Gestionnaire Administratif-ve

**L’UCLouvain recherche un-e Gestionnaire administratif-ve (F/H/X)**

**Référence du poste : SF** **37328**
Publication interne et externe jusqu'au 27/04/2025

**Pour la Faculté des bioingénieurs (AGRO), du Secteur des sciences et technologies (SST)**
**Site principal**:Louvain-la-Neuve**
**Contrat au cadre, à temps partiel (60%), pour une durée indéterminée**
**Entrée en fonction : dès que possible**

**Fonction**:
Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative de la Faculté des bioingénieurs (AGRO).

Dans le cadre de cette fonction, le/la titulaire sera amené-e à:

- Gérer les aspects administratifs de la formation continue, en lien avec l’Institut Universitaire de Formation Continue (IUFC):

- Mise à jour des pages internet, du lien d’inscription et de la brochure, en collaboration avec l’équipe académique responsable de la formation
- Gestion de la boite mail concernée, en collaboration avec la gestionnaire de parcours concernée
- Gestion des inscriptions, en collaboration avec la gestionnaire de parcours concernée
- Gestion des diplômes
- Gérer les aspects administratifs en lien avec les jobistes engagé-es au sein de la Faculté:

- Gestion de la base de données de recrutement
- Gestion de la communication avec les jobistes
- Gestion des contrats
- Gestion de la base de données de rémunération
- Gérer les aspects administratifs liés aux Fermes universitaires de Louvain (plateforme technologique de l’UCLouvain):

- Gestion des baux
- Gestion des contrats et suivi de la rémunération du personnel vacataire
- Gestion des jobistes
- Collaboration avec le gestionnaire comptabilité des Fermes Universitaires en ce qui concerne la facturation des prestations et la gestion générale des comptes
- Gérer les aspects logistiques des réunions et événements facultaires:

- Réservation des locaux et autorisations
- Gestion du catering (appels d’offre, commandes,)
- Accueillir les étudiant-es et visiteurs-euses se présentant au secrétariat:

- Accueil général : renseignements de première ligne, redirection vers la personne en charge du sujet de visite, prise de communications
- Support logistique/administratif général:

- Gestion des stocks des consommables de bureau
- Gestion des bureaux et locaux : intermédiaire sécurité, alarme, clés, incidents, demandes d’accès au bâtiment,
- Prise de note et rédaction de PV si besoin
- Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer selon les compétences de la personne recrutée, en regard des besoins de l'entité._

**Qualifications et aptitudes requises**:

- Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat et/ou expérience dans le domaine
- Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft Office : Outlook, Word, Excel )
- Capacités de communication (oral et écrit) - la maîtrise de l’anglais est un atout
- Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent-es interlocuteurs-trices
- Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités
- Sens des responsabilités, de la discrétion et de la convivialité
- Proactivité pour aller chercher l’information
- Esprit de synthèse et capacité d’analyse.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.

Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien:
Politique du personnel | UCLouvain