All-round Personal Assistant

All-round Personal Assistant & Office Manager (H/F/X) | Brussel

Voor een discrete en hoogstaande family office in het hart van Brussel zijn wij op zoek naar een All-round Personal Assistant & Office Manager (H/F/X).

Deze family office is actief in investeringen, filantropie en het beheer van familiaal patrimonium en biedt een unieke werkomgeving waar vertrouwen, kwaliteit en service excellence centraal staan.

Ben jij een veelzijdige, mature en servicegerichte professional (H/F/X) die zich thuis voelt in een omgeving waar discretie, precisie en flexibiliteit essentieel zijn? Werk je graag in een klein, hecht team en haal je voldoening uit het ontzorgen op het hoogste niveau? Dan is deze rol een uitzonderlijke opportuniteit.

De functie

Als All-round Personal Assistant & Office Manager (H/F/X) vervul je een centrale en vertrouwelijke rol binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat zowel op professioneel als op praktisch vlak alles vlekkeloos verloopt. Dankzij jouw zin voor organisatie, oog voor detail en proactieve ingesteldheid creëer je rust, structuur en efficiëntie in een omgeving waar kwaliteit vooropstaat.

Je combineert klassieke personal assistant verantwoordelijkheden met office management, operationele coördinatie en private support voor de familie wanneer nodig.

Verantwoordelijkheden

Executive & administrative support

• Je beheert de agenda's van het team met uiterste zorg en zin voor prioriteit.
• Je verzorgt de professionele communicatie met externe contacten en tegenpartijen.
• Je organiseert internationale zakenreizen van A tot Z, inclusief alle praktische en administratieve opvolging.
• Je ondersteunt de dagelijkse boekhoudkundige administratie, waaronder het verwerken en betalen van facturen, het archiveren van documenten en basis loonadministratie.
• Je beheert onkostennota's, kredietkaartafrekeningen en volgt bankrekeningen nauwgezet op.
• Je staat in voor een feilloze digitale klassering en een verzorgde documentopmaak, inclusief print- en bindwerk waar nodig.

Office & hospitality management

• Je bent het gezicht van het kantoor en ontvangt gasten op een warme, professionele en verzorgde manier.
• Je zorgt voor de voorbereiding en opvolging van vergaderingen, met oog voor elk detail.
• Je coördineert catering, lunches, transport en andere praktische faciliteiten.
• Je onderhoudt vlot contact met externe leveranciers, technische partners en onderhoudsdiensten.
• Je beheert de kantoorvoorraden en zorgt ervoor dat de werkplek steeds ordelijk, representatief en aangenaam blijft.
• Je biedt ook hands-on ondersteuning in de dagelijkse organisatie van het kantoor en de gemeenschappelijke ruimtes.

Private & family support

• Op vraag bied je eveneens ondersteuning bij privé-aangelegenheden van de familie.
• Je volgt praktische administratie nauwgezet op, zoals afspraken, verzekeringen, persoonsdocumenten en andere vertrouwelijke dossiers.
• Je coördineert private evenementen en ondersteunt bij uiteenlopende organisatorische vragen.
• Je regelt aankopen, leveringen en andere praktische zaken met dezelfde zorg en discretie als in de professionele context.

Profiel

Wij zoeken een professional die service, discretie en kwaliteit op natuurlijke wijze combineert.

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie als Personal Assistant, Management Assistant, Executive Assistant of Office Manager, idealiter binnen een veeleisende en kwalitatieve omgeving.
• Je communiceert uitstekend in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt daarnaast een sterke kennis van het Frans.
• Je bent digitaal zeer vaardig en werkt vlot met het volledige Microsoft Office-pakket. Kennis van Peppol en moderne AI-tools is een sterke troef.
• Je schakelt moeiteloos tussen administratieve nauwkeurigheid, praktische ondersteuning en representatieve hospitality.
• Je werkt uiterst gestructureerd, zelfstandig en met een uitgesproken gevoel voor verantwoordelijkheid.
• Je denkt vooruit, neemt initiatief en weet wat nodig is nog vóór de vraag gesteld wordt.
• Je voelt je comfortabel in een omgeving waar discretie, loyaliteit en vertrouwen fundamenteel zijn.
• Je beweegt je met dezelfde vanzelfsprekendheid in contact met senior stakeholders, high-profile gasten en externe dienstverleners.
• Je draagt graag bij aan een warme teamsfeer en hebt oog voor het creëren van een aangename, goed georganiseerde werkomgeving.

Aanbod

Deze functie biedt de kans om deel uit te maken van een kleinschalige, professionele en familiaal geïnspireerde organisatie waar kwaliteit, vertro