Directiesecretaris

Functieomschrijving

Als directiesecretaris staat u garant voor de administratieve en operationele ondersteuning van de Directie Patiëntgerichte operaties en de Directie van de Zorgen teneinde hun werk te vergemakkelijken. U verzekert de regelmatige en punctuele activiteiten door te zorgen voor een efficiënte opvolging en de naleving van de verschillende deadlines. In dat kader heeft u regelmatig contact met mensen op het terrein (dienstverantwoordelijken, referentieverpleegkundigen, interne medewerkers, externe medewerkers,...).

U staat onder de verantwoordelijkheid van de Directeurs van beide directies en uw takenpakket omvat:

- Interne medewerkers en externe bezoeker onthalen.
- Telefoongesprekken beheren en de nodige contacten leggen ter ondersteuning van de leden van het directiecomité.
- Specifieke rapporten en dossiers voorbereiden door de nodige informatie te verzamelen en de opvolging te verzekeren.
- Vergaderingen en afspraken organiseren: planning, verslag opstellen, uitnodigingen naar de betrokken personen versturen en de nodige informatie en documenten verzamelen.
- De in de vergaderingen genomen beslissingen opvolgen.
- De logistieke organisatie van interne en externe vergaderingen, afspraken, evenementen en seminaries (zalen reserveren, uitnodigingen versturen, materiaal voorzien, catering,...) verzekeren.
- De agenda's beheren.
- Nota's en diverse briefwisseling opstellen.
- Informatie verspreiden (dienstorders, informatieve nota's,).
- Inkomende en uitgaande briefwisseling beheren (opvolging en verdeling).
- Iedere voor het werk van de leden van het Directiecomité nuttige informatie of gebeurtenis melden.
- Verschillende documenten opstellen (mails, brieven, rapporten, opvolgingstabel,).
- Briefwisseling en documentatie klasseren en de archieven van de leden van het Directiecomité bijhouden.
- De databanken beheren en bijwerken.

Profiel

Uw opleiding:

- Bachelor of graduaat (Directiesecretariaat optie medische sector,...).

Uw ervaring en kennis:

- Minstens 5 jaar bewezen ervaring in een gelijkaardige functie;
- Minstens 3 jaar ervaring in de medische sector;
- Zeer goede kennis van de medische terminologie;
- Zeer grondige kennis op het vlak van IT (MS Office);
- Goede kennis van de tweede landstaal.

Uw competenties:

- U bent stipt en snel in de uitvoering van uw taken.
- U bent georganiseerd, u beheert uw tijd op een efficiënte manier en respecteert de planningen en deadlines.
- Uw bekwaamheid om dringende gevallen te beheren werd bewezen.
- U bent flexibel op het vlak van uurroosters.
- U bent polyvalent en nauwkeurig.
- U bent vastberaden en volhardend en u streeft ernaar om de missies die u toekomen tot een goed einde te brengen.
- U analyseert de gegevens doelgericht en beoordeelt de informatie met een kritisch oog.
- U werkt autonoom en waardeert eveneens het werk binnen het team en u hebt gevoel voor samenwerking.
- U handelt discreet, integer en beheert de dossiers in alle vertrouwelijkheid.
- U anticipeert op de dingen en aarzelt niet om initiatieven te nemen.
- U hebt een uitgesproken zin voor dienstverlening en u beschikt over zin voor onthaal.

Jobgerelateerde competenties
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Kopieerwerk verrichten

Aanbod
- Een voltijds contract (38u/week) of een deeltijds contract (30u24/week) voor onbepaalde duur.
- Een weddeschaal van de overheidssector en extralegale voordelen:

- voorkeurtarieven in alle ziekenhuizen van het Iris-netwerk,
- maaltijdcheques ter waarde van 7,30 euro,
- tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer: 100% MIVB en 80% NMBS, TEC en DE LIJN, en fietsvergoeding (0,24 cent/km),
- een tweetaligheidstoelage (onder voorbehoud van voorlegging van de Selor Art. 10 of 12),
- 24 dagen wettelijk verlof en 5 extralegale verlofdagen.
- een aanvullend pensioen via een groepsverzekering.
- Een gevarieerde en boeiende functie in een stimulerende en dynamische werkomgeving.
- Een aangename werksfeer met evenwicht tussen het privé en beroepsleven.

Plaats tewerkstelling

1040 ETTERBEEK

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 1040 ETTERBEEK