SILVERSQUARE - Responsable administratif et des données (H/F/X)

À propos
du rôle Le/La responsable administratif(ve) et des données est un(e) expert(e) administratif(ve) central(e), qui accompagne les espaces de coworking grâce à une gestion contractuelle rigoureuse, une facturation précise et une documentation financière transparente. Vous travaillerez en étroite collaboration avec :
• Le responsable des données et des performances (votre responsable direct)
• Équipe Finance et Comptabilité
• Conseillers en milieu de travail et gestionnaires de l'expérience au travail
• Équipes des ventes et des opérations Vous veillez à ce que chaque contrat, avenant, facture et départ d'employé soit traité avec rigueur, empathie et conformément aux normes de Silversquare. Votre présence se répartit entre Silversquare (à déterminer) au sein de l'équipe (3 jours fixes par semaine pour le traitement, la coordination et le travail d'équipe) et un autre espace de coworking pour les jours restants afin de rester connecté aux réalités quotidiennes du terrain. Principales responsabilités 1. Gestion des contrats et des adhésions
• Préparer, mettre à jour et assurer le suivi de tous les contrats et avenants destinés aux membres.
• Garantir la conformité aux CGV, à la politique tarifaire et aux cadres contractuels de Silversquare.
• Tenir à jour des dossiers numériques complets et précis des membres.
• Traiter les modifications de contrats (mises à niveau, déclassements, prolongations, transferts, indexations,...) de manière structurée et en temps opportun.
• Clarifier les termes contractuels aux conseillers en milieu de travail et les soutenir dans les cas complexes. 1. Exactitude de la facturation et des finances
• Effectuer les traitements mensuels de facturation et les contrôles financiers sur tous les sites avec une précision maximale.
• Assurer une facturation correcte des frais récurrents et des services supplémentaires (salles de réunion, bureaux virtuels, événements, options…).
• Aligner la facturation sur les contrats signés, les relevés d'utilisation et les politiques tarifaires internes.
• Collaborer avec l'équipe des finances pour enquêter sur les anomalies et mettre en œuvre les corrections nécessaires.
• Fournir aux membres des explications claires et empathiques sur la logique de facturation lorsque cela est nécessaire. 1. Suivi du recouvrement et des paiements
• Surveiller les paiements en suspens et gérer les étapes de suivi structurées.
• Assurer la coordination avec les équipes de coworking pour les dossiers de recouvrement sensibles.
• Suivez avec précision les plans de paiement, les conversations et les résultats.
• Adoptez un ton ferme mais respectueux, en accord avec les valeurs CARE de Silversquare. 1. Cessation d'activité et départ du personnel
• Préparer et traiter les formulaires de résiliation en pleine conformité avec les termes du contrat.
• Coordonner avec les espaces de coworking pour une logistique de départ sans accroc.
• Gérer la facturation finale, le règlement des dépôts et la clôture des dossiers.
• Veillez à ce que toutes les étapes soient documentées, transparentes et correctement archivées. 1. Amélioration de la conformité et des processus
• Garantir une application uniforme des normes administratives dans tous les espaces de coworking.
• Identifier les points de friction récurrents et proposer des améliorations opérationnelles simples.
• Mettre à jour les modèles, les listes de contrôle internes et les directives administratives. 1. Collaboration et soutien interne
• Assurer la fonction de point de référence administratif pour les équipes de coworking.
• Travailler en étroite collaboration avec le responsable des données et des performances pour garantir l'exactitude des rapports et la qualité des informations opérationnelles.
• Contribuer aux contrôles internes et aux vérifications de la qualité des données.
• Améliorer la communication inter-équipes entre les services Finance, WX, Ventes et Opérations.