Front Officer

Front Officer Functieomschrijving De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde (Toon websitehttps://www.ugent.be/ge/biomolecular-medicine/en) is één van de tien vakgroepen binnen de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen. We zijn een interdisciplinair en geïnspireerd team dat, gedreven door wetenschappelijke nieuwsgierigheid, de uitdagingen in het (bio)moleculair onderzoek ten dienste van de patiënt en de maatschappij aangaat. Als front officer/ beleidsmedewerker financieel beheer sta je in voor de financieel-administratieve opvolging van onderzoeksprojecten en eigen middelen voor de budgethouders (professoren en postdoctorale onderzoekers) van de vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde. Daarnaast ondersteun je verschillende onderzoeksgerelateerde initiatieven in de vakgroep. Jouw kerntaken omvatten: - Je treedt op als financieel manager voor de budgethouders en bent verantwoordelijk voor het volledige beheer in SAP en de financiële rapportering voor elk project. - Je bent verantwoordelijk, i.s.m. de budgethouders, voor de opmaak van een meerjarenplanning qua budget en resource planning en voorziet de toekomstige evolutie van projecten en benodigde middelen. - Je bent verantwoordelijk voor het hele proces van aanvraag tot afsluiten van projecten en bent op de hoogte van alle financiële informatie en richtlijnen van de financieringskanalen. - Je staat in voor de opmaak en uitvoering van verschillende plannen m.b.t. facturatie, doorstorting, personeel en verantwoording. - Je staat in voor het opmaken van financiële tussentijdse en eindverantwoordingen, in samenwerking met de projectpromotoren en de centrale administraties. - Je biedt op een klantvriendelijke, nauwgezette en proactieve manier ondersteuning aan de projectpromotoren en -medewerkers. - Je bent het aanspreekpunt voor de betrokken centrale diensten aan de UGent en vertegenwoordigers van financierende organisaties. - Je ondersteunt de werking van de werkgroep onderzoek d.m.v. het plannen van vergaderingen, het (proactief) voorbereiden van de vergaderingen en het opvolgen van actiepunten. - Je neemt een coördinerende en uitvoerende rol op bij de organisatie van vakgroepbrede en/of -overschrijdende seminaries en de onderzoeksdag in de vakgroep. - Je neemt een coördinerende rol op bij de organisatie van initiatieven met als doel het bevorderen van onderzoeksamenwerkingen in de vakgroep. - Je staat in voor een efficiënte communicatie in de vakgroep m.b.t. nieuws over zowel onderzoek als financieel projectbeheer. - Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken en invoeren van verbetervoorstellen bij moeilijkheden bij dagelijkse werkprocessen en procedures met als doel het verhogen van de efficiëntie. Occasioneel kan je ingeschakeld worden voor ad hoc taken afhankelijk van de noden in de vakgroep. Profiel Kennis en ervaring - Je beschikt over een masterdiploma. - Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels. - Je hebt een goede kennis van de courante softwarepakketten (MS Office). Excel kent voor jou geen geheimen. - Je bent vertrouwd met boekhoudkundige software of bent bereid om je daarin in te werken. - Ervaring met SAP is een pluspunt. - Ervaring met financiële administratie, bij voorkeur in een projectomgeving, is een pluspunt. - Kennis van de financiële richtlijnen van (inter)nationale onderzoeksprojecten is een pluspunt. - Je hebt een sterke interesse in, en bent bij voorkeur vertrouwd met financieel beheer en projectmanagement. - Je hebt een sterke interesse in het onderzoek dat uitgevoerd wordt in onze vakgroep en faculteit. Vaardigheden en attitudes - Je bent analytisch en hebt een sterk cijfermatig inzicht. - Je neemt initiatief en kan zelfstandig werken. - Je bent klantgericht en beschikt over een gezonde dosis assertiviteit. - Je bent een sterke planner, kan prioriteiten stellen en bent stressbestendig. - Je bent sociaalvaardig, communicatief en rapporteert spontaan over de stand van zaken. - Je werkt nauwkeurig, bent discreet en integer. - Je bent leergierig, bent bereid de interne opleiding en bijscholing voor de functie te volgen en mee te groeien in een veranderende werkomgeving. - Je bent besluitvaardig en je kan knopen doorhakken. - Je kan een coachende rol opnemen en je bent een verbinder. - Je hebt een positieve ingesteldheid en je kan enthousiasmeren. - Je bent flexibel. Aanbod Werken bij UGent betekent - een boeiende job bij een stabiele en maatschappelijk relevante werkgever - een aantrekkelijk en transparant salaris - een maandelijkse nettovergoeding - ecocheques - vakantiegeld en eindejaarstoelage - een aanvullend pensioenplan (voor contractuele medewerkers) of overheidspensioen (voor statutaire medewerkers) - een hospitalisatieverzekering (met de mogelijkheid om ook gezinsleden aan te sluiten) - 36 dagen vakantieverlof (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week) aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen - terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer - een ruim vormings- en opleidingsaanbod - ... Voor het volledige aanbod verwijzen we graag door naar het vacaturebericht op de jobsite van de UGent: Toon websitewww.ugent.be/jobs