Communication, Event and Administration Officer

il y a 3 semaines

Bruxelles Etterbeek, Belgique ICAB Business & Technology Incubator Temps plein

**ICAB Business & Technology Incubator is een gerenommeerde community van startende hoogtechnologische bedrijven in de digitale en engineering sector.**

**In ons bruisend bedrijvencentrum te Brussel bieden wij ondernemingen advies, coaching, huisvesting en toegang tot het startup ecosysteem van Brussel.**

**Voor onze vestiging op de Site Arsenaal te Etterbeek zoeken wij een gedreven**:
**Communication, Event and Administration Officer**

**1) ICAB Incubator**

ICAB Incubator ondersteunt innovatieve & technologische bedrijven tijdens de start
- en groeifase. Ons aanbod omvat een waaier van diensten waaronder advies, coaching, huisvesting en toegang tot het startup ecosysteem van Brussel.

ICAB is een levendige community van gedreven entrepreneurs op zoek naar de unicorn-status.

Wij zijn op zoek naar een dynamische collega die mee gezicht geeft aan onze organisatie en samen met het team instaat voor een professionele en enthousiate dienstverlening aan klanten.

ICAB is gehuisvest in een modern gerenoveerd gebouw van 4.000m² met een architecturaal waardevol karakter gelegen op de historische site Arsenaal te Etterbeek op wandelafstand van het openbaar vervoer. ICAB is tevens de host van Betacowork, de pionier van coworking in Brussel.

**2) Functie**

Als medewerker binnen een team van 4 zet je actief je schouders onder de **communicatie**, het **eventsmanagement** en de **administratie**. Je werkt zowel inhoudelijk (communicatie; event management) als uitvoerend (administratie; event management).

Je ondersteunt, en werkt nauw samen met de CEO en de Office & Facility Manager.

Je hebt een grote voeling met communicatie en digitale marketing en een flair voor het opstellen van social media posts, zowel inhoudelijk als visueel (foto & video).

Administratie is een essentieel onderdeel van je job en je hebt hiervoor een natuurlijke aanleg; je werkt methodisch, nauwgezet en efficiënt.

Als lid van een klein team ben je polyvalent inzetbaar als de omstandigheden dit vragen.

“Handen uit de mouwen steken” is jouw tweede natuur. Je bent service gericht, nieuwsgierig, leerbereid en taken, groot of klein, zie je als een uitdaging en vat je enthousiast en resultaatgericht aan.

**3) Taken**

Tot je taken behoren:

- **Communicatie**:

- Mee opstellen en uitvoeren van een jaarlijks communicatieplan (bepalen van de objectieven, de strategie om de objectieven te bereiken en de vertaling van de strategie naar een operationeel plan)
- Aanbrengen van ideeën voor digital marketing en deze uitwerken tot concrete posts of advertenties, al dan niet in samenwerking met een digital marketing agency.
- Beheer van de content van een newsletter
- Beheer van de content van de website
- **Community management**:

- Tot stand brengen van een dynamische en inclusieve gemeenschapsatmosfeer binnen de incubator via regelmatig contact met de bedrijven en via het verwerven van inzichten in hun behoeften.
- Organiseren van netwerkevenementen, workshops en seminaries om samenwerking en interactie tussen leden te bevorderen.
- Ondersteuning bieden aan nieuwe leden bij het integreren in de gemeenschap en het benutten van de beschikbare hulpmiddelen en faciliteiten.
- Een aanspreekpunt zijn voor leden; capteren van feedback, suggesties en bekommernissen en die rapporteren aan het management.
- Creëren en zorg dragen voor een gastvrije werkomgeving, waarbij gemeenschappelijke ruimtes goed zijn onderhouden en aanzetten tot productief werken.
- **Event management**

Naast het organiseren van interne events (cf. supra) ben je verantwoordelijk voor het accountbeheer van externe events. Tot dit takenpakket behoren onder meer:

- Beheer van de vergader & seminariesfaciliteiten (o.a. waarborgen van een professionele uitstraling, beheer technische uitrusting)
- Behandelen van aanvragen voor de huur van vergader
- & seminariefaciliteiten
- Opstellen en onderhandelen van offertes
- Facilitaire voorbereiding en ondersteuning van events (occasionele aanwezigheid vereist buiten de kantooruren)
- Post-event customer care: facturatie, feedback & evaluatie
- **Onthaal**: Onthaal van bezoekers, klanten en leveranciers (desk, telefoon);
- **Administratie**:

- **Secretariaatstaken**: behandelen correspondentie en inkomende telefonische oproepen, postbedeling, klasseren en archiveren, bestellingen, agendabeheer, fotokopies, lay-out en finaliseren van uitgaande correspondentie;
- **Inhoudelijk administratieve taken**: zelfstandig beantwoorden van correspondentie (o.a. ticket management), klantenadministratie (registratie en beheer klanten in digitale klantenbeheersystemen (CRMs), contractenbeheer klanten)

**4) Profiel & competenties**

Je beschikt over een bachelor diploma of gelijkwaardig.

Je hebt bij voorkeur 3-5 jaar ervaring in gelijkaardige functies.

Je bent goed tweetalig Nederlands-Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Je spreekt vlot Engels en je hebt goede noties van het schriftelijk Engels.

Informaticakennis en digitale geletterdheid:

- Ze

  • Administration, Events and Communications Assistant

    il y a 5 jours

    Etterbeek, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: **PRIMARY RESPONSIBILITIES** - Support the team to organise workshops and events, - Prepare meetings and events material, - Take care of communication actions, updating websites, registrations, newsletters, etc. - Support team members to fulfil the association's role in the EU-funded projects (timesheets, drafting and submitting reports,...

  • Administration, Events and Communications assistant

    il y a 3 semaines

    Etterbeek, Belgique Unique Temps plein

    Description: PRIMARY RESPONSIBILITIESSupport the team to organise workshops and events,Prepare meetings and events material,Take care of communication actions, updating websites, registrations, newsletters, etc.Support team members to fulfil the association's role in the EU-funded projects (timesheets, drafting and submitting reports, etc.). Archiving...

  • Administration, Events and Communications assistant

    il y a 2 semaines

    1040 Etterbeek, Belgique Unique Temps plein

    Description: PRIMARY RESPONSIBILITIES Support the team to organis e workshops and events , Prepare meetings and events material, Take care of communication actions, updating websites, registrations, newsletters, etc. Support team members to fulfil the association's role in the EU-funded projects (timesheets, drafting and submitting reports,...

  • Administration and Events Assistant

    il y a 3 semaines

    Etterbeek, Belgique Unique Temps plein

    Description: Are you looking for a rewarding job as an Administrative Assistant?Do you like to organize events? Do you speak English and French ? We have the right job for you! We are looking for an Administrative and Events Assistant (m/f/x) for one of our international clients in Brussels. As an Administrative and Events Assistant (m/f/x), you will...

  • Administration and Events Assistant

    il y a 2 semaines

    1040 Etterbeek, Belgique Unique Temps plein

    Description: Are you looking for a rewarding job as an Administrative Assistant? Do you like to organize events? Do you speak English and French ? We have the right job for you!  We are looking for an Administrative and Events Assistant (m/f/x) for one of our international clients in Brussels.  As an Administrative and Events Assistant (m/f/x), you...

  • Communications & Events Assistant (internship)

    il y a 2 semaines

    1040 Etterbeek, Belgique Unique Temps plein

    Description: PRIMARY RESPONSIBILITIES Support the team to organis e workshops and events , Prepare meetings and events material, Take care of communication actions, updating websites, registrations, newsletters, etc. Support team members to fulfil the association's role in the EU-funded projects (timesheets, drafting and submitting...

  • Communication Officer

    il y a 4 semaines

    Bruxelles Etterbeek, Belgique CEC European Managers Temps plein

    EU Transparency Register Number: 10426402966-04 CEC European Managers is seeking a dynamic, versatile, and skilled Communications Officer to join our team in Brussels. CEC European Managers represents around one million managers in Europe through its national and sectoral federations. Managers play a vital role in Europe, both in the companies they work...

  • Office and Association Manager

    il y a 4 semaines

    Bruxelles Etterbeek, Belgique eacon - European Affairs Consulting Group Temps plein

    The European Affairs Consulting Group (EACON) is a Public Affairs consultancy based in Brussels specialised in EU affairs and politics. For more than 20 years, EACON has provided high-level advice in working with the European and national institutions and other major stakeholders, as well as supported the management of trade and scientific associations...

  • Client Administration Officer

    il y a 5 jours

    Etterbeek, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Administration and secretarial responsibilities - Managing calendar with an understanding of business priorities to offer alternatives, tradeoffs and consideration of the most efficient use of CRM’s time. - Managing and screening all calls and mail, - Developing working relationships with clients, other CRM’s and other members of TreeTop...

  • Events Traineeship

    il y a 4 semaines

    Bruxelles Etterbeek, Belgique European Schoolnet Temps plein

    EVENTS TRAINEESHIP **Department**: Events department*** European Schoolnet (EUN Partnership) is looking for a dynamic and enthusiastic trainee to join its Events department for the duration of 6 months, starting from January 2024. The traineeship will involve supporting European Schoolnet in the organisation of face to face and online events, as well as...

  • Arts and Culture Coordinator

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Belgique HONG KONG ECONOMIC AND TRADE OFFICE Temps plein

    The Hong Kong Economic and Trade Office, Brussels (“Brussels ETO”) is the official representation of the Hong Kong Special Administrative Region (“HKSAR”) Government to the European Union and 15 countries in Europe. We seek to promote the overall image of Hong Kong, and in particular, to promote Hong Kong’s economic and trade interests by enhancing...

  • Arts and Culture Coordinator

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Belgique HONG KONG ECONOMIC AND TRADE OFFICE Temps plein

    The Hong Kong Economic and Trade Office, Brussels (“Brussels ETO”) is the official representation of the Hong Kong Special Administrative Region (“HKSAR”) Government to the European Union and 15 countries in Europe. We seek to promote the overall image of Hong Kong, and in particular, to promote Hong Kong’s economic and trade interests by enhancing...

  • Event Technician

    il y a 4 semaines

    Bruxelles Etterbeek, Belgique FIRST Global Brand Experience Agency Temps plein

    **ABOUT OUR COMPANY** FIRST is a leading global brand experience agency providing Content, Creative, Digital Technology, Management & Delivery, and Data & Insights services. Operating as a full-service agency partner or through embedding specialist talent into client teams, FIRST brings brands and people together through creative, connected experiences....

  • Administration officer

    il y a 3 semaines

    Etterbeek, Belgique Unique Brussels Temps plein

    The organisation is a photovoltaic waste management system supported by the Belgian government. Its mission is to organise and fulfil the obligations of taking back photovoltaic panels on behalf of all its members. Description de la fonction You will be responsible for managing all administrative processes related to registration, declaration, reporting, and...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Etterbeek, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: **General responsibilities**: Reporting to the Administration Manager, the Office Manager’s main responsibility will be to organise and coordinate office operations and procedures, in order to ensure the smooth and efficient running of the office and provide adequate support to the team, our members and visitors. Key responsibilities: -...

  • Events Officer M/w/x

    il y a 4 semaines

    Etterbeek, Belgique EUN PARTNERSHIP Temps plein

    **Description de l’entreprise **- Providing concrete evidence and data in the area of innovation in education on which to base policy recommendations. - Supporting schools and teachers in their teaching practices. - Developing and sustaining a network of schools engaged in innovative teaching and learning approaches. **Description de la fonction **MAIN...

  • Meeting & Event Coordinator

    il y a 4 semaines

    Etterbeek, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half **is currently looking for a **Meeting & Event Coordinator (M/F/x) **during a period of 6 months for a company located in Etterbeek**.** **Robert Half **is currently looking for a **Meeting & Event Coordinator (M/F/x) **during a period of 6 months for a company located in Etterbeek**.** **Robert Half **is currently looking for a **Meeting &...

  • Arts and Culture Coordinator

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Belgique HONG KONG ECONOMIC AND TRADE OFFICE Temps plein

    The Hong Kong Economic and Trade Office, Brussels (“Brussels ETO”) is the official representation of the Hong Kong Special Administrative Region (“HKSAR”) Government to the European Union and 15 countries in Europe. We seek to promote the overall image of Hong Kong, and in particular, to promote Hong Kong’s economic and trade interests by enhancing...

  • Arts and Culture Coordinator

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Belgique HONG KONG ECONOMIC AND TRADE OFFICE Temps plein

    The Hong Kong Economic and Trade Office, Brussels (“Brussels ETO”) is the official representation of the Hong Kong Special Administrative Region (“HKSAR”) Government to the European Union and 15 countries in Europe. We seek to promote the overall image of Hong Kong, and in particular, to promote Hong Kong’s economic and trade interests by enhancing...

  • Communication and Project Assistant

    il y a 4 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique UNITEE - New European Business Confederation Temps plein

    Are you interested in being part of a dynamic and supportive team that welcomes new ideas and own initiatives? You are a good communicator and would like to work on policies and initiatives related to inclusive entrepreneurship, sustainable and diverse business, and migrant and refugee integration? We are looking for a Communication and Project Assistant to...