Collaboratrice/collaborateur Administratif

Il y a 2 mois


Brussels, Belgique Fedasil HQ Temps plein

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). Fedasil organise, directement ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « MENA »). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique et participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre de différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur communauté locale.

Fedasil cherche un/une:
Collaboratrice/collaborateur administratif (h/f/x)

Service infrastructure

Sélection interne/externe

Numéro de référence : 9105/058

Fonction

Contexte

Êtes-vous un as de l'administration ? Alors cette offre d'emploi est faite pour vous

Le service Infrastructure de Fedasil œuvre continuellement à son réseau toujours croissant de bâtiments afin de satisfaire à ses propres exigences de qualité et de créer un environnement de travail et de vie optimal.

Pour l'instant, le portefeuille comprend environ 54 sites avec plusieurs formes et types de bâtiments difficiles à gérer, allant d'une maison mitoyenne pour l'accueil d'une dizaine de réfugiés mineurs non accompagnés à un ancien hôpital pour l'accueil provisoire de 800 demandeurs de protection internationale.

Le service infrastructure est composé du responsable ainsi que de 14 collègues, dont 10 (ingénieurs) architectes. Il est en charge des travaux nécessaires lors du démarrage de nouveaux centres d'accueil, de la gestion du bâtiment pendant toute la durée de son exploitation, des travaux d'aménagement et de rénovation nécessaires et si besoin, des travaux lors des fermetures de centres.

En raison de la croissance exponentielle de son réseau de bâtiments, Fedasil est actuellement à la recherche de renfort administratif pour l'équipe Infrastructure.

Vos tâches

Concrètement, vos tâches consisteront à:

- Gérer efficacement les informations au sein du service, numériser les documents et la correspondance ;
- Améliorer le système actuel d'archivage électronique ;
- Classer et archiver tous les documents pertinents pour le service ;
- Assurer la préparation administrative des dossiers internes, vérifier leur exhaustivité et en faire le suivi (itinéraire de validation) ;
- Organiser des réunions internes et en faire le rapport ;
- Gérer le planning du service ;
- Faire le suivi de la facturation des marchés publics de « travaux », entre autres ceux qui concernent les containers.
- Assurer le remplacement des collègues en charge de l'administration au sein de l'équipe de la direction pendant les périodes de congé et d'absence ;
- Dans certains cas, préparer les bons de commande ;
- Créer et utiliser des bases de données et des listes dans Excel reprenant les informations relatives à l'infrastructure (immobilier, marchés publics, etc.) ;
- Assurer la gestion administrative et budgétaire des formations pour les collègues du service ;
- Gérer la documentation et les abonnements aux magazines ;
- Organiser certaines activités en collaboration avec vos collègues (marché public à l'étranger, conférences par une personne invitée, réunions, teambuilding, etc.)
- Veiller à une bonne communication entre votre service et d'autres services/personnes internes et externes ;
- Créer et régulièrement mettre à jour la présentation PowerPoint du service ;
- Assurer l'accueil des nouvelles recrues dans le service.

Vous ne serez évidemment pas seul et travaillerez en étroite collaboration avec les (ingénieurs) architectes et la direction de l'équipe.

Il s'agit d'une fonction avec un poste basé au siège central à Bruxelles.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d'un diplôme de graduat/bachelier (niveau B).

Compétences techniques et expérience

Pour cette fonction, les compétences suivantes sont spécifiquement requises:

- Au minimum 1 année d'expérience pratique dans une fonction similaire, acquise dans le secteur privé ou public.
- Aptitude à gérer plusieurs projets en parallèle.
- Des compétences informatiques de base (MS Office : Word, Excel ) sont indispensables.
- La capacité à s'exprimer facilement à l'écrit comme à l'oral dans les deux langues (FR-NL) est essentielle car vous travaillerez dans un environnement bilingue.

Compétences générales_ _
- Travailler en équipe _: grâce à votre véritable esprit d'équipe, vous collaborez parfaitement et développez des relations durables avec les différentes parties prenantes. Vous pouvez créer et encourager un esprit d'équipe en partageant des avis et des idées et en contribuant à des solutions. Vous pouvez accompagner vos collègues, les soutenir dans leur travail quotidien et montre



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