Office Manager

il y a 2 semaines

MontSaintGuibert, Belgique Spitup Call Solutions Temps plein

Description de l'entrepriseDescription du poste

CDI | Mi-temps (Possibilité Temps plein) | ️ Mont-Saint-Guibert (Louvain-La-Neuve)
- Pour toi, assurer le rôle d'Office Manager est un vrai plaisir et tu es organisé.e, méthodique avec un vrai sens du détail ?_
- Chez Spit'up, nous libérons les entreprises de leur gestion téléphonique, administrative et salariale._
- Vient rejoindre notre équipe pour mettre tes compétences à contribution d’une startup biotech belge, un de nos clients actif dans la recherche scientifique._

**Votre mission en tant qu'Office Manager**

Vous assurez le support aux activités de l'entreprise (Administratif, logistique et RH) afin que la gestion quotidienne s'opèrent parfaitement.

Vous prenez votre place dans une entreprise où ce rôle est à construire.

**‍ Concrètement, vous serez responsable**:

- De la facturation et des paiements:

- Vérifier et encoder les factures achats
- Assurer le suivi des rappels de paiement
- Des contrat et documents:

- Vérification, validation et suivi des documents clients et sous-traitants
- Classement et archives
- Des achats : Commander et effectuer le suivi des fournitures
- De la gestion administrative RH et Payroll
- Encoder les prestations de travail dans le logiciel RH
- Gérer le payroll de l’entreprise en partenariat avec le secrétariat social
- De l’assistance à l’équipe de direction
- Gestion des agendas et réunions
- Conseil dans l'optimisation de la gestion (réunion, logistique, facilités, etc.)
- Organisation évènements, etc.

**Qualifications**:

- **VOUS VOUS RECONNAISSEZ ?**

**‍ Votre expérience**
- Vous possédez une expérience confirmée dans ce type de rôle (Office management, assistant.e de direction, etc.)
- Vous êtes **_parfaitement bilingue français/anglais_** tant à l’écrit qu’à l’oral
- Vous avez de l’expérience dans la gestion du Payroll pour les PME
- Vous êtes à l’aise avec la suite Office (Word et Excel)

**‍ Votre manière de travailler**
- Vous êtes multitâches et travailler de manière rapide et efficace
- Vous avez du sang froid et gérer votre stress de manière constructive
- Vous êtes flexible et savez vous adaptez aux circonstances changeantes
- Vous organisez vos tâches et vos priorités en toute autonomie
- To do list et documents partagés : vous savez travailler en équipe

**Votre sens du contact**
- Vous êtes à l’écoute et communiquez facilement avec vos interlocuteurs
- Vous avez une réel sens du service, vous aimez aider et améliorer les choses
- Vous êtes dynamique et souriant.e
- Vous avez une facilité de communication et un excellent relationnel : vous vous adressez aux clients avec diplomatie et assertivité.

Informations supplémentaires
**Quel environnement rejoignez-vous ?**

Spit’Up est une société de service aux entreprises, active dans la mise à disposition de solutions de télésecrétariat, et de support administratif et payroll basée dans la région de Charleroi.

Un rôle très varié alliant responsabilités et autonomie vient de s'ouvrir chez un de nos clients belge, Start-up biotech active dans la recherche scientifique

Ce client est situé à Mont-Saint-Guibert et est très facilement accessible. L’entreprise se compose aujourd’hui de 5 collaborateurs.

Un contrat à durée indéterminée s’ouvre donc au sein de Spit’Up à partir duquel vous serez détaché.e chez notre client à raison d’un mi-temps.

**Vous vous reconnaissez dans cette offre? Vous avez soif d'un nouveau challenge? Votre but est d'intégrer une équipe où des valeurs telles que la coopération, l'innovation et la qualité jouent un rôle de tout premier plan?**

Petits conseils pour aller vite:

- N'utilisez pas "Postulez facilement"
- Complétez uniquement la partie "Informations personnelles"
- Téléchargez votre CV dans la partie "CV"

Vincent SANCINITO, Responsable Spit'Up

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Unique Mt Saint Guibert Temps plein

    Notre client, un bureau d'études spécialisé en gestion de chantiers, œuvrant principalement dans les secteurs bancaire et hospitalier, est à la recherche d'un Responsable Administratif pour rejoindre son équipe dynamique. Fondée en 1998, l'entreprise compte aujourd'hui 40 collaborateurs dédiés à la réalisation d'études et à la coordination de...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Unique Temps plein

    Description: Responsabilités :Assurer la gestion administrative et comptable de l'entreprise, en collaboration avec une équipe de 3 personnes dédiées.Apporter un soutien comptable, notamment dans le processus de facturation.Travailler en étroite collaboration avec les profils techniques (ingénieurs, architectes) pour garantir une coordination efficace...

  • Planning & Scheduling Officer

    il y a 4 semaines

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Lease Temps plein

    **Description**: **Planning & Scheduling Officer** - Tasks: - Help the project teams to deliver projects on schedule. In close collaboration with the Project Manager, the Technical Director and the Construction Manager, he is responsible in preparing, monitoring, updating, and revising the Project schedule as necessary. He monitors the accomplishments of...

  • Gestionnaire Opérations Back Office de La Business

    il y a 4 jours

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Crédit Agricole Leasing & Factoring Temps plein

    **Description du poste**: Rattaché(e) à la Direction Gestion, Process et Opérations de Olinn, vous êtes principalement en charge de la gestion des Opérations sur le Bénélux, et plus largement sur d’autres pays européens. Le gestionnaire des Opérations Back Office est en charge de la gestion des dossiers de financements locatifs sur la Business...

  • Clinical Operations Manager

    il y a 4 jours

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Novadip Biosciences Temps plein

    **Responsibilities**: - Organization and management of clinical operations activities, adhering to standards and regulations required within the field: notably ICH guidelines (including GCP) and all other EU/US legislation and directives relating to clinical research activities. - Development, management and evaluation of all aspects about “Clinical...

  • Business Manager

    il y a 2 semaines

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Unique Temps plein

    Description: Unique, nice to meet you! En tant qu’entreprise ambitieuse active dans les ressources humaines, nous recherchons un business manager pour renforcer notre équipe.Travailler comme business managerVous commencez votre journée par un joyeux bonjour à tous vos collègues. Après tout, vous savez en tant que office manager qu'ils font partie des...

  • Spectrum & Space Affairs Officer

    il y a 4 jours

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Aerospacelab Temps plein

    _Our mission is supported by an ambitious vertically integrated approach: design & manufacture of small satellites combined with development of earth observation services._ - Since its creation in 2018, the company has already grown substantially. Our team gathers more than 25 engineering expertise, from hardware design to software development & data...

  • Marketing Manager

    il y a 2 semaines

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Clinigen Temps plein

    We’re looking for a Marketing Manager based in Belgium to work on a remote hybrid basis. This position is responsible for designing and implementing marketing and communication initiatives to support the Clinical Services business, as well as other business units and Group-wide projects, as needed. Acting as a Marketing Business Partner, the role aims to...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Mont-Saint-Guibert, Wallonie, Belgique Bright Plus Temps plein

    Description Vous recherchez un 3/5ème en tant qu'Office Assistant à Mont-Saint-Guibert ? Vous avez des connaissances de base en anglais et néerlandais ? Vous souhaitez occuper une fonction polyvalente et administrative de première ligne ? Postulez maintenant En tant qu'Office Assistant, vos tâches seront les suivantes :Accueil téléphonique et...

  • Receptionist

    il y a 4 semaines

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Perform receptionist/secretary tasks - Answer calls, take messages and handle correspondence - Greet clients and visitors with a positive, helpful attitude - Arrange taxi transfers - Badge and access management - Follow-up for the relaxation room (check if the room is in order, re-inflate the footstool, empty the garbage cans, recommend the...

  • Aerospacelab - Database Administrator

    il y a 4 jours

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Aerospacelab Temps plein

    _Our mission is supported by an ambitious vertically integrated approach: design & manufacture of small satellites combined with development of earth observation services._ - Since its creation in 2018, the company has already grown substantially. Our team gathers more than 25 engineering expertise, from hardware design to software development & data...

  • Management Officer

    il y a 2 semaines

    1080 Molenbeek-Saint-Jean, Belgique Unique Temps plein

    Speakers Management Manages the speakers’ management module in the event management tool: creating calls for abstracts, categorising applicants based, creating review pages, exporting reports, creating speakers’ platform, managing technical issues and all other back-office issues Prepares and collects material, manages Call for Abstracts process:...

  • QA Validation Specialist

    il y a 7 jours

    Mont-Saint-Guibert, Belgique Talentus Temps plein

    Talentus est le partenaire de votre carrière ! Nous assurons le match parfait entre vos aspirations professionnelles et les ambitions de nos clients. Notre mission est de construire ensemble votre avenir professionnel. **Positionner**: **Dans le cadre du projet de conformité, en tant que Validation Specialist des équipements, vous devrez**: - Mettre en...

  • Office manager

    il y a 4 semaines

    Saint-Josse-ten-Noode, Belgique Urban City Antwerp Temps plein

    www.urbancity.be FLEXIBELE KANTOREN, VERGADERZALEN, WORKSHOPRUIMTE EN LOCATIE OM TE HUREN IN ANTWERPEN. Functieomschrijving Als Office manager ben je van veel markten thuis, wij hebben deze in 3 groepen verdeeld:Van het zorgvuldig beheren van bestellingen, communiceren met leveranciers tot het coördineren van projecten. Het verzorgen van rondleidingen...

  • Administration Officer

    il y a 3 semaines

    Woluwe-Saint-Lambert, Belgique Unique Temps plein

    Description: Managing Office Operations: Overseeing day-to-day activities such as scheduling appointments, managing correspondence, and ensuring office supplies are stocked.Record Keeping and Filing: Maintaining organized records, both physical and digital, and ensuring that files are kept up-to-date and easily accessible.Handling Communication: Serving as a...

  • Summit & Speakers’ Management Officer

    il y a 2 semaines

    1080 Molenbeek-Saint-Jean, Belgique Unique Temps plein

    Description: RESPONSIBILITIES Speakers Management Manages the speakers’ management module in the event management tool: creating calls for abstracts, categorising applicants based, creating review pages, exporting reports, creating speakers’ platform, managing technical issues and all other back-office issues Prepares and collects material, manages...

  • Summit & Speakers’ Management Officer

    il y a 2 semaines

    1080 Molenbeek-Saint-Jean, Belgique Unique Temps plein

    Omschrijving: RESPONSIBILITIES Speakers Management Manages the speakers’ management module in the event management tool: creating calls for abstracts, categorising applicants based, creating review pages, exporting reports, creating speakers’ platform, managing technical issues and all other back-office issues Prepares and collects material, manages...

  • Administration Officer

    il y a 2 semaines

    Woluwe-Saint-Lambert, Belgique Unique Temps plein

    Specific administrative tasks related to the customer administration such as updating and monitoring the customer management system on a daily and periodical basis. Specific administrative tasks related to Accounts receivable and credit collection. As Administration Officer, you report directly to the managers. # Strong written and oral communication...

  • Office manager

    il y a 3 semaines

    Molenbeek-Saint-Jean, Belgique Lidl in Deutschland Temps plein

    Overzicht Met bijna collega’s maken we #teamlidl. Elke dag werken we samen aan 1 doel: van Lidl de meest favoriete supermarkt in België & Luxemburg maken. Keer op keer geven we het beste van onszelf voor onze klanten. Zowel in de winkels, in onze distributiecentra als op het hoofdkantoor in Merelbeke. Wil jij de strafste versie van jezelf worden?...

  • Administration officer

    il y a 3 semaines

    Woluwe-Saint-Lambert, Belgique Unique Temps plein

    Description: You will be responsible for managing all administrative processes related to registration, declaration, reporting, and the interaction between the administrative processes of customers, operations, and finance. You shall specifically ensure that all membership processes, internal and external, are of an appropriate high standard, and driven by...