Head of Project Administration

Il y a 5 mois


Aalter, Belgique VINCI Facilities Belgium Temps plein

VINCI Energies Belgium stelt ongeveer 2.800 mensen tewerk en realiseert een jaarlijkse omzet van 580 miljoen euro. VINCI Energies Belgium opereert onder 13 merken, meer bepaald.

Met onze 59 business units, verspreid over gans België, staan wij zeer dicht bij onze klanten. Dankzij onze technische expertise en jarenlange ervaring, begrijpen wij de noden van onze klanten en kunnen wij op hun vragen anticiperen. Wij werken als een echte partner en bieden onze klanten steeds innovatieve oplossingen en diensten aan, van ontwerp tot implementatie, van installatie tot en met onderhoud voor al hun projecten in de industrie, infrastructuur, dienstensector en telecommunicatie.

Actemium is koploper in het automatiseren, digitaliseren en optimaliseren van industriële processen en zet sterke projecten neer bij top-referenties in de voedingsindustrie. Bij Actemium spelen onze project administrators een cruciale rol om het administratieve verloop van onze projecten feilloos te laten verlopen. Om ons team in Aalter te versterken kijken we uit naar een Head of project administration die zowel meewerkt op onze projecten maar ook optreedt als teamcoach voor ons admin team

Je functie:

- je bent het aanspreekpunt voor het team, je staat in voor het operationeel beleid van het team: systematisch inplannen van overlegmomenten, organiseren van teammeetings, informatiedeling,
- je ondersteunt je teamleden in hun dagdagelijks werk, je organiseert feedback momenten, zorgt voor open communicatie en creëert een sfeer van vertrouwen.
- je staat mee in voor de werkverdeling en bewaakt de werklast van alle collega’s binnen het team.
- je bewaakt de uniformiteit van de dienstverlening in functie van de vastgelegde procedures. Je zorgt ervoor dat best practices gedeeld worden om een efficiënte werking te garanderen.

Naast je rol als teamlead werk je zelf ook mee op projecten als project administrator. Je ondersteunt onze projectleiders in alle facetten van de projectadministratie:

- je verwerkt inkomende orders: aanmaken projectnummers, budgetingave volgens calculatiesheets, facturatie van vastgelegde schijven
- je staat in voor het plaatsen van materiaalbestellingen: opvragen van prijzen, vergelijkingen maken en controleren van orderbevestigingen
- je plaatst bestellingen bij onderaannemers en volgt deze flow op, ook de wettelijke documenten
- je staat in voor de opmaak van regie-afrekeningen volgens de afgesproken tarieven of specifieke voorwaarden
- je controleert de ureningave van medewerkers en stuurt bij waar nodig
- je staat in voor het correct afsluiten van projectdossiers
- je staat veelvuldig telefonisch in contact met projectleiders, collega’s leveranciers en klanten. je fungeert als centraal aanspreekpunt.

je profiel
- je hebt een bachelor-diploma en een stevige ervaring in administratie en facturatie.
- je hebt een zeer sterke kennis van SAP: sales orders, purchase orders, facturatie,
- je bent analytisch ingesteld en werken met cijfers is helemaal jouw ding.
- je hebt ervaring in het aansturen van een team, je kan mensen motiveren en weet de balans te vinden tussen mens
- en resultaatsgerichtheid.
- je beschikt over coachende vaardigheden en gaat op een verbindende manier te werk.
- je beheerst het Nederlands perfect, kennis van het Engels is extra troef.

Ons aanbod
- Actemium maakt deel uit van de sterke groep VINCI Energies
- Je kan rekenen op een vlakke organisatiestructuur, laagdrempelige en collegiale cultuur en een warm team
- We bieden een compleet verloningspakket met tal van extralegale voordelen zoals eco
- & maaltijdcheques, bonus, fietslease, verzekeringen, kortingen, 32 verlofdagen,...
- Actemium is een gedreven én waardengedreven organisatie met oog voor mens & maatschappij
- We organiseren tal van initiatieven rond kennisdeling, sportieve, culturele en/of familiale activiteiten

VINCI Energies wil een inclusieve werkgever zijn, een plek waar iedereen zich goed voelt, waar iedereen gelijke kansen krijgt, ongeacht geslacht, gender of cultuur.

Alle zij’s, die’s en hij’s hebben het recht om te zijn wie ze zijn en moeten de kans krijgen om zich ten volle te ontplooien. Wij zien diversiteit als een sterkte en het is onze basis voor duurzaam ondernemen. Daarom staan onze vacatures open voor iedereen die voldoet aan de competenties zoals omschreven in de jobomschrijving

Professionele Bachelor
5 tot 10 jaar


  • Project Controller

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Voor een **internationaal bedrijf actief in de energetische en communicatiesector** met standplaatsen in Aalter en Moeskroen, zoeken we een **Project Controller** met een aantal jaren ervaring binnen controlling. Voor een **internationaal bedrijf actief in de energetische en communicatiesector** met standplaatsen in Aalter en Moeskroen, zoeken we een...

  • Project and Opex Manager

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique Bekaert NV Temps plein

    **Be part of something bigger!** As the world and the way people live is changing, at Bekaert we believe it’s our responsibility to contribute to finding new solutions for the future. Our ambition is to be the leading partner for shaping the way we live and move. And to always do this the Bekaert Way - safe, smart, and sustainable. As a dynamic and...


  • Aalter, Belgique Meat&More Temps plein

    Word jij onze nieuwe Freelance Project Manager? Bij Meat&More gaan we samen voor zorgeloze maaltijden, elke dag opnieuw. En we zijn goed bezig: met meer dan 180 winkelpunten van Buurtslagers of Bon’Ap en meer dan 1.500 medewerkers zijn we één van de grootste voedingsbedrijven in Vlaanderen. We zijn er 100% van overtuigd dat een goeie job gelukkig maakt....


  • Aalter, Belgique ARDIS Temps plein

    Met oog op de verdere groei (productverbreding en geografische marktexpansie), is ARDIS® op zoek naar een ondernemende applicatieve **Project Coordinator Industriële Software.** Een uitgesproken kans voor jou om je internationaal én industrieel-technisch verder "uit te leven". **Jouw rol als Technical Project Coordinator** - Je bent eindverantwoordelijk...

  • Senior Project Manager

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique Meat&More Temps plein

    Word jij onze nieuwe Senior Project Manager? Bij Meat&More gaan we samen voor zorgeloze maaltijden, elke dag opnieuw. En we zijn goed bezig: met meer dan 180 winkelpunten van Buurtslagers of Bon’Ap en meer dan 1.500 medewerkers zijn we één van de grootste voedingsbedrijven in Vlaanderen. We zijn er 100% van overtuigd dat een goeie job gelukkig maakt....

  • Project Manager

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique Meat&More Temps plein

    Word jij onze nieuwe business process analyst? Bij Meat&More gaan we samen voor zorgeloze maaltijden, elke dag opnieuw. En we zijn goed bezig: met meer dan 180 winkelpunten van Buurtslagers of Bon’Ap en meer dan 1.600 medewerkers zijn we één van de grootste voedingsbedrijven in Vlaanderen. We zijn er 100% van overtuigd dat een goeie job gelukkig maakt....


  • Aalter, Belgique Meat&More Temps plein

    Word jij onze nieuwe collega? Bij Meat&More gaan we samen voor zorgeloze maaltijden, elke dag opnieuw. En we zijn goed bezig: met meer dan 180 winkelpunten van Buurtslagers of Bon’Ap en meer dan 1.500 medewerkers zijn we één van de grootste voedingsbedrijven in Vlaanderen. We zijn er 100% van overtuigd dat een goeie job gelukkig maakt. Daarom vind je...

  • Site supervisor

    il y a 4 semaines


    Aalter, Belgique CTRL-F Temps plein

    For the vacancy of site supervisor in the Oostkamp region, you will perform the following tasks: You will follow up the construction sites from A to Z. Starting from the work preparation, administration and effective site follow-up to delivery. You will realise large projects such as residential care centres, office buildings, residential projects,......

  • Project Administrator

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique VINCI Group Temps plein

    Ben jij sterk in administratie en correcte opvolging van dossiers? Wil je een job met veel vrijheid om je werk zelf te organiseren en structureren? Dan ben je bij Actemium aan het juiste adres! We zijn koploper in het automatiseren, digitaliseren en optimaliseren van industriële processen en zetten sterke projecten neer bij top-referenties. Bij Actemium...

  • Project Engineer

    il y a 3 semaines


    Aalter, Belgique LGA Engineering Temps plein

    LGA Engineering is een selectie- en rekruteringskantoor gespecialiseerd in technische- en ingenieursprofielen.  Samen met onze partner, een internationale onderneming, zijn wij op zoek naar een sterk gemotiveerde Project Engineer voor hun site regio Nazareth. Deze firma is actief binnen het ontwerp en productie van industriële machines voor verschillende...

  • Project Administrator

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique VINCI Group Temps plein

    Ben jij sterk in administratie en correcte opvolging van dossiers? Wil je een job met veel vrijheid om je werk zelf te organiseren en structureren? Dan ben je bij Actemium aan het juiste adres! We zijn koploper in het automatiseren, digitaliseren en optimaliseren van industriële processen en zetten sterke projecten neer bij top-referenties. Bij Actemium...

  • Project Developer

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique HR Concept Temps plein

    **De functie**: Als project developer ben je actief in het hart van het bedrijf en sta je in voor het beheer van de ontwikkelingsprojecten op het vlak van design en construction. Dit houdt in dat je de projecten opvolgt van ontwerp en bouwaanvraag tot de uiteindelijke oplevering, en dit vooral vanuit een ontwerpmatige en uitvoeringsgerichte blik. - Je...

  • Junior Project

    il y a 1 semaine


    Aalter, Belgique Ardis Information Systems Temps plein

    ARDIS® is dé machine-onafhankelijke wereldwijde marktleider voor optimalisatie- & productiesoftware. Onze geavanceerde in-house ontwikkelde software biedt een modulair alles-in-één platform voor de plaat/profiel/rol verzagende industrie. Onze medewerkers realiseren iedere dag impact bij meer dan 8000 klanten. Wij zijn een sterk groeiend team van...

  • IT Project coördinator

    Il y a 4 mois


    Aalter, Belgique LGA IT Temps plein

    Ben jij een natuurlijke leider met een passie voor het tot een succes brengen van projecten? Heb je een scherp oog voor detail en uitmuntende organisatorische vaardigheden? Dan zoeken wij jou!  Functieomschrijving Wat houdt jouw takenpakket in?Als IT projectmanager neem jij de regie in handen vanaf de eerste projectscoping tot aan de go-live en de...

  • Project Ingenieur

    il y a 2 semaines


    Aalter, Belgique Unique Aalter Temps plein

    Dit bedrijf produceert en levert diverse zuivelproducten zoals melk, kaas en yoghurt, met een focus op duurzaamheid en innovatie.  Functieomschrijving Je bent verantwoordelijk voor het definiëren en ontwerpen van projectfasen.Je bereidt activiteiten en taken voor en voert deze uit.Je werkt binnen de gestelde tijd, kosten en kwaliteitsnormen.Je werkt aan...

  • Project Ingenieur

    il y a 6 jours


    Aalter, Belgique Unique Aalter Temps plein

    Onze klant is een markleider in de productie van zuivelbereidingen gelokaliseerd te Aalter. Functieomschrijving Je bent verantwoordelijk voor het definiëren en ontwerpen van projectfasen.Je bereidt activiteiten en taken voor en voert deze uit.Je werkt binnen de gestelde tijd, kosten en kwaliteitsnormen.Je werkt aan civiele projecten, processing projecten en...

  • Site Supervisor

    Il y a 4 mois


    Aalter, Belgique CTRL-F Temps plein

    For the vacancy of site supervisor in the Oostkamp region, you will perform the following tasks:You will follow up the construction sites from A to Z.Starting from the work preparation, administration and effective site follow-up to delivery.You will realise large projects such as residential care centres, office buildings, residential projects,You control...


  • Aalter, Belgique Meat&More Temps plein

    Word jij onze nieuwe collega? Bij Meat&More gaan we samen voor zorgeloze maaltijden, elke dag opnieuw. En we zijn goed bezig: met meer dan 180 winkelpunten van Buurtslagers of Bon’Ap en meer dan 1.500 medewerkers zijn we één van de grootste voedingsbedrijven in Vlaanderen. We zijn er 100% van overtuigd dat een goeie job gelukkig maakt. Daarom vind je...

  • Project Manager

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique HAYS Temps plein

    Textiel opleiding of ervaring vereist! | Beschermkledij & accessoires | Juniors welkom | Kwaliteit | 1102687 **Over de organisatie** Je komt terecht bij een internationale speler die actief is in beschermkledij en accessoires. Met een degelijk duurzaamheidsbeleid waardeert het bedrijf lokale productie en voldoen de fabrieken aan de strengste regels om de...

  • Project Consultant

    Il y a 5 mois


    Aalter, Belgique Unique Aalter Temps plein

    Unique Career is het zusterbedrijf van Unique die projectmedewerkers de kans biedt om bij diverse bedrijven ervaring op te doen. Ze werken met een vast contract en plaatsen je op projectbasis in afwisselende en tijdelijke functies. Denk aan taken zoals inside sales, marketing, administratie, logistiek, supply chain, aankoop, receptie, managementassistent,...