Adjoint chef de service Appui

Dans le cadre de la Liste de Réserve de Recrutement, nous avons identifié cette opportunité. Sauf erreur de notre part, ce poste est de même niveau et correspond à votre fonction ou assimilée et fait partie des centres que vous aviez identifiés pour un éventuel reclassement.

Fedasil accorde une importance fondamentale à retenir les talents et à essayer de reclasser les collègues affectés par une réduction de capacités ou fermetures de centres. C’est pour cela que nous vous conseillons de considérer de postuler pour la fonction suivante :

Adjoint(e) chef de service Appui (chef de service social) (f/h/x)

pour le Centre d’Arrivée – Dispatching

Sélection Interne, externe, réserve

Numéro de référence : 9007-50009

FONCTION

But

En tant qu’adjoint(e) du chef de service « Appui » (Dispatching), vous contribuez à la gestion quotidienne du service et assurez le bon fonctionnement de l’équipe en collaboration avec le chef de service. Vous encadrez et accompagnez une équipe d’une dizaine de collaborateurs administratifs, veillez à l’atteinte des objectifs fixés et soutenez leur développement professionnel.

Contexte

Le centre d’arrivée (AMC), créé en 2018, est la porte d’entrée unique pour tout demandeur de protection internationale en Belgique. Il accueille chaque année plusieurs milliers de personnes et assure un premier accueil comprenant assistance matérielle et évaluation des besoins. L'AMC se compose de deux départements opérationnels : la Dispatching et le département accueil & orientation. Le Dispatching y joue un rôle central en examinant les situations sociales et médicales des DPI afin de les orienter vers une structure adaptée. Le service d’appui est principalement chargé de l’analyse de dossiers, notamment dans le cadre du changement des codes 207, des désignations Dublin et des places ouvertes de retour. L’environnement de travail est bilingue et fortement collaboratif, impliquant des interactions avec d’autres services opérationnels et divers partenaires institutionnels. Les flux d’arrivée sont variables et peuvent générer des situations de crise nécessitant une gestion proactive et adaptée. Dans ce cadre, la fonction requiert des compétences en coordination, en prise de décision et en leadership d’équipes multidisciplinaires.

Contenu

En tant que backup de chef d’équipe, vous assumez de façon partagée avec la responsable du service, et sous sa responsabilité, les tâches suivantes:

• Organisation et pilotage de l’équipe : vous contribuez, en collaboration avec le chef de service et la direction, à la définition des objectifs, des priorités et de la répartition des tâches. Vous assurez le suivi du fonctionnement quotidien, participez à l’élaboration des horaires et contribuez à l’amélioration continue du service à l’aide notamment des KPI, des procédures et des outils de travail.
• Encadrement et communication : vous veillez à une communication claire au sein de l’équipe, organisez des moments de concertation et favorisez le partage des connaissances. Vous accompagnez, motivez et évaluez les collaborateurs et les soutenez dans le développement de leurs connaissances et compétences.
• Coordination et continuité du service : vous veillez à la bonne collaboration entre le service et les autres services, tant au sein du centre qu’avec les partenaires externes. Vous participez à la concertation multidisciplinaire et assurez la continuité des activités du service en apportant votre soutien lors des absences ou des périodes de forte activité.

En tant que membre de votre équipe, vous exécutez des tâches en remplacement ou en soutien de vos collaborateurs:

• Gestion et suivi administratif : vous assurez le traitement et le suivi des demandes et décisions relevant du service « Appui ». Vous analysez les demandes, apportez les réponses nécessaires ou les orientez vers les services compétents. Vous assurez l’encodage et la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de Fedasil et de l’Office des Étrangers et veillez au respect des procédures et directives en vigueur.
• Appui aux activités du service et du Dispatching : vous assurez le suivi des missions et tâches essentielles du service « Appui ». Vous contribuez à l’organisation pratique des activités du centre d’arrivée et soutenez les autres services du Dispatching dans la réalisation de leurs tâches, à la demande de la hiérarchie ou de la direction. Vous assurez également la coordination avec les différents services pluridisciplinaires du Dispatching et du centre d’arrivée.
• Collaboration et développement des connaissances : vous travaillez en étroite collaboration avec le réseau de Fedasil, l’Office des Étrangers et les différents partenaires. Vous suivez les formations pertinentes pour l’amélioration du service, vous vous tenez informé(e) de l’actualité dans votre domaine de travail et assurez u