Verantwoordelijke Inkoopondersteuning

Wij zijn op zoek naar een proactieve professional met een sterk gevoel voor initiatief en een probleemoplossende instelling, die administratieve en operationele ondersteuning kan bieden bij inkoop- en logistieke taken in een R&D-omgeving.

Deze functie omvat

• een tijdige, regelconforme en goed gedocumenteerde coördinatie van informatieverzoeken (RFI),
• offerteaanvragen (RFQ),
• inkooporders (PO),
• het bijhouden van administratie en
• de communicatie met belanghebbenden.

Succesmaatstaven

• Aankoopaanvragen en bestellingen worden nauwkeurig en binnen de afgesproken termijnen verwerkt
• Inkoopdocumentatie is volledig en klaar voor controle.
• Openstaande bestellingen, goedkeuringen, leveringen en uitzonderingen worden consequent opgevolgd
• Vragen van belanghebbenden en leveranciers worden snel en professioneel beantwoord
• Inkoopbeleid, goedkeuringsvereisten en ethische normen worden nageleefd.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Het engineeringteam ondersteunen bij de aanschaf van materialen in overeenstemming met projectspecifieke behoeften.
• RFI’s, RFQ’s en inkooporders (PO’s) opstellen, waarbij wordt gezorgd voor nauwkeurigheid wat betreft technische specificaties, hoeveelheden, contractuele prijzen en levertijden.
• Interne belanghebbenden, leveranciers, de boekhouding en het magazijn ondersteunen bij het oplossen van vragen over bestellingen, facturen en leveringen.
• Ondersteuning bieden bij de voorraadtelling in het magazijn.
• Bijhouden van openstaande inkooporders, verwachte leverdata en nog uitstaande goedkeuringen.
• Helpen bij het afstemmen van aankoopaanvragen, inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen en onderzoek afwijkingen.
• Zorgen voor volledige en voor audits gereedstaande elektronische inkoopdossiers.
• Het vergelijken van leveranciers en het zoeken naar alternatieven ondersteunen.
• Opstellen van routinematige inkooprapporten, evenals uitgavengegevens, informatie over leveranciersprestaties en belangrijke statusupdates.
• Identificeren van mogelijkheden om administratieve processen te vereenvoudigen, de gegevenskwaliteit te verbeteren en het serviceniveau te versterken.

We are looking for a proactive professional with a strong sense of initiative and problem-solving mentality who can support administratively and operationally in procurement and logistic related responsibilities in a R&D atmosphere.

This role entails a timely, compliant and well documented coordination of requests for information (RFI), requests for quotation (RFQ), purchase orders (PO), maintenance of records and stakeholder communications.