Consulent Lid

Studieniveau- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
- Graad- Consulent- Plaats van tewerkstelling- DAB - CENTRALE DIRECTIE
Ruiterijlaan 2, 1040 Etterbeek- Uiterste inschrijvingsdatum- 08.11.24- Max. aantal inschrijvingen- 15- Referentienummer- 115866/S5T**Jobomschrijving**:
**Als administratieve ondersteuning,** administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
- Beheren van het RIO-programma en de opvolging van alle briefwisseling verzekeren
- Deelnemen aan de dagelijkse activiteiten van de dienst en uitvoeren van elke bestuurlijke en organisatorische taak die de optimale uitvoering van de doelstellingen van de dienst toelaat door de termijnen en kwaliteitsnormen na te leven;
- Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo's, nota's en/of presentaties;
- Opstellen van typebrieven, formulieren, documenten en/of getuigschriften;
- Vatten van gegevens Creëren en actualiseren van de bestaande administratieve documenten (ISLP, nota's,formulieren );
- Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers;
- Klasseren van informatie en documenten (fysiek of elektronisch);
- Coördineren van de agenda van een persoon of een dienst;
- Samenstellen van documentatiedossiers
- Versturen van faxen en brieven voor een persoon of een dienst.

**Als contactpersoon,** antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- Bezorgen van de nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen;
- Opzoeken van documentatie op intranet en Internet;
- Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten;
- Beantwoorden aan de gebruikelijke vragen m.b.t. diens domein;
- Bevoorrechte gesprekspartner zijn van één of meerdere klanten/partners en verzekeren van de nodige contacten in dit kader;
- Ontvangen en doorgeven van berichten;
- Vragen om informatie en/of raadplegen van documenten om de klanten te helpen;
- Verzekeren van de verspreiding van de informatie tussen de diensten van de directie en de partners en/of klanten;
- Luisteren, informeren, oriënteren en begeleiden van de bezoekers;
- Opzoekingen verrichten, voor interne of externe partners, in de databanken of archieven.

**Als helpdesk,** technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.
- Toepassen van de gekende procedures voor probleemoplossing;
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken;
- Het probleem identificeren in de situatie die de verzoeker uiteenzet;
- Ondersteuning bieden aan de personeelsleden van de directie.

**Als gegevensbeheerder,** relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie.
- Hulp bieden voor de organisatie van de informatieflux conform de richtlijnen hieromtrent
Verzekeren van de relevantie van de informatie geplaatst in de informaticatools en/of op het intranet, internet;
- Verzekeren van de back-up voor het beheer van de databanken;
- Uitleg verschaffen, aan de interne en externe gebruikers, over de gegevensbank of de classificatie en hen helpen bij hun opzoekingen;
- Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie en archiveren volgens de geldende regels
Ordenen en rangschikken van dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst, en dit volgens de procedures of regels;
**Als dossierbeheerder,** dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- Inwinnen van informatie of verduidelijkingen bij verschillende bronnen;
- Aanvullen van de documenten volgens de geldende regelgeving of procedures;
- Vaststellen, analyseren en structureren van de kernelementen van het dossier;
- Uitvoeren van de voorziene stappen in het dossier volgens de procedures of regels;
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is.