Administratief Assistent

**Code de sélection**:

- XNS24078**Langue**:

- Néerlandais**Diplôme**:

- Bachelier**Type de contrat**:

- Statutaire**Niveau de fonction**:

- B**Type de recrutement**:

- Recrutement externe**Durée**:

- Durée indéterminée**Lieu de travail**:

- 1040 Etterbeek**Temps plein/temps partiel**:

- À temps plein**Jobinhoud**:
De administratief assistent verleent administratieve ondersteuning bij de activiteiten van elk van de medewerkers van de cel waaraan hij wordt toegewezen.

Meer in het bijzonder moet hij administratieve en organisatorische taken organiseren en opvolgen voor een of meer hiërarchische meerdere(n) van de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' om hem (hen) te ondersteunen bij de uitvoering van zijn (hun) activiteiten (beheer van dossiers van integratietrajecten, beheer van contacten met de Brusselse gemeenten en onthaalbureaus voor nieuwkomers, enz.)

Als** administratief assistent** **bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen'** vereist de functie:

- De activiteiten dagelijks coördineren;
- Een planning opstellen en de verschillende fasen van een dossier opvolgen, prioriteiten vastleggen, zijn werk organiseren en de taken opvolgen in samenwerking met het diensthoofd;
- Actief samenwerken met het diensthoofd om hem te informeren over de voortgang van de aanvragen, hem moeilijkheden te melden, om proactief te zijn en oplossingen voor te stellen;
- Deelnemen aan vergaderingen met de sleutelactoren en de agenda en notulen ervan opstellen en verspreiden;
- Deelnemen aan de officieuze coördinatie van de regelgeving door het diensthoofd bij te staan bij de opvolging of de veranderingen van de regelgeving en door wijzigingen voor te stellen;
- Memo's, adviezen, teksten, documenten, enz. tussen de directie, andere diensten of externe partners ontvangen, verdelen en er correct en op het gepaste moment verslag van uitbrengen.

**Werkgever**:
Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit vier directies, een studiedienst en een dienst Communicatie:

- 'Gezondheid en Bijstand aan Personen': erkenningen van instellingen toekennen en vernieuwen, subsidies toekennen, nieuwe ordonnanties of besluiten uitwerken enz.;
- 'Controle': controleert de door de GGC erkende of gesubsidieerde instellingen administratief en financieel;
- 'Coördinatie en Procedures': levert transversale diensten om de andere directies te ondersteunen (HRM, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
- 'Begroting en Financiën': controleert de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
- Het 'Observatorium voor Gezondheid en Welzijn': een studiedienst.

De administratief assistent zal werken bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen'. Hij zal met name betrokken zijn bij het team dat het integratiebeleid voor nieuwkomers ontwikkelt.

**Competenties**:

- Gevraagd diploma: De kandidaat voor de betrekking van administratief assistent moet in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor).
- Gewenste kwaliteiten: adviseur, procesdeskundige, ondersteunend kennismanagement, dossierbeheerder.
- Kennis van het integratietraject van nieuwkomers is een troef.
- Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef.
- Kennis van de tweede Brusselse taal is een troef.

**Aanbod**:

- Weddeschaal B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,61 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0807 op 01/06/2024);
- Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
- Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
- Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
- Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
- Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo Abonnement;
- Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
- Mogelijkheid tot telewerken;
- 35 dagen verlof per jaar;
- Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
- Tal van opleidingsmogelijkheden;
- Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

**Procedure**:
**Aanwervingsprocedure**:
De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30minuten en moet uiterlijk om 18u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommi