Management Assistent

Functieomschrijving

Kijk je ernaar uit de administratieve rechterhand van de administrateur-generaal van het Agentschap Justitie en Handhaving te worden? Ben je een organisatietalent en haal je voldoening uit agendabeheer? Kan je snel schakelen binnen verschillende verantwoordelijkheden, dan is deze job iets voor jou Het agentschap Justitie en Handhaving (AJH) zoekt een discrete managementassistent voor de administratieve ondersteuning van de administrateur-generaal. Je ondersteunt rechtstreeks de administrateur-generaal. Bijkomend kan je ingeschakeld worden in de secretariaatspool waar je onder andere ondersteuning biedt aan één of meerdere afdelingshoofden. Als managementassistent krijg je de kans om aan de slag te gaan met een zeer gevarieerd takenpakket. Je beheert de agenda, wijst op prioriteiten in de mailbox en biedt ondersteuning bij het plannen en het consciëntieus voorbereiden van vergaderingen. Je zorgt voor een goed overzicht en vindt het fijn om zaken te structureren en te organiseren. Je werkt zeer nauw samen met de administrateur generaal, maar hiernaast draag je in het breder team ook bij aan een goede en harmonieuze werksfeer, ook in hectische situaties. Je bent goed in staat om flexibel in te spelen op de prioriteiten van de dag en tegelijk het overzicht te bewaren. Je schakelt snel, neemt initiatief, 'ziet' werk, en maakt je taken snel eigen. Lees hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.

Kijk je ernaar uit de administratieve rechterhand van de administrateur-generaal van het Agentschap Justitie en Handhaving te worden?

Ben je een organisatietalent en haal je voldoening uit agendabeheer? Kan je snel schakelen binnen verschillende verantwoordelijkheden, dan is deze job iets voor jou

Het agentschap Justitie en Handhaving (AJH) zoekt een discrete managementassistent voor de administratieve ondersteuning van de administrateur-generaal. Je ondersteunt rechtstreeks de administrateur-generaal. Bijkomend kan je ingeschakeld worden in de secretariaatspool waar je onder andere ondersteuning biedt aan één of meerdere afdelingshoofden.

Als managementassistent krijg je de kans om aan de slag te gaan met een zeer gevarieerd takenpakket. Je beheert de agenda, wijst op prioriteiten in de mailbox en biedt ondersteuning bij het plannen en het consciëntieus voorbereiden van vergaderingen.

Je zorgt voor een goed overzicht en vindt het fijn om zaken te structureren en te organiseren. Je werkt zeer nauw samen met de administrateur generaal, maar hiernaast draag je in het breder team ook bij aan een goede en harmonieuze werksfeer, ook in hectische situaties. Je bent goed in staat om flexibel in te spelen op de prioriteiten van de dag en tegelijk het overzicht te bewaren. Je schakelt snel, neemt initiatief, 'ziet' werk, en maakt je taken snel eigen.

Lees meer over de functie in het selectiereglement als bijlage bij 'hoe solliciteren'. Download dit selectiereglement en hou het bij voor het verdere verloop van de procedure.

Profiel
- Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid of je bent reeds tewerkgesteld in niveau B bij de diensten van de Vlaamse overheid.

Jobgerelateerde competenties
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Aanbod
- Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
Je hebt 35 dagen vakantie per jaar, met daar bovenop vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. - Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
- Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel 'tweede pijler' genoemd, volledig betaald door de werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.
- Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige.Plaats tewerkstelling

1000 BRUSSEL