Administrative Office Manager

OVER ONSSilversquare is een snelgroeiend bedrijf dat bestaat uit 10 uniek ontworpen werkruimtes in Brussel, Zaventem, Luik en Luxemburg. Kunstenaars en ontwerpers worden uitgenodigd om onze werkruimtes een extra ziel te geven, want efficiëntie is één ding, maar sfeer is net zo belangrijk om een werkomgeving te creëren die de productiviteit ten goede komt.
Uiteindelijk is elke locatie uniek en maakt Silversquare een ecosysteem gebaseerd op diversiteit.

Als coworking spaces zijn we niet alleen ruimteaanbieders: we versterken de werkplekken door de beste begeleider te zijn.
Silversquare is een bindmiddel tussen mensen, vaardigheden en kennis.

Silversquare is een stevige community van 5000 leden, omringd en geanimeerd door een open-minded team van meer dan 60 gedreven medewerkers wiens persoonlijkheden het verschil maken en onze diensten de reden zijn waarom mensen naar Silversquare komen. Het Silversquare team is het hart van het systeem. Professioneel, levendig en dynamisch, ze harmoniseren en stimuleren de geest van de ruimtes.
- Plezier in het werk heeft een belangrijke plaats in ons dagelijks leven. Want ja, we werken hard, maar delen ook graag een drankje tijdens onze after-works en events- JOB OMSCHRIJVINGDe coworking sector is booming en Silversquare blijft zich uitbreiden. In het kader van onze ontwikkeling zijn we op zoek naar een Administrative Office Manager NL / EN / FR.

We zijn op zoek naar een gestructureerd & samenwerkend persoon die verantwoordelijk is voor alle administratieve en coördinerende taken die in een coworking gebeuren. Iemand die de sales manager zal ondersteunen in het sales proces door het coderen van inkomende contracten en het onderhouden van contacten met klanten om te voldoen aan ons KYC proces. Iemand die samenwerkt met de Community Office Manager door het CRM up-to-date te houden en de coworking ondersteunt bij vragen van klanten. Je bent verantwoordelijk voor het factureren van klanten en het controleren van de ontvangst van betalingen, evenals het afhandelen van facturen van leveranciers.

Als Administrative Office Manager ben je verantwoordelijk voor een goed georganiseerd administratief proces binnen de coworking space. Samen met je team beheer je zelfstandig de coworking.

BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN
- De Sales Manager ondersteunen bij het invoeren, coördineren en beheren van contracten in samenwerking met het oog op de levering van overeengekomen diensten door de coworking.
- Uitvoeren van de administratieve taak met betrekking tot onboarding en outboarding van leden. Samenwerken en ervoor zorgen dat de Office Manager over alle nodige informatie beschikt om een goede onboarding voor nieuwe leden uit te voeren.
- Goed begrip van de taak van de Office manager en 30% van je tijd de receptie overnemen.
- Ervoor zorgen dat het KYC proces wordt gerespecteerd - Beheert de KYC informatiestroom door het onderzoeken, opvragen, registreren en analyseren van gegevens en informatie. Met een regelmatige informatiestroom en het uitvoeren van compliance risicobeoordelingen.
- Voert regelmatig evaluaties uit met betrekking tot het Billing en Compliance proces.
- Facturen uitschrijven en de ontvangst van betalingen controleren
- Bewaken en tijdig afhandelen van factureringsverzoeken
- Bijhouden en bijwerken van verkoop
- en klantendossiers
- Contact opnemen met klanten om ontbrekende informatie te verkrijgen of vragen te beantwoorden
- Controleren of gegevens in CRM, orders en facturen correct zijn
- Contact onderhouden met de leveranciers om te zorgen voor tijdige leveringen en inkomende facturen afhandelen
- Ondersteuning bij het oplossen van problemen met effectieve klachten
- en claimverwerking
- De Office Manager ondersteunen bij alle administratieve taken
- Rapporten en statistieken voorbereiden en ondersteunen, evenals maandelijkse financiële boekhoudkundige gegevens.
- OVER JOU- Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels
- Levendige persoonlijkheid
- Teamspeler
- Sterke verbale communicatie en interpersoonlijke vaardigheden
- Servicegericht en klantgericht
- Autonoom
- Georganiseerd en punctueel
- Multitasking & omgaan met druk
- Gemotiveerd
- Flexibiliteit
- Hands-on mentaliteit
- Microsoft Office vaardigheden