Assistent Lid

Studieniveau
- Hoger secundair- Graad
- Assistent
- Plaats van tewerkstelling
- SSGPI - SATELLIET WEST
Groendreef, 9000 Gent
- Uiterste inschrijvingsdatum
- 31.08.25
- Referentienummer
- 123976/S6N

Jobomschrijving

**FUNCTIEBESCHRIJVING**

A. Als **dossierbeheerder**, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

Voorbeelden van taken:

- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden.
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is.
- De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels.
- Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier.B. Als **gegevensbeheerder**, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
- De ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren.
- De verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid.C. Als** administratieve ondersteuning**, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst.
- De echtheid en geldigheid van de documenten controleren.
- Deelnemen aan de digitalisatie van de dossiers.
- De dossiers, de documenten of andere pertinente documentatie ordenen en rangschikken voor de dienst volgens de procedures en regels.D. Als **contactpersoon**, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- Voorbeelden van taken:

- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
- De nodige documenten/inlichtingen aan de personen bezorgen.
- Opzoekingen doen in de databanken of de archieven voor de interne en de externe klanten.
- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.