Administratief Onthaalmedewerker

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.

Departement: Vaccin & infectieziekten instituut
Regime Voltijds of deeltijds mogelijk

**Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen**

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

Vaccinopolis biedt innovatief klinisch onderzoek van hoge kwaliteit dat gericht is op het versnellen en ondersteunen van de preventie en bestrijding van infectieziekten.

Wij zoeken een** administratief onthaalmedewerker** **(80%-100%)** om ons groeiend klinisch team administratief te ondersteunen samen met andere secretariaatsmedewerkers.

**Functie**

Je wordt een onmisbare schakel in een interdisciplinair team van artsen, verpleegkundigen, studiecoördinatoren, onderzoekers, laboranten en andere secretariaatsmedewerkers. Samen zorgen jullie voor een vlotte en kwaliteitsvolle uitvoering van klinische studies bij gezonde vrijwilligers.
- Verwelkomen en registreren van studiedeelnemers
- Inplannen en herplannen van studievisites
- Administratieve ondersteuning van het team en de studies
- Bestellen en ontvangen van materiaal
- Voorbereiden van deelnemersdossiers
- Ondersteunen van rekrutering via sociale media, website, en advertenties
- Opvolgen van de algemene mailbox en telefonie
- Coördineren en praktische uitvoering van studiemeetings, site visites, congressen
- Voorbereiden en opvolgen van facturen
- Bijdragen aan het kwaliteitssysteem (incidentmelding, trainingsplan)

**Profiel**

We zoeken een collega die:

- Een diploma secundair onderwijs heeft
- Energie haalt uit administratief werk en vlot werkt met Microsoft365
- Vlot communiceert in het Nederlands en het Engels
- Integer, communicatief, klantvriendelijk, en positief ingesteld is
- Hands-on werkt, initiatief neemt en het werk ziet
- Een teamplayer is

**Aanbod**
- We bieden je een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur mits positieve evaluatie
- Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 3.1-5.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 3) hangt af van je relevante professionele ervaring.
- Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
- Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
- Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
- Je werkt op Campus Drie Eiken - Vaccinopolis, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
- Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

**Solliciteren?**
- Je kan tot en met **18 september 2025** voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg volgende bijlage toe:

- een motivatiebrief
- De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, word je geïnformeerd over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.