ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F/X

Beschrijving van het bedrijf Brupartners est l'organisme bruxellois chargé de coordonner et d'animer différents conseils consultatifs qui réunissent des acteurs socio-économiques (associations, patronat, syndicat, experts, etc.) pour réfléchir et formuler des avis sur les politiques régionales. Vous travaillerez au sein d'une équipe administrative d'environ 30 personnes, dans un environnement collaboratif et orienté vers le service au personnel et aux membres de ces conseils. Beschrijving van de functie Description des tâches et activités En tant qu'agent en charge du secrétariat, vous : - Gérez le courrier et les e-mails entrants et sortants : enregistrement, référence, traitement (photocopies, scanning, dispatching), classement et archivage. - Rédigez et mettez en forme des documents et tableaux (Word, Excel), créez et actualisez des modèles. - Réalisez diverses tâches de support administratif : dactylographie, mise en page, élaboration de documents types, encodage d'informations, relecture orthographique ponctuelle, etc. - Encodez et mettez à jour des bases de données, des listes d'envoi et l'agenda partagé (Excel, Outlook). - Préparez les documents administratifs requis pour les réunions. - Assurez les envois des documents pour les différents Conseils consultatifs. - Apportez un soutien administratif dans l'organisation d'événements des Conseils consultatifs (colloques, réunions publiques, etc.) : impressions, préparation de badges et chevalets, accueil des participants, etc. - Effectuez de petits travaux bureautiques (copies, scans, reliure, plastification). En tant qu'agent en charge de l'accueil, vous : - Accueillez, renseignez et orientez les visiteurs en assurant une permanence avec votre collègue durant les heures d'ouverture de l'accueil, et en adaptant vos horaires, si besoin, en fonction des nécessités (réunions, événements...). - Assurez l'accueil téléphonique : information des appelants, transfert des communications, prise de messages. - Préparez les salles de réunion (installation, boissons, matériel) et en assurez le rangement. - Réalisez diverses tâches de soutien logistique : préparation d'envois spéciaux ou volumineux, réception de colis, installation et rangement de locaux lors d'événements, entretien des machines à café, etc. - Veillez au bon fonctionnement et au réapprovisionnement des appareils bureautiques collectifs (copieurs, affranchisseuse, etc.). Jouw profiel Diplôme requis : Bachelier[1] Expérience : disposer d'une expérience professionnelle de minimum 2 ans dans une fonction d'assistance administrative (ex. gestion de courriers/e-mails, rédaction et mise en forme de documents et tableaux, encodage de bases de données, de listes d'envoi, dans un agenda partagé, etc.) (// à motiver dans le dossier de candidature) Compétences : - Langues : les acteurs socio-économiques étant issus d'horizons divers, les tâches devront pouvoir être réalisées tant en français qu'en néerlandais. La maîtrise du français (au minimum le niveau C2 du cadre européen commun de référence pour les langues[2]) et la connaissance du néerlandais (au minimum le niveau B1 du cadre européen précité) sont obligatoires. - Excellente maîtrise des outils bureautiques Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams). - Excellentes capacités communicationnelles à l'oral et à l'écrit (expression, orthographe, etc.). - Sens du contact, de l'accueil et du service, rigueur, discrétion et fiabilité. - Capacité à travailler en équipe et à résoudre des problèmes. - Intérêt général pour la Région de Bruxelles-Capitale. - Apprécier et être à l'aise dans un travail administratif avec des procédures administratives. [1] ATTENTION Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique, sachez que les diplômes obtenus à l'étranger doivent avoir fait l'objet d'une décision d'équivalence. Si vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français, sachez qu'en fonction de votre situation, vous devrez peut-être fournir un certificat linguistique SELOR pour attester de votre connaissance du français. Dans tous les cas, vous devez être en possession des documents requis au plus tard à la date de clôture de l'appel aux candidats (voir partie « Comment postuler ? »). [2] Echelle globale - Tableau 1 (CECR 3.3) : Niveaux communs de compétences - Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR) Diploma - Bachelor Taalvaardigheden - Frans (vereist) - Begrijpen : Vaardig + (C2) - Schrijven : Vaardig + (C2) - Lezen : Vaardig + (C2) - Spreken : Vaardig + (C2) - Nederlands (vereist) - Begrijpen : Onafhankelijk - (B1) - Schrijven : Onafhankelijk - (B1) - Lezen : Onafhankelijk - (B1) - Spreken : Onafhankelijk - (B1) Voordelen van de betrekking Type de contrat : durée indéterminée. Régime de travail : temps plein (38h/semaine). Type d'horaire : permanence à assurer, avec la collègue, pendant les heures d'ouverture du bâtiment (horaires de bureau) Mode de travail : présentiel (fonction incompatible avec le télétravail). Entrée en fonction : 01/05/2026. Salaire : Rémunération sur base de l'échelle B101. Exemple de progression de la rémunération de base : - Rémunération 0 an d'ancienneté : 35.500 € (annuel brut*) ; 2.900 € (mensuel brut*). - Rémunération 5 ans d'ancienneté : 40.000 € (annuel brut*) ; 3.300 € (mensuel brut*). - Rémunération 10 ans d'ancienneté : 42.000 € (annuel brut*) ; 3.500 € (mensuel brut*). (*) salaire brut, adapté à l'index actuel et hors allocations réglementaires. Congés : 35 jours de congé annuel. Avantages : - Chèques-repas par jour presté : 8,00 € (quote-part personnelle : 1,09 €). - Intervention dans les frais de transports en commun (trajet domicile-lieu de travail). - Prime vélo : 0,37 € / km (trajet domicile-lieu de travail). - Allocation de bilinguisme possible (brevet délivré par SELOR). - Formations prises en charge par l'employeur. Extra informatie Comment postuler ? Envoyez votre dossier de candidature par e-mail jusqu'au 29/01/2026 à grh-hrm@brupartners.brussels. Le dossier de candidature doit obligatoirement contenir : - Un curriculum-vitae, précisant les nom, prénom, adresse e-mail et téléphone. - Une lettre de motivation détaillant votre intérêt pour le poste et la motivation de l'expérience professionnelle de minimum 2 ans dans une fonction d'assistance administrative. - Une copie du diplôme exigé. // En cas de dossier incomplet, votre candidature ne sera pas prise en compte. Procédure de sélection des candidat(e)s et planning approximatif Une commission de sélection, composée de maximum 4 personnes de Brupartners (dont le responsable hiérarchique du poste à pourvoir) est constituée dans le cadre de la procédure de recrutement. Cette commission évalue toutes les candidatures et effectue une présélection sur la base de votre dossier de candidature. Seul(e)s les candidat(e)s dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront retenu(e)s pour la sélection. La sélection est organisée en 2 étapes : 1) Test écrit (environ 3 heures) visant à évaluer les connaissances et les compétences du (de la) candidat(e) et la concordance du profil du (de la) candidat(e) avec les exigences de la fonction. Le test sera organisé, mi-fin février 2026, dans les locaux de Brupartners (Boulevard Bischoffsheim, 26 à 1000 Bruxelles). Les candidat(e)s ayant obtenu une cotation d'au minimum 14/20 au test écrit seront sélectionné(e)s pour la suite de la procédure. La connaissance du néerlandais (pour rappel, niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues) sera évaluée dans le cadre du test écrit : des questions comptant pour une part élevée de la note globale seront posées en néerlandais, avec obligation de répondre en néerlandais. 2) Entretien oral (environ 1 heure) pour les candidat(e)s qui ont réussi le test écrit. L'entretien se déroulera début-fin mars 2026 dans les locaux de Brupartners (Boulevard Bischoffsheim, 26 à 1000 Bruxelles). Les candidat(e)s ayant obtenu une cotation d'au minimum 10/20 au test oral seront sélectionné(e)s pour le classement. Constitution de la réserve à l'issue de la sélection : Les candidat(e)s sont classé(e)s à l'issue de l'épreuve orale et sont engagé(e)s dans l'ordre de classement. La réserve de recrutement a une durée de validité de deux ans. Lien vers l'offre d'emploi : OFFRE D'EMPLOI 2026 - FR (A4)