Secrétaire Communal

**Société**:
L’Administration Communale de Forest est à la recherche d’un.e Secrétaire communal (M/F/X).

**Fonction**:
**MISSION**:
En sa qualité de haut fonctionnaire, le Secrétaire communal est le premier conseiller des organes communaux et assure un rôle charnière entre les Autorités politiques et les services communaux.

Il assure la préparation et la rédaction des PV des séances du Conseil et du Collège, conseille ces organes d’un point de vue juridique et veille à l’exécution de leurs décisions. Il garantit, dans la mesure des moyens disponibles, un fonctionnement efficace, efficient et orienté citoyen des services de l’Administration.

Les tâches du Secrétaire communal sont régies par la Nouvelle Loi communale ainsi que d’autres dispositions législatives. A titre indicatif, et sous réserve de toutes dissimilitudes dans la législation afférentes à ces emplois, il est le pendant en région de Bruxelles-Communale des « Directeurs généraux » des communes situées en régions wallonne et flamande.

**DOMAINES D’ACTIVITES**:

- Secrétaire
- Directeur général des services
- Chef du personnel
- Gestionnaire de l’Administration
- Président du Comité de direction

Les activités significatives reprises sous chaque domaine doivent être lues comme relevant de la responsabilité du Secrétaire, qu’il les accomplisse personnellement ou qu’il les confie à des collaborateurs.

**Activité 1 : Secrétaire**:

- Il veille à la préparation de tout document ou dossier à soumettre aux organes communaux, en prenant en compte les aspects légaux et réglementaires qui les entourent afin que les Autorités puissent prendre leurs décisions en connaissance de cause.
- Il supervise la veille et le conseil juridiques aux Autorités.
- Il contresigne les documents émanant des Autorités, dans le respect des dispositions légales et réglementaires afin d’en garantir l’authenticité.

Activités significatives:

- Préparer les ordres du jour des séances du Conseil et du Collège
- Assister aux séances du Conseil et du Collège
- Conseiller le Conseil et le Collège quant à la régularité du déroulement de leurs séances
- Rédiger, signer et archiver les procès-verbaux des séances du Conseil et du Collège
- Contresigner les documents émanant de l’Administration

**Activité 2 : Directeur général des services**:
Dans le cadre des moyens mis à sa disposition par le Conseil et le Collège, il organise et coordonne les services communaux, en prenant appui sur les membres du Comité de direction, afin de mettre en oeuvre des processus de travail efficace et efficient permettant d’atteindre au mieux les objectifs des Autorités et d’assurer des services de qualité au citoyen.

Activités significatives:

- Veiller à une répartition efficace et efficiente des activités et des compétences entre les différents services communaux (organigramme du personnel)
- Surveiller le fonctionnement efficace des processus de travail et, le cas échéant, proposer ou décider des améliorations
- Centraliser et diffuser les informations pertinentes et fiables permettant de suivre l’atteinte des objectifs des services et la qualité de leurs prestations
- Planifier et organiser l’activité des services, fixer leurs priorités afin de garantir la cohérence du fonctionnement de l’administration
- Assurer le relais et la communication, dans le cadre de ses compétences, avec les tierces instances, notamment l’autorité de tutelle.

**Activité 3 : Chef du personnel**:

- Dans le respect des lois et des règlements, il met en place une politique de gestion du personnel destinée à développer les compétences et la motivation du personnel, afin de garantir au mieux l’atteinte des objectifs et d’assurer au citoyen des services de qualité.
- Il assure également ses prérogatives légales sur le plan disciplinaire.

Activités significatives:

- Estimer, et ajuster si nécessaire, la qualité et la quantité des effectifs en regard des missions qu’ils doivent accomplir.
- Traduire la politique du personnel en termes opérationnels auprès des chef de service, notamment par le biais du Comité de direction
- Récolter et diffuser toute information utile quant à l’état du personnel (en quantité et en qualité)
- Organiser une juste répartition du travail
- Activer, lorsque cela est nécessaire, les dispositions disciplinaires
- Activer et soutenir la politique relative au bien-être au travail, en tant que premier membre de la ligne hiérarchique
- Mettre en oeuvre une politique d’engagement, de promotion et de mobilité du personnel dans la perspective de plans de carrière, d’anticipation des départs,

**Activité 4 : Gestionnaire de l’Administration**:

- Il rédige, en concertation avec les membres du Comité de direction, la note d’accords légalement prévue afin de mettre en place la meilleure collaboration possible entre le Conseil