Customer Care Coordinator

Zorg jij ervoor dat onze klanten elke dag voelen dat hun energiedossier in goede handen is?

Energie wordt voor bedrijven steeds complexer. Contracten, facturen, aansluitingen, meetdata, marktontwikkelingen en wijzigingen aan vestigingen of energiedossiers zorgen dagelijks voor heel wat vragen.

Bij Odot helpen we bedrijven om daar controle over te krijgen. Als Energy Accountant combineren we energie-expertise, data en technologie om onze klanten te ondersteunen bij energiecontracten, kostenbeheersing, optimalisatie en strategische energievraagstukken.

Om onze dienstverlening verder te versterken zoeken we binnen het Energy Services Team een Customer Care Coordinator.

Je wordt het centrale aanspreekpunt voor onze klanten wanneer zij vragen hebben over hun energiedossier. Je zorgt niet alleen voor een vriendelijk antwoord, maar neemt ownership: je analyseert de vraag, zoekt informatie uit, schakelt de juiste collega's of externe partijen in en bewaakt het dossier totdat er een correcte oplossing is.

Je bent daarmee een belangrijke schakel tussen onze klanten en de verschillende experts binnen Odot en de energieleveranciers en netbeheerders.

Als Customer Care Coordinator ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse opvolging van klantvragen binnen Odot. Klanten kunnen bij jou terecht met uiteenlopende vragen: over een aansluiting, meetgegevens, een leverancier, een contract, een factuur, een nieuwe of gesloten vestiging of informatie die zij nodig hebben voor hun energiebeheer.

Sommige vragen los je zelfstandig op. Voor andere werk je collega’s of externe partijen zoals energieleveranciers en netbeheerders.

Je zorgt ervoor dat de klant weet wat er gebeurt, dat acties worden uitgevoerd en dat dossiers niet tussen verschillende collega's of organisaties blijven hangen.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor dagelijkse vragen van onze klanten via telefoon en e-mail.
• Je analyseert klantvragen en bepaalt welke informatie, actie of expertise nodig is om tot een oplossing te komen.
• Je lost vragen die binnen jouw expertise vallen zelfstandig op.
• Voor complexere vragen schakel je de juiste collega's binnen Energy Services of andere teams in.
• Je blijft eigenaar van de opvolging en bewaakt het dossier totdat de klant een correct en volledig antwoord heeft ontvangen.
• Je communiceert tussentijds met klanten wanneer een oplossing meer tijd of input van andere partijen vraagt.
• Je zorgt ervoor dat afspraken, acties en relevante informatie correct in onze systemen worden geregistreerd.

Je werkt nauw samen met de verschillende specialisten binnen Energy Services. Dat betekent onder andere dat je:

• Contract- of aankoopgerelateerde vragen afstemt met onze Contract Expert;
• Vragen rond verbruik, meetdata, kosten, rapportering of factuurcontrole afstemt met onze data expert;
• Inhoudelijk complexere energievraagstukken doorspeelt naar onze Energy Consultants;
• Commerciële opportuniteiten of belangrijke klantontwikkelingen signaleert aan Business Development;
• Bewaakt dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn en afgesproken acties worden uitgevoerd.
• Je hoeft dus niet zelf op elk energiegebied de expert te zijn. Je moet wel voldoende inzicht opbouwen om een klantvraag goed te begrijpen, kritisch door te vragen en te weten waar ze binnen Odot thuishoort.

Leveranciers, netbeheerders & externe partijen

Een energiedossier stopt vaak niet bij Odot. Daarom onderhoud je ook regelmatig contact met:

• netbeheerders;
• meetbedrijven;
• Je vraagt ontbrekende informatie op, volgt dossiers op en zorgt ervoor dat antwoorden of acties van externe partijen correct worden verwerkt richting de klant.
• Wanneer een dossier blijft hangen, neem je zelf initiatief om het opnieuw vooruit te krijgen.

Klantdossiers & wijzigingen

Onze klanten evolueren voortdurend. Je ondersteunt daarom ook bij wijzigingen zoals:

• opening of sluiting van vestigingen;
• toevoegen of verwijderen van aansluitingen;
• wijzigingen in contactpersonen of klantstructuren;
• wijzigingen aan meetgegevens of administratieve informatie;
• andere operationele veranderingen binnen het energiedossier.
• Je zorgt ervoor dat deze wijzigingen correct worden opgevolgd en dat de relevante informatie bij de juiste collega's en systemen terechtkomt.

Je kijkt verder dan één individuele klantvraag. Je bewaakt het overzicht van alle lopende vragen en signaleert wanneer dossiers te lang openstaan of onvoldoende vooruitgaan. Je helpt ons inzicht te krijgen in:

• hoeveel klantvragen binnenkomen;
• welke soorten vragen het vaakst voorkomen;
• hoe snel dossiers worden opgelos