse planning verzorgt voor een team van zes chauffeurs
• Het vervoer organiseert in functie van de werven en opdrachten voor externe klanten
• De transportplanning afstemt met werfleiders en de technische directie
• Contact onderhoudt met externe transporteurs en duidelijke afspraken maakt over planning, uitvoering en administratie
• Vrachtdocumenten opstelt en controleert
• Vergunningen voor uitzonderlijk vervoer aanvraagt en opvolgt
• Boordapparatuur en kilometerheffing beheert via Satellic
• Voertuigen administratief in- en uitschrijft voor de verkeersbelasting
• Bestuurderskaarten aanvraagt, opvolgt en uitleest via Digitach
• Grondbanklijsten en transportgegevens correct bijhoudt
• Op vraag transportstatistieken en overzichten opstelt
• Dagrapporten verwerkt voor de interne doorrekening van transportkosten
• Facturatiebonnen voor externe klanten voorbereidt
• De pompinstallatie en het dieselverbruik administratief opvolgt en intern doorrekent

Personeelsadministratie

Voor de chauffeurs en arbeiders ben jij een toegankelijk en praktisch aanspreekpunt. Je zorgt ervoor dat prestaties en personeelsgegevens correct geregistreerd en opgevolgd worden.

Je staat onder meer in voor:

• De controle en verwerking van dagrapporten van chauffeurs, arbeiders en werven via Geo en Centric
• Het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van chauffeurs en arbeiders
• De aanvraag en opvolging van economische werkloosheid en weerverlet
• Het actueel houden van de personeelsdossiers
• De controle van de registraties voor Check In At Work
• Het uitvoeren van bijkomende registraties via de portaalsite van de sociale zekerheid
• Het correct toerekenen van de uren van de werfleiding aan de verschillende werven
• Een goede administratieve afstemming met de interne en externe partners

Materiaal-, magazijn- en wagenparkbeheer

Ook voor het materiaal, het magazijn en het wagenpark zorg je voor een correcte administratieve opvolging.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Het actueel houden van materiaallijsten en de aanleg van materiaaldossiers
• De registratie en opvolging van materiaalbewegingen tussen magazijn en werven
• Het beheren van de artikellijsten van het magazijn
• Het toerekenen van magazijnkosten aan de juiste werven
• Het administratief opvolgen van het wagenpark
• Het bijhouden van smeerlijsten, onderhoudsbeurten en technische keuringen
• Het bewaken van belangrijke vervaldata en tijdig ondernemen van actie

Administratieve ondersteuning

Tot slot zorg je ervoor dat de documenten achter de operationele werking correct verwerkt en teruggevonden worden.

Je controleert, verwerkt en klasseert onder meer:

• Leveringsbonnen voor de facturatie