IT Project Administrator

**Corporate,IT**
**Contract**:

- Onbepaalde duur**Plaats van tewerkstelling**:

- Napelsstraat 79, Antwerpen**Jobomschrijving**:
Als PMO Officer (Project Management Officer) ben je verantwoordelijk voor het effectief ondersteunen van het projectmanagementteam en het management van de IT-organisatie. Je vervult een essentiële rol in het leveren van administratieve en operationele ondersteuning om ervoor te zorgen dat projecten soepel verlopen en dat het managementteam goed wordt ondersteund.

Je speelt een cruciale rol bij het waarborgen van effectieve projectuitvoering en het bieden van administratieve ondersteuning aan verschillende belanghebbenden. Door jouw organisatorische vaardigheden, oog voor detail en vermogen om goed te kunnen samenwerken, draag je bij aan het succes en de groei van de organisatie.

**Functie**
- Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van inkoopaanvragen voor projecten en managementbestellingen. Dit omvat het coördineren en registreren van bestellingen die nodig zijn voor het uitvoeren van projecten en managementbestellingen.
- Je zorgt ervoor dat alle ontvangen goederen en diensten nauwkeurig worden geregistreerd en gecontroleerd volgens de interne procedures.
- Je ondersteunt bij het afhandelen van facturen. Je controleert de facturen op juistheid, volledigheid en overeenstemming met de bestellingen. Je communiceert met het management of projectmanagers en interne belanghebbenden om eventuele vragen of problemen op te lossen.
- Je biedt uitgebreide administratieve en operationele ondersteuning aan het managementteam, waaronder het opstellen van presentaties en andere documenten, het beheren van agenda's en het organiseren van vergaderingen en evenementen. Je fungeert als een betrouwbare bron van informatie en helpt bij het efficiënt beheren van de dagelijkse activiteiten van het managementteam.
- Je bent verantwoordelijk voor het nauwkeurig notuleren van managementvergaderingen, het vastleggen van actiepunten en het opvolgen van de voortgang van besluiten en acties.
- Je ondersteunt bij de onboarding van nieuwe teamleden en coördineert de administratieve taken rondom het vertrek van medewerkers. Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers de benodigde informatie en middelen ontvangen en dat vertrekkende medewerkers de vereiste procedures volgen. Je werkt samen met HR en andere betrokken partijen om een soepele overgang te garanderen.
- Je werkt samen met de delivery en het projectmanagementteam om ervoor te zorgen dat de tijdsregistratie nauwkeurig en up-to-date is.
- Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden van de afdelingsintranetsite. Dit omvat het bijwerken van informatie, organigram, documenten en aankondigingen om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot relevante en actuele informatie.
- Onderhouden en opvolgen van de processen Library: Beheren en bijwerken van de processen Library, inclusief het verzamelen en organiseren van relevante documentatie en het zorgen voor een periodieke review van de processen en procedures.
- Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan het projectmanagementteam bij diverse taken. Dit kan het opstellen van projectdocumentatie, rapporten en presentaties omvatten, het plannen en organiseren van vergaderingen, het notuleren van vergaderingen.

Deze persoon rapporteert aan de PMO Manager.

**Profiel**:
**Profiel**

Studies: Bachelor diploma in een relevant vakgebied of gelijkwaardig door ervaring

Ervaring: Ervaring in projectondersteuning en/of administratieve functies.

Goede kennis van MS Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint).

Ervaring met zakelijke toepassingen als Basware, Oracle Fusion en/of ServiceNow is een pluspunt.

Talenkennis: Zeer goede kennis Nederlands & Engels, zowel mondeling als schriftelijk

**Competencies**
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Vermogen om zelfstandig te werken en taken effectief te plannen en prioriteren.
- Proactieve houding en het vermogen om te multitasken in een dynamische omgeving.
- Discretie en vertrouwelijkheid bij het omgaan met gevoelige informatie.
- Sterke analytische vaardigheden en probleemoplossend vermogen.
- Teamspeler met de mogelijkheid om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden.

**Wij bieden**:
Je komt terecht in een resultaatgericht team in een uitdagende, no-nonsense en boeiende omgeving met collega's gericht op technische expertise, teamwork en open communicatie.

Wij bieden je interessante mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en trainingen. Met een goede balans tussen werk en privé.

We maken deel uit van de PSA Group, een toonaangevende wereldwijde havenoperator met een regionaal hoofdkantoor in Antwerpen, die een open kennisuitwisseling tussen technische experts bevordert.

Een marktconform salarispakket, passend bij jouw ervaring, kennis en verantwoordelijkheden.

**Over ons**:
**PSA ANTWERP | MPET | ATS: One Team in de Haven