Purchasing Officer

**Doelstelling**:
Voor één van onze klanten in de regio Brussel is TORMANS momenteel op zoek naar een Purchasing Officer.

**Voornaamste taken**:
HOOFDACTIVITEITEN
- Aanvragen tot bestellingen en onderhandelingen:

- creëert de aanvraag tot bestelling in de aankooptool
- volgt de aanvragen tot bestelling in de aankooptool op
- vraagt offertes op, selecteert leveranciers en onderhandelt de aankopen van producten of diensten. Binnen de eigen bevoegdheden om zo voor de organisatie de best mogelijke voorwaarden te verkrijgen inzake prijs, kwaliteit &
leveringstermijn
- stelt standaardlastenboeken op en ziet toe op de administratieve afhandeling
- werkt samen met andere interne afdelingen om zo de aankopen te laten gebeuren in functie van hun noden en de gemaakte afspraken. Rekening houdend met de algemene belangen inzake kostenefficiëntie voor de volledige organisatie
- formuleert de gunnings
- en selectiecriteria in functie van de geformuleerde noden
- Aankoopbeheer:

- vraagt op en houdt bij van informatie over de leveranciers en de aan te kopen goederen/diensten zodat steeds de

actuele, juiste informatie beschikbaar is voor het plaatsen van bestellingen
- verzorgt de administratieve afhandeling van de geplaatste en uitgevoerde orders zodat alle uitgevoerde orders op een juiste boekhoudkundige wijze verwerkt kunnen worden
- maakt rapporten op
- volgt de aankoopcontracten en eraan gekoppelde verlengingen (licenties, consultancy...) op
- beheert administratief timesheettool: opvolgen van tijdige en kwalitatieve invulling van timesheets, bewaken van tijdige goedkeuring en verzorgen van correcte en stipte versturing aan leveranciers, voert manipulaties in de tool uit bij

wijzigingen
- biedt algemene administratieve ondersteuning van de afdeling
- beheert alle openstaande aanvragen voor externe consultants (contacteren van leveranciers, kandidaten, tarieven onderhandelen met leveranciers, plannen van interviews,...), bereidt keuzedossiers voor
- beheert de database van persoonsgegevens van externe consultants en zorgt dat de informatie actueel is bij wijzigingen
- houdt de informatie van organisatiewijzigingen actueel om het proces van goedkeuringen vlot en correct te laten verlopen
- creëert de kostenplaats om de budgetten te beheren
- Purchase Orders:

- maakt diverse Purchase Orders aan (punctuele bestellingen/bestellingen via raamcontract) voor of na goedkeuring in het systeem, afhankelijk van het proces en type aanvraag
- beheert alle Purchase Orders
- zorgt voor het ondertekenen, uitsturen en archiveren van de Purchase Orders
- keurt de facturen goed in de goedkeuringstool en vraagt creditnota's aan bij niet conforme facturen (verschil met timesheet en/of met opgemaakte Purchase Order), contacteert vervolgens de leveranciers en zoekt naar een geschikte oplossing
- boekt de boekhoudkundige ontvangingen van facturen in, stuurt na goedkeuring door naar de boekhoudkundige afdeling van de klant voor betaling
- stemt bij facturatieproblemen, o.a. met betrekking tot beschikbaar budget, af met meerdere partijen en diensten, waaronder projectleider, directie en klant
- voert controle uit op de ontvangen wbs
- contacteert indien nodig de boekhouding van de klant om facturen te deblokkeren
- Asset management:

- beheert en volgt op van alle benodigde licenties/raamovereenkomsten binnen de organisatie: bewaken geldigheidsduur contract/PO
- signaleert tijdig wanneer contract verlengd moet worden,....
- Demand Management
- optimaliseert in samenwerking met de collega's de bestaande flow voor het behandelen van alle ontvangen aankopen en past, waar nodig aan
- verzorgt de administratieve afhandeling van de dossiers in nauwe samenwerking met de collega's van het Purchasing team en het Portfolio Management team opdat alle aanvragen tot aankopen tijdig en correct worden opgevolgd in de desbetreffende systemen
- verzorgt de opvolging van alle geplaatste bestellingen voor wat betreft leveringstermijn, kwaliteit en hoeveelheid
- vraagt, voor punctuele bestellingen in samenwerking met B-PI, offertes op, selecteert leveranciers en onderhandelt de aankopen van leveringen of diensten, binnen de grenzen van de toegewezen verantwoordelijkheid om zo voor de

organisatie de best mogelijke voorwaarden te verkrijgen inzake prijs, kwaliteit & leveringstermijn
- houdt alle betrokken partijen op de hoogte over de voortgang in de dossiers
- Diverse:

- werkt mee aan projecten die betrekking hebben op het aankoopgebeuren/facility management
- formuleert voorstellen ter verbetering van de aankoopprocedures/-processen en tijdsregistratie

Verantwoordelijkheidsbereik
- Het onderhandelen van aankopen van producten of diensten, binnen de eigen bevoegdheid om de best mogelijke

voorwaarden te verkrijgen inzake prijs, kwaliteit en leveringstermijn
- Het toezien en opvolgen van het volledige (administratieve) proces van aankoop van producten en/of diensten van de

organisatie
- Het correct en tijdig verwerken van de timesheets

Mogelijke gevolg