Office Assistant

Om de verdere groei van Dentius te ondersteunen zijn we op zoek naar een nieuwe Office Assistant.

Een functie als Office Assistant bij Dentius ziet er als volgt uit…

Als Office Assistant bij Dentius zorg je ervoor dat alles praktisch vlot loopt. Je rol bestaat uit drie luiken: je ondersteunt het marketing & communications-team bij activiteiten, communicatie en events, je zorgt mee voor een goed georganiseerd Service Center en je helpt het management met praktische en administratieve taken.

We zoeken vooral iemand die open, vriendelijk, toegankelijk en hands-on is. Iemand die initiatief neemt, graag helpt, ziet wat er nodig is en het voor elkaar krijgt.

Marketing, communicatie & events

Je ondersteunt het marketing & communications-team in de dagelijkse werking en zorgt ervoor dat marketinginitiatieven, communicatie en events praktisch vlot verlopen en goed opgevolgd worden. Concreet help je onder meer bij:

• de logistieke en praktische ondersteuning van marketingactiviteiten en events

• de praktische kant van interne en externe communicatie

• de coördinatie van drukwerk, bestellingen en leveringen

• content, nieuwsbrieven en presentaties

• het zoeken en boeken van locaties en catering

• het contact met en de opvolging van leveranciers

• de praktische communicatie en organisatie rond events

• de administratieve ondersteuning van het marketingteam

Dat gaat van interne activiteiten en opleidingen tot congressen, corporate events en andere marketinginitiatieven. Je hoeft daarbij niet zelf marketeer, copywriter of designer te zijn: jouw kracht ligt in organiseren, coördineren en opvolgen. Je input is uiteraard altijd welkom.

Office & organisatie

Je helpt mee om het Service Center elke dag vlot te laten draaien. Je ondersteunt onder meer bij het onthaal, telefoon en post, voorraadbeheer, vergaderzalen, bestellingen en leveranciers.

Je hebt oog voor je omgeving. Is er iets niet in orde, ontbreekt er iets of moet iemand gecontacteerd worden? Dan wacht je niet af, je zoekt proactief mee naar een oplossing.

Management & administratieve ondersteuning

Waar nodig ondersteun je het management en service center collega's bij praktische en administratieve taken, zoals:

• meetingrooms en meetinglogistiek

• restaurant- en hotelreservaties

• vluchten en vervoer

• documentopvolging, -ondertekening & andere administratie

• administratieve opvolging van gedeelde mailboxen

• praktische ondersteuning van het management

Discretie en een professionele aanpak zijn daarbij vanzelfsprekend.

Wat er van jou als Office Assistant verwacht wordt…

Voor deze functie vinden we persoonlijkheid minstens even belangrijk als ervaring.

• Je wacht niet tot er een takenlijst klaarligt. Je bent nieuwsgierig, durft vragen te stellen, neemt initiatief en helpt graag mee om dingen vooruit te krijgen.

• Je bent open en vriendelijk en legt makkelijk contact met collega's, praktijken, leveranciers en externe partners.

• Je bent hands-on. Je vindt het geen probleem om zelf iets klaar te zetten, een leverancier te bellen, materiaal te verzamelen of last minute een oplossing te zoeken.

• Je bent georganiseerd en nauwkeurig, maar gaat ook flexibel om met prioriteiten die soms snel veranderen.

• En misschien nog het belangrijkste: je bent servicegericht. Je haalt voldoening uit anderen ondersteunen en uit het gevoel dat alles goed geregeld is.

Wat breng je mee?

• Een eerste ervaring in marketing, communicatie, office management, administratie, hospitality of eventorganisatie is een pluspunt.

• Je hoeft geen ervaren marketeer te zijn: interesse in marketing en communicatie en de motivatie om daarin te groeien, zijn belangrijker.

• Je werkt vlot met Microsoft Office, Outlook en Teams. Ervaring met SharePoint, Canva, DocuSign of andere marketing- en communicatietools is mooi meegenomen.

• Je communiceert vlot, professioneel en discreet.

• Talenkennis is binnen onze Belgische organisatie een noodzakelijk: je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Frans en Engels.

Wat typeert jou?

Open. Sociaal. Behulpzaam. Georganiseerd. Proactief. Hands-on.

Je houdt ervan dat geen twee dagen hetzelfde zijn. Het ene moment ondersteun je een marketingactie, het volgende regel je materiaal voor een event. Daarna help je