Office Assistant

Il y a 3 mois


Nivelles, Belgique HMS Industrial Networks SA Temps plein

YOUR MISSION
The Office Assistant belongs to the HR & Facility Department. He/she provides high-level administrative support to his/her team, enhance the organizational efficiency, and contribute to a smooth workflow within an office environment. The Office Assistant reports to the HR Manager.

YOUR IMPACT : ROLE AND RESPONSABILITIES
- First impression management

You create a positive and welcoming atmosphere for visitors and clients, managing front desk operations, handling inquiries and directing them to the appropriate people, and ensuring the overall smooth functioning of the reception area.
- Facility management (building maintenance & improvements)

You support the facility coordinator with managing and maintaining the physical infrastructure of the building, overseeing repairs and maintenance, coordinating with vendors and contractors, ensuring compliance with safety regulations, managing facility budgets, and providing support for various facility-related needs.
- Office & management assistant

You actively support your department (HR & Facility) and the board members by performing any kinds of high-level administrative and operational tasks (recurring and on demand) and ensure a smooth and efficiently functioning within the HR & Facility department. Your responsible to manage the training platform and all training related administration.

You manage the stock of office supplies, foodstuffs, materials related to facility or a good employee experience.
- Events, meetings & catering

You (co-)organize events, like for ex the annual kick-off for our Business unit, the summercamp, the Christmas party,... You take care of the planning, coordinate logistics, arrange transportation and accommodation,... You manage the predefined budget and collaborate with suppliers and stakeholders. You ensure a seamless and successful event experience for employees.

You take care of organisation of some bigger or international meetings and are responsible for catering.
- Travel platform

You manage and update our travel platform, including travel listings, coordinating with travel partners, ensuring accurate, up-to-date information and reports generation for sustainable aspects, providing employees support, facilitating bookings and reservations, and continuously improving the user experience of the platform. You are also the single point of contact for all kinds of transportation bookings (taxi, hotels,).

YOUR QUALIFICATIONS AND EDUCATION REQUIREMENTS
- Bachelor’s degree (Executive Secretary, or equal through experience).
- Professional experience of at least 5 years in an administration department (Facility, HR,)
- Fluency in French and English, Dutch is a plus.
- Excellent written and spoken communication.
- High-level expertise in windows Office suite and Microsoft 365 (Teams, Share Point).
- Great ease in the layout of various documents (Word, Power Point) and knowledge of various tools of communication (Forms for surveys, MailChimp ).
- High empathy, energy & good organisational skills are a must for this position.

WE ARE OFFERING
- A great work environment, where well-being is key.
- An attractive salary and fringe benefits.
- Opportunities for continuous professional training and development relating to your skills and experience.

WHY WORK FOR EWON ?
Ewon is a product brand of HMS Industrial Networks, one of the leading independent manufacturers of products for industrial communication, including remote maintenance. HMS Industrial Networks enables valuable data and insights, allowing our customers to increase productivity and sustainability. Under the Ewon brand, HMS offers different IIoT solutions to remotely access and monitor industrial equipment and more specifically:

- Troubleshoot PLC's remotely,
- Monitor industrial equipment at any time,
- Collect machine data to feed IIoT Application.

We also like to say that we put **H**eart, **M**ind and **S**oul into our work. That's how we create our shared culture and it's a pretty good acronym for that too: Welcome to HMS
Our Ewon head office is located near the lovely medieval town of Nívelles. Many of us commute by bike, train or car and you’ll be a short distance from Brussels center, about 30 km away. The city offers a unique mix of outdoors, cultural heritage, and much more. Plus, it’s just a happy place with positive people.

We’re looking for motivated and passionate individuals who love to build things and solve problems.

We love meeting cool and forward-thinking talents, so don’t hold back


  • Office Assistant

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Dans le cadre d'une mission intérimaire en vue d'une opportunité long terme, Robert Half Hainaut/Nívelles est à la recherche pour un de ses clients d'un(e) Office Assistant. Dans le cadre d'une mission intérimaire en vue d'une opportunité long terme, Robert Half Hainaut/Nívelles est à la recherche pour un de ses clients d'un(e) Office...

  • Sales Assistant

    Il y a 2 mois


    Nivelles, Belgique Unique Braine l'Alleud Office Temps plein

    Notre client est une entreprise qui fabrique et commercialise des solutions de salle de bains depuis 1930. Leur ambition est de vous permettre de créer la salle de bains qui vous ressemble.  Description de la fonction Qu'attendons-nous d'un Sales Assistant ? Gérer les commandesRéceptionner les commandesContrôler des prix et des référencesEditer...

  • Assistant Office Manager

    il y a 2 semaines


    Nivelles, Belgique JOBMATCH LLN Temps plein

    Pour notre client dans l'immobilier, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de l'Office Manager en plein centre de Louvain-la-Neuve.DescriptionGESTION ADMINISTRATIVECourrier entrant et sortantPréparation des dossiers administratifs et des recherches documentairesPréparation des réunions et rédigez les comptes-rendusVous réalisez...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines


    Nivelles, Belgique WEG Germany GmbH Temps plein

    Personal Assistant to the Managing Director (business travels organization, daily follow-up, ) - Monthly reporting - Office Management (office supplies, post office, meal orders, ) - Attending Management, Technical and Commercial meetings (MOM and follow-up of tasks) - Team Building organization for both countries - Reception and phone operator Requirements...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Talentus Temps plein

    **Positionner**: Dans cette fonction, ton travail sera varié: - Comptabilité - ** journalière**: gestion des caisses - encodage financier - rappels de paiements (Pas de clôture) - Répondre aux mails et au téléphone si nécessaire - Suivi des** factures** (bientôt l'envoi des factures de cotisation) - Jongler avec les différentes écritures -...

  • Assistant Achats Fr/en

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche pour la région de **Nívelles** un profil **assistant achats FR/EN (h/f/x) pour une mission interim en vue d'une opportunité long terme.** Robert Half recherche pour la région de **Nívelles** un profil **assistant achats FR/EN (h/f/x) pour une mission interim en vue d'une opportunité long terme.** Notre client est une...

  • Assistante de Direction

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique SOLIDARIS Temps plein

    **L’A.S.B.L. Latitude Jeunes du Brabant Wallon cherche un(e) Assistant(e) de Direction (H/F/X)** **Votre mission**: Le titulaire de la fonction seconde et assiste la Direction dans la gestion et l’organisation administrative de cette dernière. Il remplit une mission de préparation, de relais et de soutien dans les différents dossiers. Il veille à...


  • Nivelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients actif dans le commerce BtoB, Robert Half recherche un **sales assistant français/néerlandais (H/F/X)** pour un contrat intérimaire en vue d'engagement. Pour l'un de ses clients actif dans le commerce BtoB, Robert Half recherche un **sales assistant français/néerlandais (H/F/X)** pour un contrat intérimaire en vue...

  • Management Assistant

    Il y a 2 mois


    Nivelles, Belgique Select Temps plein

    Vous planifiez les agendas du directeur général et des managers ; - Vous apportez votre soutien en tant qu’assistant(e) personnel(le) au directeur général ; - Vous planifiez les réunions et gérez les salles de réunion ; - Vous préparez les salles de réunion et commandez le matériel nécessaire auprès des fournisseurs ; - Vous assurez le suivi...

  • Purchase Assistant

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Medi-Market Temps plein

    PURCHASE ASSISTANT MEDI-MARKET GROUP est une chaîne de pharmacies et parapharmacie proposant, pour la première fois en Belgique, 1.000 m² dédiés à la Santé. Ce concept innovant offre à ses clients un conseil personnalisé prodigué par des spécialistes et une gamme étendue de produits dans le secteur des soins de santé, des médecines naturelles,...

  • Sales Assistant Fr/nl

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Dans le cadre d'une mission intérimaire en vue de long terme, Robert Half recherche un **Sales Assistant français / néerlandais (h/f/x)** pour la **région de Nívelles**. Dans le cadre d'une mission intérimaire en vue de long terme, Robert Half recherche un **Sales Assistant français / néerlandais (h/f/x)** pour la **région de Nívelles**. Notre...


  • Nivelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour une mission intérim avec une opportunité de long terme, Robert Half est à la recherche pour un de ses clients dans la région de Nívelles d'un Assistant à l'administration des ventes FR/NL (h/f/x). Pour une mission intérim avec une opportunité de long terme, Robert Half est à la recherche pour un de ses clients dans la région de Nívelles d'un...


  • Nivelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche pour une mission interim en vue d'une opportunité long terme dans la région de Nívelles un **Assistant administratif et commercial FR/EN (H/F/X).** Robert Half recherche pour une mission interim en vue d'une opportunité long terme dans la région de Nívelles un **Assistant administratif et commercial FR/EN (H/F/X).** Notre client...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique ASAP.be Temps plein

    **Qu'allez-vous faire?**: Pour notre partenaire spécialisé dans la maintenance d'installations électriques, HVAC et industrielles, nous sommes à la recherche d'un/e assistant administratif/ve. Votre rôle sera le suivant: - gestion administrative et suivi de contrats: états d'avancement et facturation, classement des différents documents - récolte...

  • Ordering Assistant

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Medi-Market Temps plein

    ORDERING ASSISTANT Vos missions: - Encodage des commandes et envoi aux fournisseurs : commandes régulières, promo, nouveautés, - Etablir le planning de réception sur base des dates de livraison définies et le tenir à jour - Suivi des livraisons et réceptions : dates de livraisons, retards, back orders - Suivi de la disponibilité des produits...


  • Nivelles, Belgique ASAP.be Temps plein

    **Qu'allez-vous faire?**: Pour notre partenaire, nous sommes à la recherche d'un assistant administratif pour le site de notre client sur Nívelles. Vous occupez une fonction variée afin de renforcer le département dans leurs tâches administratives telles que: - gestion administrative et suivi de contrats: états d'avancement et facturation,...

  • Office Assistant

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d’une fonction d’employé administratif dans la région de Nívelles ? Vous êtes énergique et très organisé, vous avez une approche orientée résultats et vous n’avez pas peur d’être confronté à des situations où il faut être opérationnelles ? Postulez maintenant ! **Pour cette fonction...

  • Assistante de Direction

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique L.I.P Temps plein

    **Résumé**: - Langues Français- - Diplôme Bachelier- - Agence LIP Belgique Mons**Description du poste**: **En tant qu’Assistante de direction, vos tâches principales seront les suivantes**: - Communiquer en interne sur les décisions, - Transmettre les plannings aux sous-traitants, - S’occuper des commandes de fournitures de bureau, - Éditer les...

  • Office Assistant

    Il y a 3 mois


    Nivelles, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Ben je op zoek naar een administratieve functie in de regio Nijvel? Ben je energiek, goed georganiseerd, resultaatgericht en niet bang om te moeten omgaan met operationele situaties? Solliciteer dan nu! **Je taken als administratief medewerker zijn als volgt**: - Je bent verantwoordelijk voor een positieve en gastvrije ontvangst van...


  • Nivelles, Belgique Collignon Temps plein

    **L'entreprise** Collignon, implantée à Erezée, Nívelles et Liège, est spécialisée dans la conception, l’étude, la réalisation et la maintenance d’installations électriques, HVAC et industrielles. La large gamme de compétences de ses équipes en fait un véritable multi spécialiste. Son expertise, sa proximité et sa fiabilité en font un...