Medewerker Vakgroepsecretariaat

Departement: Faculteit Letteren en Wijsbegeerte; LW07 - Letterkunde
- Functieklasse: B
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 15-09-2024 (DD/MM/YYYY)

**Jouw opdracht**:
Als vakgroepsecretaris ben je de rechterhand van de vakgroepvoorzitter op vlak van dagelijks bestuur, financiële administratie, interne communicatie, personeelsbeleid en logistiek. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en de opvolging van de vakgroepraden. Je bent een brugfiguur tussen de vakgroep en de facultaire administratie en een aanspreekpunt voor alle geledingen van de vakgroep.
Binnen de opleiding Taal-en Letterkunde ondersteun je de opleidingssecretaris
- en voorzitter, in het bijzonder bij hun werk voor internationalisering (Erasmus) en de bachelor
- en masterproeven en de organisatie van evenementen.

**Dagelijks bestuur**
- ondersteuning van en regelmatig overleg met de vakgroepvoorzitter
- organisatie van de vergaderingen van de beleidsgroep, opstellen van de verslagen
- organisatie en deelname aan het maandelijkse kernbestuur

**Vakgroepraad**
- organisatie van de vergaderingen (in overleg met kernbestuur)
- notuleren en opstellen van de verslagen
- opstellen uittreksels voor andere organen: beleidscommissie, faculteitsraad
- rapportering algemene posten, afdelingsbudgetten en collectiekredieten

**Financiële administratie**
- opstellen en opvolgen van de jaarlijkse begroting van de werkings
- en collectiemiddelen
- financiële afsluiting boekjaar
- maandelijkse rapportering
- beheer werkingsmiddelen vakgroep
- ondersteuning dagelijkse uitvoering SAP

**Interne communicatie**
- actualisering onthaalbrochure, website, SharePoint en algemene documenten
- vertaling van informatie van algemeen belang van de vakgroepleden naar het Engels
- samenstellen van de wekelijkse nieuwsbrief van de vakgroep

**Personeelsbeleid**
- ondersteuning bij de opmaak van het personeelsbeleidsplan
- opmaak en opvolging vacatures, aanwervingsprocedures, selectiecommissies
- advies m.b.t. verloven, vervangingen
- organisatie van HR-commissies
- organisatie onthaal nieuwe medewerkers
- organisatie vakgroepevenementen

**Logistiek**
- opvolging lokaalbezetting, plaatstoewijziging, aankoop meubilair, verhuisbewegingen
- opvolging masterplan faculteit in functie van de vakgroep

Je overlegt regelmatig met de vakgroepsecretaris Taalkunde en werkt nauw samen met de collega's Letterkunde en Taalkunde.

***Jouw profiel**:
**Kennis en ervaring**:

- Je hebt bij voorkeur ervaring met administratie
- Je hebt een goede kennis van SAP of een gelijkaardig ERP- sotwarepakket
- Kennis van UGent
- eigen applicaties zoals OASIS en UFORA is een troef
- Je bent goed thuis in het MS Office pakket
- Je hebt interesse in en/of ervaring met beleidsuitvoering en -ondersteuning
- Je hebt een goede kennis van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk

**Vaardigheden en attitudes**:

- Je functioneert zowel zelfstandig als in teamverband goed en efficiënt
- Je bent communicatief sterk
- Je bent service minded
- Je werkt oplossingsgericht, planmatig en pro-actief
- Enige affiniteit met de opleiding Taal-en letterkunde is een pluspunt

**Wat bieden wij jou?**:
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings
- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie,

**Interesse?**:
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een **diploma van bachelor.**

Bezorg ons ten laatste op 15-09-2024 om 23.59 uur de volgende documenten:

- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma

**Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.