Office Coordinator

Voor een bedrijf in Merelbeke met internationale klanten, zijn we op zoek naar een Office Coördinator.

Het takenpakket:

• Met de gepaste klantvriendelijkheid sta je in voor de verwerking van de inkomende telefoons en e-mails. Ook het dagelijkse onthaal van de bezoekers op het hoofdkantoor wordt door jou verzorgd.
• Je staat in voor allerhande administratieve taken, waaronder het agendabeheer, wagenparkbeheer, aankoop kantoormateriaal en verwerking van binnenkomende facturen en documenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van evenementen, zowel intern als extern. Dit kan zowel gaan om beurzen, trainingen, internationale klantenbezoeken alsook om eigen bedrijfsevents.
• Je organiseert op een efficiënte manier het boeken van vluchten, accommodaties en vervoer. Dit zowel voor onze klanten als voor onze medewerkers.
• Dankzij jouw flexibiliteit weet je het hoofd te bieden aan last-minute wijzigingen.

Wie zoeken we?

• Bij voorkeur een aantal jaren (minstens twee) ervaring hebt in een organisatorische en/of administratieve functie
• In het bezit bent van minstens een bachelordiploma in officemanagement of talen of gelijkwaardig bent door ervaring.
• Uitblinkt in Nederlands en Engels en Frans
• Uitstekende vaardigheden hebt in het gebruik van het MS Office 365-pakket, inclusief Word, Excel, Outlook en meer.
• Goed om kan gaan met deadlines en overwachte situaties én beschikt over een positieve mindset.
• Post en mails administratief beheren
• Klanten onthalen
• Telefonisch onthaal verzorgen
• De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren
• Interne communicatie opstellen (verslagen, rapporten, nota's, …)

Wat krijg je hiervoor terug?

• Een marktconforme verloning aangevuld met extralegale voordelen zoals o.a. maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, woon-werkvergoeding, collectieve bonus en een flexibel verloningsplan.
• 32 vakantiedagen.
• Een splinternieuw kantoorgebouw, uitgerust met allerlei leuke snufjes zoals standing desks, een fruitautomaat, spuitwater uit de kraan en koffiemachines met tal van mogelijkheden.
• De nodige ondersteuning en opleiding die wordt voorzien.
• Een boeiende, gevarieerde job in een internationale omgeving in het Gentse.