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Avec environ 3900 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus gros employeurs de la Région bruxelloise.

Le **Département Urbanisme** a pour mission générale de définir et porter une vision de développement du territoire de la Ville de Bruxelles intégrant notamment les objectifs de gestion raisonnée des ressources, de neutralité carbone, de résilience climatique et de polycentrisme ; il élabore également des stratégies de mise en œuvre de cette vision au travers de plans et règlements (en ce compris de mobilité et de stationnement), de programmes de rénovation urbaine, de réaménagements d’espaces publics et espaces verts et de projets environnementaux.

Le service **secrétariat et accueil autorisations** assure le suivi administratif des données, documents et dossiers relatifs aux demandes de permis d’urbanisme et d’environnement et aux demandes de renseignements urbanistiques. Il fournit des renseignements d’ordre général relatifs aux procédures en vigueur. Il assure en outre le suivi administratif des tâches courantes liées à la gestion du secrétariat de la direction autorisations et à la commission de concertation, en veillant au respect de la législation et aux procédures internes en vigueur.

**MISSION**

Vous êtes responsable de l’encodage des données liées aux demandes de permis d'urbanisme, d'environnement et des renseignements urbanistiques, conformément à la législation et aux procédures internes en vigueur. Vous accueillez et renseignez le public sur les demandes d'ordre général concernant les demandes de permis et les renseignements urbanistiques. En tant que première personne de contact, vous représentez notre institution en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité, en traitant chaque demande avec la même importance.

**Tâches principales**
- Vous analysez le courrier/mail entrant et en assurez le traitement adéquat et expédiez le courrier sortant de la direction autorisations, y compris les recommandés non remis
- Vous encodez les données relatives aux demandes de permis d'urbanisme, d'environnement et des renseignements urbanistiques (dans NOVA), complétez les tableaux de suivi Excel
- Vous accueillez, informez, orientez le public et les collègues dans toutes les matières liées à la direction Autorisations (demandes de permis, renseignements urbanistiques, primes communales, etc.), assurez une permanence téléphonique pour la direction autorisations
- Vous organisez et/ou suivez l'agenda/planning des rendez-vous pour les renseignements urbanistiques préalables, pour la consultation des dossiers soumis à enquête publique, des dossiers d'archives, l'introduction de demandes de permis, etc.
- Vous collectez, rassemblez, encodez et mettez à jour toutes les informations/la documentation quant aux matières gérées par la direction autorisations
- Vous plastifiez les affiches relatives aux enquêtes publiques en matière d'aménagement du territoire, d'urbanisme et d'environnement et relatives aux décisions en matière d'urbanisme.
- Vous numériser les documents/dossiers/plans délivrés et reçus par la direction autorisations conformément aux procédures en vigueur. Vous en contrôlez la qualité, la lisibilité et la conformité.
- Vous vous occupez de l’archivage et du classement physique et électroniques des dossiers / documents, classez/migrez les documents numérisés dans le système d’informations (arborescence réseau, GED,...)
- vous communiquez les informations nécessaires à la hiérarchie (état d'avancement des différentes tâches inhérentes au service, état d'avancement des opérations de numérisation, difficultés rencontrées, etc.)
- Vous disposez d’un C.E.S.S.
- Vous avez un très bon niveau en français et en néerlandais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Cette condition est une exigence pour le poste.
- Vous aimez avoir des contacts variés
- Vous savez structurer votre travail
- Vous maîtrisez la suite Office
- Un expérience en secrétariat / numérisation / central téléphonique est un atout
- Un contrat à durée indéterminée et à temps-plein
- Salaire mensuel brut : minimum 2335,92 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne.
- Avantages extra-légaux : Chèques repas, abonnement gratuit de la STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation, plan de pension pour les collaborateurs à hauteur de 3% du traitement brut mensuel
- Possibilités de télétravail
- Des formations régulières
- La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et vot