Assistant(E) (Assurances)

**1. RÉSUMÉ**

La Division Gestion exécutive (EM) est responsable au premier chef de la gestion globale du siège de l’OTAN. Elle se compose de quatre directions : Soutien et transformation du siège (HQST), Ressources humaines (RH), Gestion de l’information, des communications et des technologies (ICTM) et Planification et analyse budgétaires (BPA).
- La Direction Ressources humaines (RH) du Secrétariat international (SI) de l'OTAN s'appuie sur quatre piliers : Gestion des talents et intégration RH (acquisition de talents, valorisation des talents et développement organisationnel, conseil RH) ; Services Personnel (traitements et indemnités, pensions, soutien du personnel) ; Coordination de la stratégie et de la politique RH (politique RH du SI et de l'ensemble de l'OTAN) et Service médical. Le Service Assurances fournit des prestations d'assurances aux agents de toute l'Organisation dans le cadre des services RH mutualisés à l'échelle de l'OTAN.
- La/Le titulaire du poste est chargé(e), au sein d'une équipe et sous supervision, de contribuer au quotidien à la gestion administrative et au bon fonctionnement du Service Assurances, s'agissant en particulier de l'exécution du programme d'assurance médicale et d'assurance gros risques pour quelque 24 000 bénéficiaires à l'échelle de l'OTAN. Elle/Il peut par ailleurs être appelé(e) à effectuer de temps en temps des tâches dans d'autres domaines relevant des Services Personnel des RH.**2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE**

**ACQUIS ESSENTIELS**
La/Le titulaire du poste doit:
- avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
- avoir au moins quatre années d’expérience dans l'exercice de fonctions similaires, dans un environnement administratif ou financier ;
- avoir une bonne compréhension du fonctionnement des assurances ;
- avoir une solide expérience de la fourniture de services à des clients et avoir fait ses preuves dans le domaine du service au client ;
- avoir de bonnes capacités de communication ;
- être capable d'acquérir une connaissance approfondie de la réglementation applicable au personnel, en particulier des règles et procédures relatives aux assurances sociales ;
- avoir une bonne connaissance des logiciels standard de la suite Microsoft Office ;
- avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau III (« intermédiaire ») dans l'autre.

**ACQUIS SOUHAITABLES**
Seraient considérées comme autant d'atouts:

- une expérience pratique dans le domaine des assurances ;- une expérience pratique du travail dans une organisation internationale ou une administration nationale ;
- de bonnes aptitudes rédactionnelles ;
- une très bonne connaissance pratique des bases de données tournant sous Windows, comme MS Access et Excel ;
- une expérience pratique de l'utilisation d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) ;
- la connaissance d’autres langues de pays membres de l’OTAN.

**3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

**Gestion de l'information**
Contribue au quotidien à la gestion administrative et au bon fonctionnement du Service ; gère l'emploi du temps du bureau ; répond aux demandes d'informations et aux appels téléphoniques, dactylographie et met en forme des tableaux chiffrés et des communications nécessitant une présentation soignée, contrôle le flux des documents entrants et sortants, notamment en triant et en classant la correspondance et les dossiers ; utilise un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures à exécuter au sein du Service ; organise les réunions et les conférences ; organise les déplacements et en règle les détails. Aide à la préparation des données nécessaires à la réalisation d'études actuarielles sur des questions relatives aux assurances. Répond aux demandes d'informations des bénéficiaires du contrat d’assurance, à savoir les agents en fonction, le personnel temporaire, les retraités et les personnes à charge, ainsi que d'autres organismes OTAN. Rédige des comptes rendus de réunion et d'autres documents de ce type.

**Gestion des connaissances**

**Gestion des parties prenantes**
Se tient en liaison et communique avec les différentes parties prenantes à l'échelle de l'OTAN, à savoir les administrateurs des RH, les gestionnaires, les bénéficiaires, les consultants actuariels, le Service Achats ainsi que les représentants de l'Association du personnel du siège de l'OTAN, de la Confédération des comités du personnel civil de l'OTAN et de la Confédération des associations de retraités de l'OTAN.

**Développement de l'expertise**
Développe ses compétences de façon proactive et approfondit ses connaissances dans des domaines tels que les contrats d'assurance OTAN, les processus et les procédures ainsi que la communication avec les clients internes et externes. Se tient en li