Consulent - Invalspunt Middelenbeheer (Domein

Studieniveau- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
- Graad- Consulent- Plaats van tewerkstelling- 7382 CSD OOST-VLAANDEREN - MIDDELENBEHEER
- Grote Baan 111, 9100 Sint-Niklaas- Uiterste inschrijvingsdatum- 14.05.23- Referentienummer- S 5009 N 23 02**Jobomschrijving**:
**Als dossierbeheerder**:
Dossiers analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- Voorbeelden van taken:

- Ondersteuning in en opvolging van diverse dossiers met als doel de praktische uitbouw van de site Westakkers als trainings
- en opleidingscentrum.- Specifieke dossiers binnen het deeldomein van opleidingen en trainingen ontwikkelen voor een toepassing op de site Westakkers.
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen en van professioneel netwerk.

**Als praktische organisator**:
Operationele en/of organisatorische activiteiten verrichten om te helpen bij de praktische organisatie van de activiteiten in de dienst.
- Voorbeelden van taken:
- De dagelijkse werking van het invalspunt PLIF organiseren en de mogelijke knelpunten aanwijzen en voorleggen aan de coördinator.
- De organisatie en coördinatie (agendabeheer, zalenreservatie, ) van onthaalfunctionaliteit in aanmeldpunt (toegangscontrole), evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen op de site.
- Vanuit de kennis van de respectievelijke werkingen van vb. DSU, FGP, WPR, ANPA CGWB,lokale politie en externe klanten logistieke en administratieve ondersteuning op maat bieden teneinde in de mate van het mogelijke tegemoet te komen aan hun opleidingsbehoeften op de site Westakkers.**Als administratieve ondersteuning**:
Binnen de PLIF-dienst administratieve documenten opstellen, aanpassen en/of controleren en vervolgens archiveren volgens de geldende procedures of regels om ervoor te zorgen dat de collega's, partners of klanten op het overeengekomen tijdstip over de nodige documenten beschikken.
- Voorbeelden van taken:
- Beheer functionele mailbox, Galop,
- Beheer van collectief opleidingsmateriaal, meubilair, economaat (bestellingen verbruiksmateriaal),
- Controlefunctie op gebruik als goede huisvader van ter beschikking gestelde middelen op de site (o.a. schadedossiers).
- Beheer lokalen, collectieve ruimten en parking

**Als contactpersoon**:
Antwoorden op de vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- Voorbeelden van taken:
- Fysiek en digitaal eerstelijnsaanspreekpunt voor gebruikers van de site tijdens afwezigheid van coördinator**Als gegevensbeheerder**:
Relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie.
- Voorbeelden van taken:
- Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels (DPO)
- Transparant en up to date informatiebeheer op Teams**Als helpdesk**:

- Technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.
- Voorbeelden van taken:
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken
- De nodige documenten/inlichtingen aan de klanten bezorgen
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- Gemelde problemen oplossen of melden aan coördinator