Medewerker receptie

De Nederlandse Orde van Advocaten bij de balie Brussel zoekt een gemotiveerde onthaal- en administratief bediende om het team van het Bureau voor Juridische Bijstand te versterken. In deze functie vervul je een belangrijke rol in de juridische dienstverlening, waarbij je zowel rechtzoekenden als advocaten ondersteunt en coördineert.

Je wordt het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers.
Personen onthalen en hun vraag identificeren. Informatie geven over de benodigde documenten om na te gaan of de rechtzoekende al dan niet in de voorwaarden is om recht te hebben op juridische tweedelijnsbijstand. Dit met de nodige empathie en efficiëntie.
Je verzorgt de mailbox en telefonie en verwijst door naar de juiste contactpersoon.
Het beheer van de agenda's en wachtdiensten (permanenties) valt onder jouw verantwoordelijkheid.
Controleren van de aanwezigheden van advocaten tijdens vergaderingen van de verschillende secties en vakgroepen.
Documenten digitaliseren, klasseren en archiveren.
Vergaderzalen voorbereiden (drank klaarzetten, documenten printen en ter beschikking stellen, nagaan of alle technische apparaten operationeel zijn, …)

Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs en bezit relevante werkervaring in een soortgelijke administratieve functie.
Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je spreekt vloeiend Nederlands en Frans en je hebt een goede kennis van het Engels.
Je bent stressbestendig, verantwoordelijk en kan als geen ander prioriteiten stellen.
Je bent goed in het plannen, organiseren en coördineren van werk.
Je bent bedreven in het gebruik van databaseprogramma's en beschikt over een goede kennis van MS Office (Word, Excel en Outlook).
Je bent nauwkeurig en zet graag de puntjes op de ‘i'.
Je hebt een empathische en discrete houding.
Je bent een goedlachse persoonlijkheid, hebt een positieve ingesteldheid en kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
Je bent een probleemoplosser en streeft naar resultaatgerichtheid.

~ Een voltijdse tewerkstelling van 38 uur per week, met flexibele werkuren
~ Een uitdagende en stimulerende werkomgeving
~ Een gevarieerd takenpakket met de nodige autonomie
~ Een intensieve training en coaching op de werkvloer
~ Een marktconform salaris aangevuld met extralegale voordelen (maaltijdcheques, een abonnement openbaar vervoer, een hospitalisatie- en groepsverzekering)
~20 wettelijke vakantiedagen en 11 extralegale vrije betaalde dagen per jaar (op basis van een volledige tewerkstelling in het voorgaande vakantiejaar)

Onthaal, Communicatie, Outlook, SEN, Onderwijs, Administratie, Stressbestendigheid, Archive, Engelse taal, Frans, MS Office Suite, Telefonie, Nederlands, MS Excel, Dranken/cocktails, Recht