Agent Guichet Etat-civil

**La société**:
L’administration communale de Jette promeut la diversité et l’inclusion au sein de son personnel. Les **qualités humaines sont déterminantes**, et ce, indépendamment de l’âge, de l’origine, du handicap, du genre ou de l’orientation sexuelle.

Dans un principe de** neutralité des pouvoirs publics,** au sein de l'administration communale de Jette le port de signes politiques, philosophiques ou religieux n'est pas autorisé.

L’administration communale de Jette s’engage notamment dans une politique active de **recrutement de personnes avec handicap**.

**Fonction**:
La direction des Relations externes de l’administration communale de Jette comprend 17 personnes réparties dans 2 services : Cimetière et Etat civil. En tant qu'agent e au guichet Etat-civil, vous ferez partie de ce dernier et travaillerez directement avec Audrey, la Responsable du Service, ainsi qu'avec Claudine, Cindy, Vanessa, Aleyna et Nancy, vos collègues.

L'agent e au guichet Etat-civil est chargé e d’accueillir, d’informer, d’identifier les besoins du citoyen en l’accompagnant et le conseillant au mieux dans ses démarches administratives. Il Elle participe à la tenue et à la mise à jour de la Banque des données d’actes d’Etat civil belge (BAEC) en respectant les prescrits légaux. L'agent e au guichet représente le lien entre l’administration et le citoyen, il elle le renseigne et le rassure face à la difficulté et à la complexité de la législation.

**_ Activités principales_**

**Accueillir, informer, renseigner sur toute demande relative à l’Etat civil**
- Accueillir, clarifier la demande, renseigner et informer le public
- Analyser et traiter les demandes du citoyen
- Renseigner le citoyen sur les procédures, les règlements et le suivi des dossiers
- Veiller au respect des règlements et procédures
- Dresser les actes d’état civil
- Guider et orienter le citoyen vers d’autres services si nécessaire
- Assurer le suivi de l’information obtenue et le transmettre au citoyen ou aux services concernés

**Assurer la gestion administrative des dossiers (naissance, mariage, décès, demande d’acquisition de la nationalité belge, certificats et attestations divers)**
- Préparer, analyser et suivre les dossiers (collecte d’informations, documentations diverses, mise à jour et rédaction de documents) et délivrer les documents administratifs aux usagers
- Contrôler l’authenticité et la validité des données et des documents reçus (actes, jugements étrangers, décision administrative étrangère)
- Délivrer les documents administratifs
- Traiter les demandes de nationalité belge
- Traiter les demandes de changement de prénom et de sexe
- Traiter les jugements réceptionnés du greffe du Tribunal de la Famille (Divorces, Actes rectificatifs, contestation de paternité, adoption...)
- Traiter les transcriptions et/ou l’enregistrement d’actes étrangers (mariage, naissance, reconnaissances,)
- Enregistrer des déclarations de naissance, de reconnaissance, de mariage, de nationalité ou de décès
- Traiter les demandes relatives au cimetière (Concessions) et aux actes d’Etat civil (mails, irisbox, notifications réceptionnées d’autres communes, du SPF Justice)
- Assurer le suivi administratif des dossiers
- Rechercher et actualiser les informations législatives et règlementaires nécessaires à l’exercice de la fonction
- Collaborer avec des instances officielles, Parquet, Greffes, Office des étrangers, SPF Justice, SPF intérieur,

**Profil**:
**Diplôme exigé** **:CESS** ou **CESI** ou **CESDD**

Vous avez une expérience en tâches guichets "**front office**" et "**back office**".

Vous serez amenez à utiliser les programmes suivants : Microsoft Office 365 ; Cassio ; Saphir (RN); Belpic (CI); Belpas (passeport); Mercurius (permis de conduire) ; Casier judiciaire ; Photosign ; Printkey. **Les connaître est un atout**.

Vous avez de bonnes **compétences rédactionnelles et communiquez de façon** **claire et structurée**.

Vous avez une bonne écoute et n'avez aucun mal à gérer vos émotions. Vous travaillez orienté résultats, trouvez facilement des solutions aux problèmes et structurez votre travail.

**Langue**:
**Vous êtes bilingue Français/Néerlandais.**

Vous disposez du brevet linguistique Selor, écrit (article 8) et oral (article 9) ou êtes disposé à le réussir.

**Offre**:
**Nous vous offrons**:

- Un travail passionnant dans une administration communale qui offre un cadre de travail dynamique.
- En qualité de nouveau collaborateur, vous pouvez compter sur une formation approfondie. Nous entendons investir en vous.
- Nous vous proposons un environnement de travail flexible.
- Nous vous proposons un **contrat de remplacement à temps plein **avec un salaire attrayant de **niveau D (CESI/CESDD)** => Min - sans ancienneté : 2.390€ brut ; Max - avec 27 ans d'ancienneté : 3.346€ brut ou **niveau C (CESS) **=