Office & Operations Manager

Als Office & Operations Manager speel je een sleutelrol in de dagelijkse werking en operationele organisatie van ons Brusselse architectenkantoor. Je zorgt ervoor dat de kantoororganisatie vlot verloopt, interne processen efficiënt worden opgevolgd en gemaakte afspraken worden omgezet in concrete acties.

Je bent een belangrijke schakel tussen de COO, de verantwoordelijken van de verschillende teams en de medewerkers.

Daarnaast neem je de dagelijkse organisatie van het Brusselse kantoor in handen. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe partners en combineert office management, operationele coördinatie en administratieve ondersteuning.

Vanuit je rol krijg je de kans om vertrouwd te raken met onze manier van werken, de verschillende fases van een architectuurproject en de organisatie achter onze realisaties.

Operationele coördinatie & ondersteuning van de COO

• Je ondersteunt de COO rechtstreeks bij de operationele opvolging van de organisatie en de verantwoordelijken van de verschillende teams
• Je bereidt opvolgvergaderingen en overlegmomenten voor en je maakt verslagen op en vertaalt gemaakte afspraken naar concrete actiepunten.
• Je beheert en actualiseert het overzicht van actieplannen en waakt over de tijdige uitvoering ervan.
• Je verzamelt relevante management- en operationele informatie bij de teams, onder andere over projectbudgetten, facturatie en financiële prognoses, en controleert de volledigheid ervan.
• Je signaleert vertragingen, afwijkingen en knelpunten aan de COO en zorgt voor een heldere en gestructureerde rapportering.
• Je ondersteunt de implementatie en het gebruik van interne tools, procedures en werkmethodes, onder andere SharePoint en kwaliteitsstandaarden.
• Je beheert de agenda, correspondentie en dossiers van de COO en zorgt voor een gestructureerde administratieve ondersteuning

Office management & dagelijkse kantoororganisatie

• Je zorgt voor een professioneel en warm onthaal van bezoekers en klanten en begeleidt hen naar de vergaderzalen.
• Je verzorgt het telefonisch onthaal en biedt back-up voor de telefonie van onze kantoren in Gent en Roeselare.
• Je staat in voor de ontvangst, verwerking en verdeling van de post.
• Je beheert het bureaumateriaal, economaat en de kantoorvoorraden en verzorgt de nodige bestellingen..
• Je waakt over de praktische organisatie van de keuken en de kantooromgeving en je bent het aanspreekpunt voor externe facilitaire partners
• Je waakt over een verzorgde, ordelijke en aangename werkomgeving.

Administratieve & organisatorische ondersteuning van het atelier

• Je ondersteunt de verantwoordelijken van het Brusselse kantoor bij de dagelijkse administratieve en organisatorische werking.
• Je houdt de atelierplanning administratief up-to-date en ondersteunt de organisatie en opvolging ervan.
• Je beheert, structureert en klasseert documenten en zorgt ervoor dat informatie vlot terug te vinden is.
• Je ondersteunt de interne organisatie en coördinatie van het atelier.
• Je bewaakt een vlotte informatiedoorstroming en helpt administratieve processen efficiënt te organiseren.Je bent een aanspreekpunt voor collega's en draagt bij aan een vlotte samenwerking binnen het atelier.
• Je ondersteunt de onboarding en praktische integratie van nieuwe medewerkers.
• Je helpt bij de organisatie van informele teammomenten, afterworks, teambuildings en andere interne activiteiten.
• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt 3 tot 5 jaar relevante ervaring in office management, operations, administratieve of een gelijkaardige functie.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Beide talen zijn essentieel voor deze functie. Kennis van het Engels is een sterke troef.
• Je hebt sterke organisatorische en administratieve vaardigheden en ervaring met planning, projectondersteuning, verslaggeving en opvolging van actiepunten.
• Je bent analytisch ingesteld en kan informatie verzamelen, structureren en vertalen naar heldere overzichten en rapporteringen.
• Je kan vlot schakelen tussen verschillende niveaus: van operationele en administratieve opvolging tot praktische kantoororganisatie.
• Je bent proactief, nauwkeurig en oplossingsgericht en weet prioriteiten te stellen.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en voelt je tegelijk sterk betrokken bij het team.
• Je hebt een vlotte kennis van Microsoft Office. Ervaring met SharePoint, Pure en AFAS is een plus.
• Affiniteit met architectuur, interieur of de bouwsector is een grote meerwaarde.

Ons aanbod

• Mogelijkheid tot deeltijdse en of voltijdse tewerkstelling.
• E