Project Support Officer Brussel

Het kantoor heeft expertise en referenties in (gezondheids)zorg-, sport- en cultuurcentra, scholen, kantoren, commerciële, residentiële, mixed-use, en stedenbouwkundige projecten in heel België en daarbuiten. Voor de versterking van ons team zijn we op zoek naar

Heb je nog vragen? Aarzel niet ons te contacteren

Als Project Support Officer ben je het organisatietalent dat het atelier ondersteunt op administratief, organisatorisch en projectmatig vlak, en je neemt daarbij ook een belangrijke rol op in het onthaal en de dagelijkse kantoorwerking.

Je zorgt voor een vlot en professioneel onthaal van bezoekers, houdt de administratie draaiende, bewaakt de planning en maakt correcte verslagen op. Daarnaast volg je mee de facturatie op en bied je structuur en ondersteuning waar nodig. Met jouw blik op kwaliteit, orde en efficiëntie help je de atelierhoofden en collega’s om vlot en professioneel te werken.

Administratie en projectdata

• Projectinfo aanvullen en updaten in AFAS (vergunningen, team, werfregistratie, etc)
• Bewaken van wettelijke vereisten, o.a opvolging van de Wet Peeters
• Beheer van het legal postvak en archivering van dossiers
• Voorbereiden en controleren van documenten, rapporten en projectinfo
• Ondersteuning bieden aan de atelierhoofden, assistentie bieden bij openbare aanbestedingen
• Documenteren van interne processen: schrijven van handleidingen en administratieve procedures
• Ateliermeetings bijwonen en verslagen opmaken (publiceren in Sharepoint, communicatie verspreiden over de verschillende teams)
• Acties opvolgen (dossiers afsluiten, fases aanpassen…)

Facturatie

• Controleren van facturen en projectverloop opvolgen
• Extra’s signaleren, termijnen bewaken en finance informeren voor prognoses

Planning en resourcebeheer

• Inplannen van werknemers in Pure (planningssoftware) en controleren en onderhouden van de voorcalculaties, zodat deze niet overschreden worden.
• Controleren van de uren van de werknemers
• Signalen doorspelen aan de atelierhoofden en de planning mee optimaliseren, indien nodig
• Organisatie atelier: nieuwe werknemers wegwijs maken in samenwerking met onthaal en HR
• Samenwerking van het team bevorderen: Organisatie van teambuildings, bijdrage aan een goede werksfeer, ondersteuning van de atelierhoofden

Onthaal en office support

• Begeleiden van bezoekers naar vergaderzalen en zorgen voor een vlotte en professionele ontvangst
• Waken over orde en netheid op kantoor
• Opvolging van de kuisploeg, Instaan voor de opvolging van facilitaire zaken op kantoor en het signaleren en coördineren van problemen
• Opvolging van de post
• Beheer van het economaat en kantoorvoorraden
• Voorzien van back-up voor de telefonie kantoor Gent en Roeselare
• Je beschikt over een Bachelor diploma of je bent gelijkgesteld door relevante administratieve ervaring
• Administratieve ervaring binnen planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke plus
• Achtergrond in de architectuur, bouwsector is een sterke troef zodat je de projecten en werkprocessen snel kan begrijpen
• Je werkt graag in team maar je bent ook in staat om autonoom te werken
• Je werkt vlot met de officepakketten. Kennis van Pure, AFAS en Sharepoint is een plus
• Je beheerst één van de landstalen (Nederlands of Frans) en kan je in de andere taal vlot behelpen. Engels is een sterke plus

Ons aanbod

• Een multidisciplinair team binnen een inspirerende werkomgeving dat innovatieve projecten realiseert.
• De dynamiek en creativiteit van een kleinschalig atelier binnen de structuur van een groot bureau.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, inclusief een jaarlijks opleidingsbudget
• Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (o.a. 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding). Of de mogelijkheid om als zelfstandige samen te werken.
• Je hoofdwerkplaats bevindt zich in Gent. Je bent wel flexibel om je af en toe te verplaatsen naar onze andere kantoren
• Vlot bereikbare kantoren en duurzame mobiliteitsopties zoals deelwagens en plooifietsen.
• Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden voor een gezonde work-life balance.
• Een collegiale sfeer met regelmatige teambuildings, architectuurcafés en inspirerende architectuurreizen.

B2Ai staat voor jarenlange praktijk en een solide interne organisatie. Deze garanderen een brede ondersteuning voor de medewerkers en maximale ruimte voor creativiteit.

Wie bij B2Ai werkt …

• denkt mensgericht: bij elke opdracht staat de beleving van de mens – in en rond het gebouw – centraal
• is nieuwsgierig: met inlevingsvermogen en creativiteit vertalen