Medewerker Vakgroepsecretariaat

Departement: Faculteit Economie en Bedrijfskunde; EB21 - Vakgroep Economie
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 13-11-2024 (DD/MM/YYYY)

**Jouw opdracht**:
In deze functie bied je logistieke, administratieve en financiële ondersteuning aan de vakgroep.
- Praktische organisatie van en logistieke ondersteuning (bv. lokaalreservatie, zaken klaarzetten, catering) bij doctoraatsverdedigingen en evenementen (bv. congressen, workshops) binnen de vakgroep;
- Onthaal van nieuwe (internationale) medewerkers en hen wegwijs maken;
- Organisatorische en logistieke ondersteuning bieden bij examens (o.a. occasioneel examentoezicht, kopieën examens,);
- Boekhoudkundige verwerkingen in SAP (o.a. aanmaak van verkoopfacturen, betaling van binnenkomende facturen, verwerking onkostennota’s en Airplus uitgaven in Concur);
- Verzorgen van algemene secretariaatsondersteuning (beheer en reservatie vergaderzalen, bestellingen en aanvragen, aankoop en voorraadbeheer van kantoormateriaal, onthaal van bezoekers, toegangscontrole, post ophalen);
- Mede instaan voor het onderhoud en actualiseren van de vakgroepwebsites;
- Verantwoordelijk voor de alumniwerking en de organisatie van de alumni-activiteiten van de vakgroep;
- Taakoverschrijdend samenwerken met collega’s en als back-up fungeren voor bepaalde taken van medewerkers in functie van workload en piekmomenten binnen de vakgroep.

***Jouw profiel**:
**Kennis en ervaring**:

- Je hebt ervaring met (financiële) administratie;
- Je hebt bij voorkeur kennis van SAP;
- Je bent vertrouwd met de courante softwaretoepassingen (MS Office);
- Je bent in staat om je vlot in te werken in (nieuwe) digitale systemen;
- Ervaring hebben in de domeinen financiën en/of communicatie is een sterk pluspunt;
- Je hebt een zeer goede van het Nederlands en een goede kennis van het Engels (zowel gesproken als geschreven).

**Vaardigheden en attitudes**:

- Je bent administratief sterk en je werkt graag met cijfers;
- Je weet je goed te organiseren in functie van prioriteiten en deadlines;
- Je bent flexibel ingesteld qua takenpakket en bereid tot occasioneel avondwerk;
- Je hebt een positieve, proactieve en sociale ingesteldheid;
- Je helpt waar nodig en steekt graag de handen uit de mouwen (logistieke taken);
- Je kan zowel mondeling als schriftelijk vlot en professioneel communiceren;
- Je kan werken binnen een team, maar ook zelfstandig werken schrikt je niet af;
- Je neemt initiatief en je beschikt over een probleemoplossend vermogen;
- Je werkt punctueel en gestructureerd, je bent discreet;
- Je staat garant voor een professionele en klantgerichte instelling waarbij je verantwoordelijkheid opneemt.

**Wat bieden wij jou?**:
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings
- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie,

**Interesse?**:
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een **diploma van bachelor.**

Bezorg ons ten laatste op 13-11-2024 om 23.59 uur de volgende documenten:

- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma

**Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.**

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.