Medewerker Personeels-administratie en HR-data

**FUNCTIEPROFIEL
**Functie: Medewerker personeelsadministratie en HR-data
**A. Functiebeschrijving
1. Doel van de functie

Je ondersteunt de verantwoordelijke HR-data in de data-gebonden analyse, rapportering en

opvolging van HR- processen. Daarnaast sta je mee in voor een accurate en tijdige input van data

ten behoeve van een correcte loonberekening, adequaat personeelsbeheer en optimale

subsidiëring.

2. Plaats in de organisatie
- Je maakt deel uit van het team middelen en van de personeelsadministratie
- Je wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan de verantwoordelijke ‘team

middelen’

3. Kwalificatievereisten
- Bachelordiploma, bij voorkeur in een sociale, administratieve of juridische richting bv. sociaal

werk (optie personeelswerk), HRM, rechtspraktijk, boekhouding, etc.
- Relevante werkervaring op vlak van data-analyse en - rapportering, payroll en

personeelsadministratie strekt tot aanbeveling.

4. Resultaatgebieden en taken
- _Resultaatgebied 1: _

In samenwerking met de verantwoordelijke HR-data het beheren en beheersen van de
personeelskosten en het aanleveren van de nodige financiële personeelsinfo aan onder

andere de financiële dienst en andere diensten.
- Voornaamste taken: _
- Aanleveren van informatie in functie van het opstellen van de begroting
- Aanleveren van informatie in functie van de (tussentijdse) jaarrekening
- Aanleveren van financiële personeelsinfo op vraag (kostprijsberekeningen, etc.)
- Ondersteunen van diverse HR-projecten o.a. door specifieke rapportering en

automatisering van processen, correcte opmaak van rapporteringen en statistieken
- Adviseren en ondersteunen van collega’s in functie van verbeteringen op vlak van

het methodisch, beheersgericht en efficiënt omgaan met data
- _Resultaatgebied 2: _

In samenwerking met de verantwoordelijke HR-data zorgen voor het correct, tijdig en
optimaal beheer van de personeelssubsidies.
- Voornaamste taken: _
- Mee beheren en optimaliseren van het afrekeningsdossier van het VAPH, de Sociale

Maribel middelen de GES+-subsidies
- Mee in kaart brengen van het personeelskader (wensen) en aftoetsen aan de totaliteit

van subsidiebronnen (middelen) zodat de wensen aan de juiste middelen gekoppeld
worden
- _Resultaatgebied 3: _

Zorgen voor een accurate en tijdige input van gegevens in databanken in functie van een
correcte loonberekening, adequaat personeelsbeheer en optimale subsidiëring.
- Voornaamste taken: _
- Ingeven van persoonlijke gegevens van medewerkers
- Verwerken van contractgegevens
- Ingeven van dagprestaties en afwezigheden
- Registreren van schorsingen
- Bijhouden van de verhouding tussen titularissen en vervangers
- Verwerken van loopbaanaanvragen
- Ingeven van contractgegevens in functie van de dagprijs
- Uitwerken en uitvoeren systematische controles met betrekking tot de ingegeven

data
- _Resultaatgebied 4: _

Systematisch opvolgen en nauwkeurig uitvoeren van de personeelsadministratie voor een
groep van medewerkers.
- Voornaamste taken: _
- Opmaken van arbeidsovereenkomsten
- Opstellen van C-documenten en ziekteformulieren via ASR
- Opmaken van diverse brieven en attesten
- _Resultaatgebied 5: _

Berekenen van de lonen en controles uitvoeren met betrekking tot berekende lonen.
- Voornaamste taken: _
- Berekenen en controleren van berekende bruto - nettolonen- Berekenen en controleren van extra loonberekeningen zoals dubbel vakantiegeld,

eindejaarspremie, vertrekvakantiegeld, verbrekingsvergoeding, etc.
- Data-input aanpassen bij niet correcte loonberekeningen / correcties opmaken
- _Resultaatgebied 6: _

Fungeren als contactpersoon voor een groep van medewerkers in functie van een vlotte en
klantvriendelijke informatie-uitwisseling.
- Voornaamste taken: _
- Verstrekken van informatie en beantwoorden van courante vragen in verband met

loon
- en personeelsadministratie
- Indien nodig doorverwijzen naar andere bevoegde collega’s
- Ontvangen en inschrijven van nieuwe medewerkers
- Verzorgen van maandelijkse zitdagen op de andere campussen

**B. Competenties
1. Kerncompetenties van Ter Heide
- **Bewonersgerichtheid**:
De bewoner als een individu in zijn eigenheid respecteren en erkennen. De behoeften van de

bewoner(s) als leidraad beschouwen en er adequaat op reageren.
- **Betrokkenheid en verantwoordelijkheid**:
Zich inzetten vanuit een gevoel van verantwoordelijkheid, nauwgezetheid, engagement,

fierheid, genegenheid en dit gevoel meedragen over de muren van de instelling en de

werkuren heen.
- **Transparantie en openheid**:
De wil tonen om te communiceren op een open en heldere manier en hiervoor de nodige

inspanningen leveren. Zorgen dat informatie en kennis voor iedereen toegankelijk is.
- **Talent en creativiteit**:
Gebruik maken van de ruimte die geboden wordt aan talent en creativiteit door initiatief te

nemen en oog te hebben voor vernieuwing.
- **Samenwerken en samen leren**:
Een actieve bijdrage leveren om een gemeenschappelijke opdracht te realiseren. Samen

doelen nastre