Directieassistent

Functieomschrijving

CM helpt niet minder dan 4,5 miljoen mensen om gezond en gelukkig te leven. Hoe dat kan? Dankzij de dynamiek van onze medewerkers Zij slaan elke dag de handen in elkaar om resultaten te boeken. Ze worden gedreven door solidariteit en willen samen vooruitgaan. Hun inspanningen worden erkend, want ze krijgen tal van kansen om zich te ontwikkelen en te groeien in hun job. Dat alles op een werkplek waar ook waarde wordt gehecht aan de balans tussen werk en privé. Maar je moet ons niet zomaar geloven. Vraag het gewoon aan iedereen die hier werkt. Ze zullen het graag bevestigen: Bij ons leeft het.

Dit zoeken we

Jouw opdracht bestaat erin om administratief en organisatorisch assistentie en ondersteuning te bieden aan directie en beleidsmedewerkers van de regio Limburg. Je komt terecht in het warme, gedreven en enthousiaste team Organisatie, HR en Algemeen Beheer regio Limburg.

Concreet:

- Je waakt over een optimale planning van afspraken en vergaderingen voor de directieleden en de stafmedewerkers van de regio Limburg en je beheert met de nodige diplomatie en flexibiliteit de dagelijkse prioriteiten en mogelijke wijzigingen hierin.
- Je staat in voor de statutaire ondersteuning van de regionale bestuursstructuren. Je ondersteunt het bestuursorgaan en de algemene vergadering alsook de bestuurders die deel uitmaken hiervan.
- Je ondersteunt de real estate manager in vastgoeddossiers. Dit kan gaan van het onderhouden van contacten met notariaten, het onderhouden van archief betreffende vastgoed tot het mee voorbereiden van vastgoeddossiers.
- Je bent de schakel tussen de directie en haar interne en externe gesprekspartners; je zorgt voor een optimale dienstverlening en communicatie tussen beiden.
- Je zorgt, samen met de collega interne communicatie en in afstemming met de directeur voor correcte verspreiding van informatie. Je bereidt presentaties voor, je leest documenten na en doet herformuleringen, je beheert ontvangen nota's, sorteert informatie die voor het management belangrijk is, classificeert en structureert informatie in de juiste toepassingen
- Je zet een optimale werkorganisatie op en bent een drijvende kracht waarbij je de directeur en zijn/haar team zo adequaat en gepersonaliseerd mogelijk ondersteunt. Je denkt mee en signaleert, vanuit een constructief - kritische blik, issues die zowel op inhoudelijk, organisatorisch als menselijk vlak impact kunnen hebben op de werking van de organisatie en belangrijk (kunnen) zijn voor de directie.
- Je bouwt mee aan een efficiënte samenwerking tussen het team management office Vlaanderen en de regionale teams directieassistenten.

Profiel
- Je beschikt over ervaring in een gelijkaardige functie
- Je werkt vlot met MS Office (teams, onenote, outlook, sharepoint, powerpoint,) en organiseert graag efficiënt het werk dankzij deze computertools.
- Klantvriendelijkheid draag je hoog in het vaandel
- Je bent een geboren organisator, proactief en flexibel
- Je bent uiteraard discreet en diplomatisch ingesteld
- Je werkt autonoom en geeft regelmatig feedback aan je leidinggevende
- Je werkt snel, resultaatgericht en aarzelt niet om je volledig in te zetten voor je werk
- Je hebt een vlotte pen en kan moeiteloos verschillende soorten documenten opstellen zoals informatiedocumenten, verslagen, brieven, mails,
- Je kunt je vinden in onze organisatiewaarden en werkt graag in team

Jobgerelateerde competenties
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Persoonsgebonden competenties
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een contract van onbepaalde duur in een dynamische en resultaatgerichte omgeving waar je jouw ambities zult kunnen waarmaken.
- Je komt terecht in een warm team dat graag met jou wil samenwerken
- Je standplaats is Hasselt

Bij CM heeft je werk een belangrijke maatschappelijke impact. Je maakt immers dagelijks het verschil voor onze leden. Zo kan je rekenen op een competitief en veelzijdig loonpakket. Bovendien krijg je de kans om werk en privé mooi in evenwicht te houden. Maar er is meer. Want wie dat wil, kan hier heel wat kansen grijpen. We bieden je tal van opleidingen en ontwikkelingsmogelijkheden. Je krijgt de ruimte om initiatieven te nemen. En je werkt mee aan uitdagende projecten. Wees er maar zeker van dat je nooit ter plaatse zult blijven trappelen. Zodat je als CM-collega al snel maar één conclusie zal kunnen trekken: Bij ons leeft het.

Plaats tewerkst