Directiesecretaresse

Wij gaan met plezier op zoek naar **een directiesecretaresse** voor onze partner, hier staat een betrouwbaar team van toch bijna **100 vakmensen** klaar elke dag opnieuw om de klant op maat en snel verder te helpen. Zij steunen hiervoor op **een jarenlange ervaring** en knowhow, zo kan je bij hen terecht voor **een totaalpakket.** Ze zijn zowel actief in de **B2B als de B2C** markt. Het werkveld is dan ook **zeer ruim.**

In deze rol zal je kort omschreven een **zeer breed en gevarieerd** takenpakket hebben waar je in contact zal komen met heel wat **interne en externe** klanten.

**Takenpakket**:

- Je **ontzorgt** de directie in het agenda beheer.
- Je **plant en organiseert** interne en externe meetings en zorgt ervoor dat de puzzel in elkaar valt.
- Waar nodig verzorg je **de notulen** en bereid je documentatie voor.
- Je legt vlot **afspraken vast** met klanten en leveranciers en zorgt daarbij voor een **professioneel onthaal**. Dit zal zowel fysiek zijn als telefonisch dat je bezoekers **warm zal** verwelkomen.
- Je beheert zowel je eigen als **de info mailbox** en zorgt dat **iedereen** de nodige informatie ontvangt en de mail bij de juiste persoon terecht komt.
- Je staat in voor een **correcte postverwerking** en zorgt ervoor dat deze ten allen tijde **discreet** behandeld wordt.
- Je volgt de **openstaande en uitgaande** facturen op en zorgt voor de **nodige acties,** zowel via mail als telefonisch.
- Op het vlak van marketing zorg je voor **online zichtbaarheid** op de sociale media kanalen, zo vorm je ook een** belangrijke schakel** in de company en employer** branding.** Dit neem je dan ook op, **samen** met jouw collega’s van HR.
- **Organisatie** van evenementen: je neemt **een trekkersrol** op in de organisatie van evenementen zoals bedrijfs
- en personeelsevenementen. Je bent daarbij in staat om de** volledige organisatie en opvolging** op te nemen.
- Je biedt **administratieve** ondersteuning op vlak van preventie, je **organiseert en communiceert** de medische controles en de inentingen van de medewerkers.
- Op ICT-vlak ben je het **eerste aanspreekpunt**, je verzamelt de tickets, daarnaast sta je ook in voor **de bestelling** van IT-materiaal, dit in samenspraak met de **externe** partner. Je stuurt de externe partner aan en volgt de facturatie hiervan op.
- Op vlak van **verzekeringen** volg je de eventuele (schade-)dossiers op, je staat hierbij in contact met de **betrokken partijen**, zoals advocaten en klanten.

**W**ie zoeken wij?**
- Je kan minstens **enkele jaren ervaring** voorleggen in een soortgelijke job waar je een breder pakket voor jouw rekening nam.
- Je werkt vlot met de courante **Office**-pakketten en hebt bij voorkeur ervaring met een **ERP-pakket** of pikt dit snel op.
- Je communiceert op een **spontane manier**, je spreekt en schrijft perfect Nederlands, je hebt bij voorkeur een **goede kennis** van het Frans en het Engels.
- Je beschikt over een **proactieve aanpak** waarbij je graag **initiatief toont** en **een trekkersrol** opneemt.

**Aanbod**:

- Je komt terecht in een **heel gedreven team**, waar je samen met de collega’s mee **vorm kan geven** aan de toekomst van het bedrijf.
- Dit betreft een **onmiddellijk vaste** tewerkstelling met een heel **mooi, correct en flexibel** loonpakket met heel wat voordelen.
- Je werkt in een uurregeling waardoor je **32 dagen** verlof zal kunnen genieten.
- Hier is er ongetwijfeld ruimte voor **verdere** persoonlijke en professionele **ontwikkeling.**:

- Er worden **geregeld** after works, BBQ’s en familiedagen **georganiseerd** om samen met de collega’s te kunnen ontspannen.