Assistant-e Administatif-ve

Réf.: 2023-0933/Aeav/2107
- Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ?_

Un rôle indispensable dans l’accueil des personnes qui demandent une protection internationale en Belgique - comme la Croix-Rouge de Belgique est mandatée pour le faire depuis plus de 30 ans.

Points forts du job:

- La possibilité de choisir de travailler sur Melreux (6990) ou Jupille (4020) dans un premier temps pour ensuite déménager sur Namur centre.
- Travailler dans une équipe **pluridisciplinaire** où les valeurs **d’entraide** et de **soutien** sont présentes.
- Télétravail possible, avec l’indemnité correspondante

Modalités du contrat:

- Un contrat à temps **partiel **(**3/5ème**) et à durée **indéterminée**, à pourvoir **dès le 17/07 **au sein du **service Formation & Développement du personnel **à la coordination **ADA **(accueil des demandeurs d’asile) de **Jupille ou Melreux. Sachant qu’un déméngement est prévu sur le centre de Namur pour l’ensemble des collaborateurs de la Coordination.**:

- Une rémunération en lien avec votre expérience, assortie d’avantages extra légaux:

- chèques repas
- assurance vie privée
- assurance groupe
- prise en charge à 100 % des frais de transports domicile-travail
- 3 jours de congé supplémentaires aux congés légaux dès la première année, et 4 de plus l’année suivante
- Une prime ADA
- Une prime annuelle
- Des horaires fixes

Depuis plus de 30 ans, la Croix-Rouge de Belgique est mandatée par les pouvoirs publics pour accueillir les personnes qui demandent l’asile en Belgique. Pour cela, nous avons ouvert des centres d’accueil à Bruxelles et en Wallonie, afin d’accompagner et d’assurer un accueil digne et humain aux demandeur-ses de protection internationale. Nous sommes en mesure de leur assurer un suivi social, médical et des formations grâce aux nombreux-ses collaborateur-rices travaillant chaque jour dans les différents centres d’accueil, ainsi qu’à la coordination.

**Fonction**:
En tant qu’assistant.e administratif.ve, vos missions principales consistent à assurer la coordination administrative des formations à destination des travailleurs du département Accueil des Demandeurs d’Asile, ainsi qu’à planifier celles-ci, en collaboration avec l’équipe du service Formation et Développement, et avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.

**En termes d’administration**:

- Gérer les invitations, inscriptions, absences, encodages dans le logiciel de gestion interne et réaliser des statistiques en fonction des besoins.
- Assurer la planification des formations : contacts avec les formateur.rice.s internes et externes, gestion des calendriers (salles et activités), annulations et reports, etc.
- Assurer et garantir l’équilibre du programme annuel.
- Soutenir la transition vers la plateforme d’apprentissage en ligne EOS.
- Assurer le helpdesk avec le réseau d’accueil et les partenaires : communication du service vers et depuis les partenaires internes et externes, gérer la boîte mail générale du service, etc.
- Communiquer de manière constructive afin de trouver des solutions adaptées

**Autres responsabilités**:

- Assurer des tâches diverses de soutien à l’équipe Formation et Développement : relectures, corrections orthographiques, mise en page de documents, vérification de factures, préparation de matériel de formation, etc.
- Garantir la transmission efficace des informations pertinentes vers les services compétents, l’équipe et votre responsable.
- Participer à l’évolution du service : alimenter les réflexions, axes du plan d’action annuel, participer activement aux réunions organisées par le département ADA, etc.
- Proposer des approches/outils, améliorations, idées de projets et suggestions répondant aux besoins identifiés.
- Dans le cadre de votre fonction, veiller au respect des règles de déontologie, d’éthique, de secret professionnel et des procédures ADA.
- Participer aux réunions d’équipe et séminaires déterminés par le/la responsable du service.
- Assurer toute tâche liée à la fonction sollicitée par votre N+1 pour répondre aux besoins du service.

**Profil**:

- Vous avez une expérience probante dans une fonction administrative
- Vous maîtrisez les outils informatiques de base : Word - Excel - Outlook. Teams et One Note sont des atouts.
- Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation, vous êtes fiable, méthodique, autonome et faites preuve de rigueur.
- Vous êtes capable de planifier vos activités : déterminer des priorités et prévoir les actions nécessaires pour réaliser à court et long terme les objectifs posés.
- Vous possédez une excellente aptitude à communiquer, vous entretenez des contacts constructifs tant en interne qu’en externe.
- Vous êtes orienté.e solutions et vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue.
- Vous avez une bonne orthographe et