Assistant

il y a 3 jours

Brussels, Belgique NATO - OTAN Temps plein

**1. SUMMARY**

NATO's Public Diplomacy Division (PDD) plays a key role in explaining the Alliance's strategic and political messages to opinion formers and to the public in general. As NATO's main public interface, PDD works to raise the Alliance's profile with audiences world-wide. PDD also works to promote security cooperation through a variety of programmes in NATO and partner countries and contributes to a continuous process of international security debate and policy creation. Last but not least, the Division also acts as coordinator for most public diplomacy activities undertaken by other Divisions at NATO Headquarters (HQ), as well as by other entities belonging to the NATO structure.

The PDD Press and Media Section is the principal point of contact for all media-related issues at NATO Headquarters, including engagement with the media, media policy and doctrine, and media monitoring.

The incumbent will carry out the duties of an Assistant handling a wide range of administrative and organizational duties within the Press and Media section, primarily for media operations and special events. S/he will also provide support with media operations as well as coordinating the accreditation process for journalists registering for annual accreditation as well as for ministerial meetings, summits and other special events.

**2. QUALIFICATIONS **AND **EXPERIENCE**

**ESSENTIAL**

The incumbent must:

- have a good general education at least to higher secondary level;
- have at least 4 years’ professional experience of administrative support duties;
- have proven customer orientation skills;
- be able to demonstrate good interpersonal skills with experience working as part of a team in a dynamic, international environment;
- possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in one; III (“Intermediate”) in the other;

**DESIRABLE**

The following would be considered an advantage:

- good drafting skills in English;
- a higher level in the other language;
- experience dealing with the media in an international environment.

**3. **MAIN **ACCOUNTABILITIES**

**Planning and Execution**

Operate the accreditation during ministerial and summit meetings of the Alliance. Undertake host-nation accreditation assistants’ training ahead of ministerial and summit meetings abroad. Assist with the day-to-day administration including answering the phone and other front office duties, arranging meetings, preparing necessary travel arrangements and missions, coordination of leave plans and updating of the internal tasking document. Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties.

**Information Management**

Under the direction of the Head of Media Operations and Special Events, receive and process permanent media accreditation requests submitted to NATO and issue written notification of the decision taken. Draft memoranda and cover letters to documents. Oversee the paper flow into and out of the office including retrieving and organising correspondence/documents (including classified information). Develop and maintain an overview of media events for the Press and Media Section. Type and format all kinds of documents, including transcriptions of recorded interviews and news conferences. Inform International Staff (IS)/ International Military Staff (IMS) as appropriate of requirements for events at HQ or abroad, such as for instance the establishment of a media centre.

**Knowledge Management**

Contribute to the development and improvement of the accreditation system with other Divisions (including Information, Communication and Technology Management (ICTM) and NATO Office of Security (NOS)). Operate the electronic web-based system of accreditation for media ahead of and during ministerial and summit meetings and other media events as required ensuring that the system is always up to date. Help define and update minimum requirements for accreditation operations during NATO Ministerial/Summit events. Collect, categorise, and track relevant information required for various tasks and projects. Maintain well-structured paper and electronic filing systems.

**Stakeholder Management**

Maintain contact lists including press officers of the delegations, accredited Brussels-based media, key press agencies; and the military chain of command. Ensure that Press and Media Staff have access to the latest updated contact lists. Act as the point of contact for media accreditation for the Press and Media Section.

**Expertise Development**

Proactively develop skills in areas such as broadcasting, distribution and other event management topics, planning and organising of work tasks, new technology, languages and effective communication, particularly in the context of lessons learned reports after events.

**Organisational Efficiencies**

Find ways to be faster, better and more effective in managing information and using office tools **. **Provide constru

  • administrative assistant, assistant international

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new role as an Administrative Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, Office Managers, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants,...

  • assistant international, management assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new exciting challenge as a Management Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer service,...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new role as an Administrative Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, Office Managers, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants,...

  • Assistant

    Il y a 4 mois

    Brussels, Belgique Ligue Braille Temps plein

    **La Ligue Braille recherche un(e) assistant(e) social(e) à temps plein pour un** **remplacement pour le Hainaut oriental (Arrondissement de Charleroi - Entité** **de La Louvière - Mons - Soignies)** **A propos de l’employeur** La Ligue Braille est une ASBL active dans toutes les régions du pays. Plus de 16 000 personnes aveugles et malvoyantes font...

  • Assistante Gérante

    il y a 3 jours

    Brussels, Belgique Medi-Market Temps plein

    assistante gérante L'assistant joue un rôle essentiel dans le suivi de la para pharmacie: Assister le Shop Manager dans les opérations quotidiennes d'une parapharmacie Si le Shop Manager n'est pas là, l'assistant assume le rôle du Manager. About Us - Medi-Market est un groupe belge en pleine expansion qui a pour ambition et mission de rendre la...

  • office management assistant, assistant international

    il y a 3 semaines

    Brussels, Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a position that combines Office support and Management support? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer...

  • Office Assistant

    Il y a 9 mois

    Brussels, Belgique Oceana, INC Temps plein

    Oceana is looking for an Office Assistant (part-time) to support Brussels office needs by ensuring the smooth running of the office on a day-to-day basis and give support to the accounting team for maternity cover from July to February. The Office Assistant will report to the Finance Director (based in Madrid) and will coordinate office maintenance, purchase...

  • Assistant Achat

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half Talent Solutions recherche un(e) Assistant achat (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au centre-ville de Bruxelles. Robert Half Talent Solutions recherche un(e) Assistant achat (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au centre-ville de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la distribution. Les...

  • Assistante Gérante

    il y a 18 heures

    Brussels, Belgique Medi-Market Italia Temps plein

    L'assistant joue un rôle essentiel dans le suivi de la para pharmacie: Assister le Shop Manager dans les opérations quotidiennes d'une parapharmacie Si le Shop Manager n'est pas là, l'assistant assume le rôle du Manager.

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une opportunité en tant qu'Assistant de direction sur Liège ? Vous avez au minimum 3 années d'expérince dans le secteur industriel ? Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais ? Postulez maintenant ! Dans le cadre de cette fonction d'**Assistant de direction**, vos principales missions sont?: - Vous...

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une fonction d'Assistant de direction dans la région de Liège ? Vous avez une bonne maîtrise du néerlandais et de l'anglais ? Vous avez une expérience en comptabilité ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistant de direction**, vos tâches seront les suivantes: - Vous assurez la première ligne par mail...

  • Assistant de Direction

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une opportunité en tant qu'Assistant de direction sur Liège ? Vous avez au minimum 3 années d'expérience dans le secteur industriel ? Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais ? Postulez maintenant ! Dans le cadre de cette fonction d'**Assistant de direction**, vos principales missions sont?: - Vous...

  • Sales Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'un poste de Sales Assistant dans la région de Liège ? Vous avez une excellente maîtrise du néerlandais ? Vous aimez le contact client ? Postulez maintenant ! En qualité de **Sales Assistant**, vos tâches seront les suivantes: - Vous êtes en charge de l'encodage et du suivi des commandes client jusqu'à...

  • Assistante de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Robert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la...

  • Management Assistant

    il y a 7 jours

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Brussel.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Brussel.** Onze klant is actief in de **technische sector.** De **verantwoordelijkheden** voor deze functie als **Management...

  • Management Assistant

    il y a 18 heures

    Brussels, Belgique Intelect Temps plein

    Werkt u graag administratief nauwkeurig? Heeft u een goede talenkennis? U kan bovendien vlot overweg met Microsoft Office? Dan bent u de nieuwe Management Assistant die wij zoeken! Het bedrijf is een prestigieus advocatenkantoor. Ze zijn op zoek naar een nieuwe management assistant voor hun team van advocaten. Als rechterhand én vertrouwenspersoon van de...

  • Freelance Assistant

    il y a 7 jours

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Location** - BRUSSEL **Office** - Bright Plus Project Outsourcing D1 **Phone number** - +32 (0)2 600 12 40 **E-mail** **Description** Ben jij een meertalige Management Assistant die uitkijkt naar een bijkomende functie part-time of full-time en dit voor bepaalde of onbepaalde duur? Werk je momenteel op freelance basis of is het jouw doelstelling om op...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la consultance. Les responsabilités principales de Polyvalent...

  • Procurement Assistant

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).** Robert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).** Notre client est une sociétéactive dans l'automobile. **Vos missions en tant que procurement assistant FR/EN...

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: En tant qu'**Assistant de Direction** pour notre client vous serez chargé de: - Gérer l'agenda de la direction - Organiser les visites des contacts extérieurs - Réceptionner les factures - Organiser le calendrier des salles de réunion, la gestion des fournitures de bureau **Profil** Vous êtes l'Assistant de Direction que nous...