Consultant Membre

Niveau d'études- Bachelier (enseignement supérieur de type court)
- Degré- Consultant- Lieu d'embauche- DAB - DIRECTION CENTRALE
Avenue de la Cavalerie 2, 1040 Etterbeek- Date limite d'inscription- 08.11.24- Nombre maximum d'inscriptions- 15- Numéro de référence- 115866/S5T**Description d'emploi**:
**En tant que soutien administratif,** réaliser des tâches et d'activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
- Gérer le programme RIO et assurer le suivi de cette correspondance;
- Participer aux activités quotidiennes du service et effectuer toute tâche administrative et organisationnelle permettant la réalisation optimale des objectifs du service dans le respect des délais et des normes de qualité;
- Rédiger des comptes-rendus des réunions internes, des textes, des mémos, des notes et/ou des présentations;
- Rédiger des lettres types, des formulaires, des documents et/ou des attestations;
- Encoder des données;
- Créer et actualiser les templates administratifs existants (ISLP, notes, formulaires,);
- Assister le(s) responsable(s) dans la gestion et le traitement administratif de dossiers spécifiques;
- Classer les informations et les documents (de manière physique ou électronique);
- Coordonner l'agenda d'une personne ou d'un service;
- Constituer des dossiers de documentation;
- Envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service.

**En tant que personne de contact**, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
- Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes;
- Rechercher de la documentation sur intranet et internet;
- Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail;
- Répondre aux questions routinières relatives à son domaine;
- Etre l'interlocuteur privilégié d'un ou plusieurs clients/partenaires et assurer les contacts nécessaires dans ce cadre;
- Réceptionner et transmettre des messages;
- Demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les partenaires;
- Assurer la diffusion des informations entre les services de la direction et les partenaires et/ou clients;
- Ecouter, informer, orienter et assister les visiteurs;
- Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des partenaires internes ou externes.

**En tant que helpdesk,** fournir des renseignements et des réponses techniques aux membres du personnel/clients/utilisateurs afin de leur apporter une solution efficace à leurs questions et problèmes.
- Appliquer les procédures de résolution de problèmes connues;
- Fournir les renseignements correspondants à une situation courante;
- Identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur;
- Offrir un support pour les membres du personnel de la direction;
**E**n tant que gestionnaire de données,** classer des informations pertinentes pour l'organisation et/ou encoder des données dans des banques de données afin de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
- Apporter son aide pour l'organisation des flux d'informations conformément aux directives en la matière;
- Assurer la pertinence des informations placées dans les outils informatiques et/ou sur l'intranet voire internet;
- Assurer le back-up pour la gestion des bases de données;
- Expliquer la base de données ou le classement aux utilisateurs internes et externes et les assister dans leurs recherches;
- Recueillir les documents, dossiers ou informations à classer et les archiver selon les règles en vigueur;
- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles;
**En tant que gestionnaire de dossiers, **établir, analyser, contrôler et/ou suivre des dossiers en respectant les échéances et les règles relatives au domaine d'activité afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
- Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources;
- Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur;
- Détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurer;
- Exécuter les étapes prévues du dossier suivant les procédures ou règles;
- Vérifier si l'information dans le dossier est complète et correcte.