Medewerker Frontoffice en Onthaal

il y a 2 semaines


Gent, Belgique Ivago Temps plein

28.01.2019 V2.2 medewerker front office en onthaal

**Functiebeschrijving**

**Identificatie van de functie**:
**Groep / Afdeling: Klantenrelaties Titularis**:
**Functiebenaming (graad): medewerker**
**frontoffice en onthaal**

**Rapporteert aan: zie rapporteringslijst IVAGO**

**Locatie : Proeftuinstraat GENT (of een andere**
**locatie ingevolge de dienstnoodwendigheden**
**binnen IVAGO)**

**Datum update v/d beschrijving: 12.02.2019**

**Niveau / Graad: C1-C2-C3.
**Doel van de functie**:
Samengevat (hoofdlijnen, niet exclusief)**:
Algemeen:
Past het IVAGO managementsysteem voor kwaliteit, milieu en welzijn toe.

Specifiek:
De medewerker frontoffice en onthaal is het visite kaartje van IVAGO.
en kan ingezet worden op volgende werkterreinen:
1. Callcenter:
staat in voor de verwerking van alle centrale telefonische oproepen
verwerkt binnenkomende mails, webaanvragen en brieven;
administratieve taken, binnen de dienst zelf of in de backoffice
2. Onthaal:
Het ontvangen en bedienen van alle bezoekers aan IVAGO (administratief gebouw), inclusief de
administratieve verwerking van de bezoeken;
3. Infomobiel
De administratieve dienstverlening dichter bij de klant brengen door met de IVAGO-infomobiel de stad in te
trekken
4. Projecten
Bovenop de normale taken, werkt men mee aan projecten en geeft men de nodige ondersteuning

**Dimensies**:

- Ca 80.000 telefoonoproepen per jaar.
- Ca 20.000 bezoekers per jaar (70% bezoekers

voor algemene informatie een de onthaalbalie of
voor doorverwijzing naar andere administratieve
diensten; 15% aannemers die zich moeten
inschrijven en moeten worden doorverwezen voor
de uitvoering van de werken, 15% voor de
aankoop van IVAGO producten
- Ca 4000 verkoopacties per jaar IVAGO-winkel,

jaarlijkse omzet ca 30.000 EUR

**Resultaatgebieden**:
1. Kent de op de medewerkers van IVAGO toepasselijke regelgeving en/of weet waar deze te raadplegen
zijn. Leeft deze zelf na.

2. Gebruikt de software die in IVAGO nodig is voor de werking.

**_Resultaatgebied frontoffice _**
1. Is binnen de klantenrelatiecel verantwoordelijk voor de verwerking van alle binnenkomende telefoons,

mails, webaanvragen en brieven.
2. Verstrekt telefonisch de nodige informatie omtrent de IVAGO-dienstverlening

(recyclageparkreglementering, sorteerregels, ruimdienst, afvalwetgeving, openingsuren, grofvuilophaling
e.d.);

28.01.2019 V2.2 medewerker front office en onthaal

3. Behandelt alle binnenkomende vragen en klachten van onze algemene mailbox en lost deze zoveel
mogelijk zelfstandig op. Meer complexe vragen worden doorgestuurd naar de andere verantwoordelijke
diensten;
4. Verbindt, indien nodig, telefonische oproepen door met de betrokken persoon of dienst;
5. Verwerkt administratieve taken voor de backoffice.

**_Resultaatgebied onthaal _**
1. Informatieverstrekking
Verstrekt aan de balie informatie in het kader van de IVAGO dienstverlening (reglementering, sorteerregels,
ruimdienst, afvalwetgeving, openingsuren e.d.)
2. Verzorgen IVAGO dienstverlening en IVAGO winkel
Verkoopt IVAGO producten en diensten (verkoop vuilniszakken, compostvaten, ruimdienst en
bouwafvalzakken, melding verhuis, aanvraag recyclageparkkaart, etc.) De medewerker frontoffice en onthaal
staan ook in voor het bijhorende stock
- en kasbeheer.
Plant de IVAGO diensten (ruimdienst, opruiming sluikstorten, ophalingen tegen betaling, e.a.) en laat deze
uitvoeren. Hiervoor is doorgedreven samenwerking noodzakelijk met verschillende andere diensten binnen
en buiten IVAGO (dispatching, boekhouding, onderaannemers, e.a.).
3. Dienstverlenging aan andere diensten
Interne dienstverlening aan andere diensten: reserveren, klaarzetten en afruimen vergaderzalen, bestellen
broodjes, uitgaande post sorteren e.a.
4. Weegbrug
Is verantwoordelijk voor de bediening van de weegbrug.

**_Resultaatgebied infomobiel _**
1. De mobiel wordt maximum 2 keer per maand ingezet om uit te rijden
2. Verstrekt de nodige informatie omtrent de IVAGO-dienstverlening (recyclageparkreglementering,

sorteerregels, ruimdienst, afvalwetgeving, openingsuren, grofvuilophaling e.d.);
3. Behandelt alle vragen en klachten van de bezoekers en lost deze zoveel mogelijk zelfstandig op. Meer

complexe vragen worden doorgestuurd naar de andere verantwoordelijke diensten;
4. Verkoopt IVAGO producten en diensten (verkoop vuilniszakken, melding verhuis, aanvraag

recyclageparkkaart, etc.)

**_Resultaatgebied projecten _**
Bovenop de normale taken, werkt men mee aan projecten en geeft men de nodige ondersteuning

Zorgt voor een volledige en correcte rapportering aan het diensthoofd klantenonthaal.
Doet vanuit zijn functie en ervaring voorstellen tot verbetering, legt deze voorstellen voor en voert deze
vervolgens uit.

**BPI’s: - Belangrijkste Prestatie Indicatoren**

Deze worden verder uitgewerkt in werkoverleg en functioneringsgesprekken
Frontoffice
- Telefoonperformantie: beantwoorde/verloren oproepen, antwoordtijd, gesprekstijd
- Mails/webaanvragen: doorlooptijd
- Nauwkeurige verwerking van adm



  • Gent, Belgique Ivago Temps plein

    Als Medewerker Frontoffice en Onthaal ben je een van de gezichten van onze klantgerichte organisatie en kan je ingezet worden op verschillende werkterreinen. In ons callcenter beantwoord je telefonische oproepen en verwerk je inkomende mails, online aanvragen en brieven. Aan ons onthaal ontvang je alle bezoekers en geef je hen de nodige informatie. Bovenop...


  • Gent, Belgique Agilitas Group NV Temps plein

    Ben jij administratief sterk en beschikbaar voor een tijdelijke opdracht in de maand december? Op zoek naar een job met een maatschappelijke meerwaarde? Solliciteer snel op onze vacature van Medewerker telefonisch onthaal! Zowel voltijdse als deeltijdse tewerkstelling is mogelijk! **Jouw taken**: Voor een Sociale huisvestingsmaatschappij zijn wij op zoek...


  • Gent, Belgique Start People Temps plein

    Agentschap integratie en inburgering zoekt een medewerker onthaal en administratie. Takenpakket: - Telefonisch onthaal van klanten doen. - Basisinfo en persoonsgegevens van klanten in het online opvolgsysteem zetten. - Administratieve taken: postverwerking, kopiëren en printen, pakketjes in ontvangst nemen, bestelbonnen maken,...

  • Medewerker Onthaal

    il y a 2 jours


    Gent, Belgique Sodexo Temps plein

    **Functie**: Als Onthaal & Bezoek medewerker ben je verantwoordelijk voor het onthaal van de bezoekers, personeelsleden, geïnterneerden met uitgaansmodaliteiten en dit zowel bij aankomst als vertrek. Je staat in voor de interne postverdeling en voor de inkomende telefoonlijnen. Je past vriendelijk maar strikt en discreet de toegangsprocedures toe. Je werkt...


  • Gent, Belgique WEBA Systems NV Temps plein

    **Medewerker Administratie/onthaal**: **Functieomschrijving**: - Je staat in voor het onthaal en de kassa - Je bent verantwoordelijk voor de verhuring van de WEBA bestelwagens - Telefonisch contact met klanten en collega’s - Openen en verdelen van inkomende post - Diverse administratieve taken ter ondersteuning van een vlotte verwerking van de...


  • Gent, Belgique Arteveldehogeschool Temps plein

    Context Arteveldehogeschool is een expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening, waar studenten, medewerkers en strategische partners in een motiverende omgeving samenwerken. Waar staan wij voor? Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij door dé makers van de...


  • gent, Belgique WEBA Gent Temps plein

    Meubelen Weba ( is een Belgisch familiebedrijf en heeft winkels in Gent, Deinze en Mons en zoekt volop uitbreidingsmogelijkheden. In Gent is Weba sinds 1985 gevestigd in een historisch pand aan de Vliegtuiglaan. WEBA doet het goed, dankzij een frisse meubelcollectie, scherpe prijzenen een ploeg gedreven medewerkers!Om op dat elan verder te gaan is WEBA...


  • Gent, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Na een opleidingsperiode waarin je de job en het bedrijf grondig leert kennen, ga je aan de slag als onthaal/service medewerker autosector. Je bent mede verantwoordelijk voor de goede werking van het Service Center om de verwachtingen van de klanten te overtreffen. Je rapporteert rechtstreeks aan de Market Leader. Je afwisselend...


  • Gent, Belgique Topsun zonnecenter Temps plein

    Voor ons zonnecenter zijn wij op zoek naar een deeltijdse onthaal medewerker. De voornaamste taken bestaan uit: - Poetsen - Het algemeen onderhoud van ons zonnecenter. Hygiëne is het uithangbord van onze zaak. - Onthaal - klanten ontvangen en begeleiden bij de juiste keuze van de zonnebank. - Verkoop cosmetica - advies geven aan klanten over het nut van...


  • Gent, Belgique WoninGent Temps plein

    Thuispunt Gent is de derde grootste woonmaatschappij in Vlaanderen. Elke dag zetten onze medewerkers zich in om van onze sociale woningen een thuis te maken voor onze bewoners. We doen dit door te zorgen voor kwaliteitsvolle sociale woningen waar het aangenaam is om te wonen en door onze bewoners een klantvriendelijke dienstverlening te bieden. Wil jij ons...


  • Gent, Belgique Arteveldehogeschool Temps plein

    Context Arteveldehogeschool is een expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening, waar studenten, medewerkers en strategische partners in een motiverende omgeving samenwerken. Waar staan wij voor? Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij door dé makers van de...

  • Medewerker Onthaal

    il y a 4 semaines


    Gent, Belgique Agilitas Temps plein

    Ben je communicatief en administratief sterk? Ben je bovendien onmiddellijk beschikbaar? Dan is deze vacature zeker iets voor jou! Als Klantendienst medewerker ben je het uithangbord van Ivago. Je begroet de klanten en helpt hen op professionele en vlotte manier verder, met als doel een tevreden klant te verkrijgen. Dit zowel telefonisch als via mail. - Je...


  • Gent, Belgique Familiehulp vzw Temps plein

    Jouw taken als medewerker klantenadministratie: - Telefonisch en persoonlijk onthaal van medewerkers - Vragen van klanten en medewerkers doorverwijzen naar de juiste afdelingen of personen - Ondersteunen van dossierbeheerders en iedere maand helpen met input van prestatiestaten - Algemeen administratieve taken: - Rapporten - Opvolgen van lijsten -...


  • Gent, Belgique AZ Sint-Vincentius Deinze Temps plein

    Als onthaalmedewerker van het pijncentrum ben je het eerste aanspreekpunt voor patiënten, artsen en andere diensten. Je beheert de administratieve dossiers van de patiënten, bezorgt de nodige attesten, maakt de nodige afspraken, staat in voor de telefonie en voert de tarificatie uit. Daarnaast ondersteun je de kwaliteitscoördinator van de dienst bij de...


  • Gent, Belgique Agilitas Group NV Temps plein

    Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en snel beschikbaar voor een periode van 3 à 4 maanden? Ben je stressbestendig en kan je de nodige prioriteiten stellen? Solliciteer snel op de vacature van Administratief Medewerker Verhuur met focus aan de balie en wie weet start je in een functie met maatschappelijke meerwaarde! **Jouw taken**: In de functie...

  • Boekhoudkundig Medewerker

    il y a 2 jours


    Gent, Belgique Rock Recruitment Temps plein

    Are you the **rock** we're looking for? **Financieel-administratief medewerker** **DE JOB** - Als administratieve duizendpoot en vertrouwenspersoon ben je actief betrokken in **het reilen en zeilen van het kantoor**. - Je ondersteunt het team op vlak van **boekhouding**, **personeels**: - en algemene **administratie**. Je werkt hierbij samen met het...

  • Marketing & Sales

    il y a 4 semaines


    Gent, Belgique Rock Recruitment Temps plein

    Are you the **rock** we're looking for? **Ondersteuning Marketing & Sales** **BEDRIJF** Voor een Belgische **groothandel gespecialiseerd in horeca-, huishoud-, geschenk - en decoratiemateriaal **zijn wij op zoek naar een **Allround medewerker**. Het gaat hier om een brede functie waarin je de kans krijgt om van verschillende taken te proeven. Ben je...

  • Medewerker Veiligheid

    il y a 7 jours


    Gent, Belgique AZ Sint-Lucas Temps plein

    **Bedrijf** AZ Sint-Lucas is **een warm ziekenhuis** in hartje Gent waar deskundige artsen en medewerkers je met open armen ontvangen. **Ons open karakter, moderne infrastructuur en collegiale werkomgeving zorgen ervoor dat het hier aangenaam werken is. We ondersteunen jou graag in jouw professionele en persoonlijke ontwikkeling én bieden als opleidend...


  • Gent, Belgique Universitair Ziekenhuis Gent Temps plein

    **Datum**:3 aug. 2023 **Plaats**: BE **Bedrijf**:Universitair Ziekenhuis Gent In het UZ Gent kom je terecht in een **innovatieve **omgeving die oog heeft voor je **talent **en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het **engagement **van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent **een baken van zorg**. Maak...


  • Gent, Belgique Nikki Hansens en C° Temps plein

    Jij wordt helemaal gelukkig wanneer je zelfstandig een takenpakket en to-do list beheert en zelf prioriteiten kan bepalen. - Jij geniet ervan wanneer je met jouw nauwkeurigheid en oog voor detail digitale administratieve dossiers tot in de puntjes in orde kan zetten. Ook correct schriftelijk Nederlands is één van jouw stokpaardjes. - Jezelf discreet...