Stafmedewerker Administratie

Functieomschrijving

Functieomschrijving

Als stafmedewerker administratie maak je deel uit van de staf van Felies Nationaal.Je hebt een divers takenpakket.
- Voor Felies Nationaal ben je eindverantwoordelijke voor volgende taken:

- Je bent de interne en externe contactpersoon voor administratieve vragen; Je volgt de subsidies en bezettingen op (samen met de financiëledirecteur); Je volgt veranderingen op vlak van registratie & administratie (vb.i.f.v.subsidies) op;
- Je staat in voor interne (o.a.naar de ondernemingsraad/bestuursorgaan) en externe administratieve rapportage(o.a. naar Agentschap Opgroeien);
- Je vereenvoudigt de administratieve taken door het opstellen van handleidingen,sjablonen,instructiefilmpjes, (zowel naar medewerkers als naar kinderbegeleiders) en hebt voortdurend oog voor het efficiënter maken van interne administratieveprocessen;
- Je volgt de afspraken en evoluties op rond Kinderopvang Vlaanderen.
- Je staat in voor het aansturen van de administratieve medewerkers:

- Je geeft hen de meest actuele informatie door rond administratie (RSZ, subsidies, Deona), Je organiseert op regelmatige basis vormings
- en intervisiemomenten, Je coördineert alles rond Hard-&Software:

- Je staat in contact en stemtr egelmatig af met Syscom (extern ICT-bedrijf) rond:Opvolging en probleemoplossing inzake onze Server; Opvolgingen verdere uitrol TeamsTelefonie.
- Je bent het centraal aanspreekpunt en interne expert rond Deona (kinderopvangsoftware). Je staat hierbij in voor:

- De jaar-& maandrapporten; Input gegevens startende kinderbegeleiders & facturatiegegevens; Het up-to-date houden van Deona; Het uittesten en doorvoeren van wijzigingen;
- Je beheert de tabletverdeling voor de kinderbegeleiders;
- Je volgt de toepassing en verdere uitrol van Jotform op (i.f.v.reservaties, inschrijvingen, GDPR, addenda, luiken B):

- Je geeft hierover vorming aan de regionaalverantwoordelijken; Je werkt handleidingen/ praat avond sjablonen gericht naar kinderbegeleiders;
- Je staat in voor een groot deel van de interne en externe communicatie:

- Dit zowel naar medewerkers, kinderbegeleiders als ouders. Hier voor beheer je ook onze socialemedia en website;
- Je bent een vlot bereikbaar aanspreekpunt voor vragen van onze medewerkers rond administratie.
- Als stafmedewerker neem je ook ruimere staftaken op. Naast het aasluiten op de 2-wekelijkse stafvergaderingen, draag je ook bij tot het organiseren van collectievemomenten, het uitschrijven van beleidsteksten,Dit wordt steeds in overleg met deandere stafmedewerkers besproken en naargelang de prioriteiten en ruimte onderlingverdeeld.

Profiel
- Je competenties- Je hebt een grondige kennis en kan je makkelijk inwerken in diverse ICT-programma’sen
- toepassingen;
- Je kan op een coachende manier leidinggeven;
- Je bent probleemoplossend en hands-on;
- Je kan zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid over je takenpakket;
- Je bent communicatief sterk en toegankelijk;
- Je bent flexibel;
- Je kan samenwerken met diverse medewerkers binnen de organisatie;

Jobgerelateerde competenties
- Procedures voor het administratieve en financiële beheer, indicatoren voor de opvolging van de activiteit en rapportering aan de directie, bepalen en opstarten
- Toezicht houden op en coördineren van de beheerscontrole en de interne audit (evaluatie van de financiële risico's, validatie van fiscale keuzes,...)

Persoonsgebonden competenties
- Resultaatgerichtheid
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Analyseren
- Communiceren
- Klantgerichtheid
- Verantwoordelijkheid
- Flexibiliteit

Aanbod

Wie zoeken wij?
- Wij zijn op zoek naar een enthousiaste stafmedewerker met een hands-on-mentaliteit en in het bezit van:_
- Een master diploma (L1);
- Of een bachelordiploma + minstens 5 jaar ervaring in een leidinggevende functie;
- In een sociale of pedagogische richting of in een andere richting maar met affiniteit met de social profit;
- Van een wagen en rijbewijs B.

Wat bieden we je?
- Wij bieden je een contract onbepaalde duur aan voor 27u/36u;
- Verloning volgens barema L1 binnen pc331;
- Je ontvangt een onkostenvergoeding voor alle gereden km’s binnen het werk;
- Er is mogelijkheid tot thuiswerk(20%);
- Vergoeding voor thuiswerk;
- Volledige einde jaarspremie;
- Laptop en GSM;
- Flexibiliteit in het kiezen van je werkrooster;
- Standplaats wordt in overleg bepaald.

Plaats tewerkstelling

Brussel

Bijlage: Stafmedewerker Administratie_Felies Nationaal (003).pdf
PDF

Vereiste studies
- Master (MA)
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)

Werkervaring
- Minstens 5 jaar ervaring

Talenkennis
- Nederlands (goed)

Rijbewijs
- B

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds - 27.0 uren per week
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Brussel