Consulent Directiesecretariaat

Studieniveau- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
- Graad- Consulent- Plaats van tewerkstelling- FEDERALE GERECHTELIJKE POLITIE ARR OOST-VLAANDEREN
- Groendreef 181, 9000 Gent- Uiterste inschrijvingsdatum- 31.03.24- Referentienummer- 109160/S5N**Jobomschrijving**:
De consulent directiesecretariaat vervult de functie van directiesecretaris van de Gerechtelijk Directeur.

Als **informatiebeheerder** de revelante informatie met betrekking tot specifieke domeinen beheren en exploiteren om ze beschikbaar te stellen zodat iedereen in staat is zijn/haar taken uit te voeren en/of de adhocprocedures na te leven.- De verzamelde gegevens analyseren
- De ontvangen informatie archiveren
- De informatie communiceren via het (de) geschikte kana(a)l(en)
- De kwaliteit van de inhoud en de vorm van de via de verschillende informatievectoren uitgedragen boodschap ontwikkelen
- De gebruikte middelen en de informatie bijhouden/updaten
- De door de directeurs bepaalde functionele mailboxen beheren, en in het bijzonder deze van de gerechtelijke directeur.
- De actieve opvolging van de dossiers beheren en toezien op de uitvoering ervan
- De opvolging verzekeren van dossiers die behandeld worden buiten de kantooruren (contact met SICAD)

Als **omkaderend personeel**, de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal enin overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken.- Een planning opstellen en deze aanpassen in functie van onvoorziene situaties
- De medewerkers concrete instructies of opdrachten geven
- De taken onder de ploegleden verdelen rekening houdend met hun competenties
- Toezien op de kwaliteit en de uitvoeringstermijnen van de taken en verbeteringen aanbrengen indien nodig

Als **ploegverantwoordelijke**, de collega's voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.- Planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure
- Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers
- De behoeften op het vlak van ontwikkeling van de medewerkers nagaan/in kaart brengen en aangepaste acties voorstellen
- De medewerkers opleiden op de werkplaats
- De medewerkers responsabiliseren
- Ingrijpen bij problemen of conflicten in verband met de werkrelaties of het functioneren van het team
- De nieuwe medewerkers begeleiden om zich te integreren in het team en nieuwe taken aan te leren

Als **procesbeheerder**, zorgen voor de correcte toepassing van de verschillende processen om de entiteit een efficiënt beleid te waarborgen en de klanten en de partners een optimale dienstverlening te waarborgen.- Optreden als single point of contact van de FGP
- Nakijken of de verschillende stappen van een proces correct worden uitgevoerd

Als **administratieve ondersteuning**, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.
- Het beheer verzekeren van de routinematige opvolging
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst
- Teksten, memo's, nota's en presentaties opstellen
- Dossiers administratief beheren en opvolgen
- Verbanden leggen tussen de verschillende stukken van een dossier
- Garant staan voor de goede uitvoering van de procedure ingevoerd in het kader van een uniek RIO-systeem en de bijhorende instrumenten (bv. sharepoint) en optreden als referentiepersoon
- De agenda van de Dirjud beheren
- Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen
- Evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen organiseren

Als **contactpersoon**, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- Berichten ontvangen en doorgeven
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen
- Informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels

Als **helpdesk**, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken
- Het probleem bepalen in de situatie die de