Office Assistant

Onze klant is een hoogstaand en gerenommeerd bedrijf actief in financieel-juridische dienstverlening. Hun team van experten is gebaseerd in Brussel, Londen, Luxemburg, Milaan, Hamburg, Hong Kong en New York. Hun Belgisch hoofdkantoor is gelegen in het centrum van Brussel en er zijn momenteel +/- 40 medewerkers. Als een erkende specialist in hun domein, bieden ze financiële en juridische diensten aan met als doel een excellente service te verzekeren aan hun klanten. Ze zijn vandaag op zoek naar een getalenteerde Office Assistant/administratieve medewerk(st)er.

**Doel van de rol**:
Administratieve ondersteuning bieden aan senior leden van het team, beheer van de receptie en de vergaderzalen, coördinatie van meetings en agenda’s, een vlotte werking van het kantoor verzekeren.

**Jobomschrijving**:

- Verwelkomen van klanten en bezoekers
- Beheren van de vergaderzalen (reservaties, audiovisueel materiaal, drank en andere benodigdheden)
- Verwerken en beantwoorden van inkomende telefoontjes ene mails, behandelen van inkomende en uitgaande post
- Leveringen in ontvangstnemen, contacten onderhouden met koerier
- en pakjesdiensten
- Contacten onderhouden met leveranciers, kantoormateriaal bestellen, stock bijhouden
- Calls en meetings organiseren voor het team
- Administratieve en logistieke ondersteuning bieden aan senior team members: agenda management, bevestigen van afspraken, coördineren van vergaderingen, enz.
- Algemene administratieve ondersteuning: kopiëren/scannen/archiveren van documenten, updaten van systemen en databases, voorbereiden en nakijken van documenten/rapporten/presentaties, data input, kwaliteitschecks uitvoeren op documenten, enz.
- Behandelen van ad-hoc request van het team in Brussel
- Samenwerken met teamleden in verschillende kantoren

**Profiel**:

- Idealiter heb je een relevant Bachelor diploma (Office Management, Talen, Onthaal & Toerisme,)
- Je hebt reeds een eerste ervaring van 2-3 jaar in een administratieve functie (maar we zijn zeker ook bereid om kandidaten te overwegen die alleen relevante stages/studentenjobs hebben gedaan)
- Je hebt een vloeiend niveau in het Frans of het Nederlands met een goede kennis van de 2e landstaal, daarnaast heb je ook een goed niveau in het Engels
- Je kan vlot werken met Outlook, Word, idealiter ook Excel en PowerPoint, Adobe. Eerdere werkervaring met bepaalde CRM/ERP-systemen is zeker ook een troef. Ook het internet en alle cloud-toepassingen kennen voor jou geen geheimen meer.
- Je beschikt over sterke communicatievaardigheden, je interageert graag met verschillende partijen (interne & externe klanten, leveranciers, andere kantoren,).
- Je hebt uitstekende luistervaardigheden en je bent zeer klant
- en servicegericht
- Je bent grondig & precies en je werkt met veel oog voor detail
- Je bent veerkrachtig en je kan je vlot aanpassen aan veranderende omstandigheden
- Je bent proactief en oplossingsgericht, je bent ook praktisch ingesteld
- Je bent een autonome zelfstarter maar je werkt ook heel graag in team
- Je voelt je goed in een kleinere structuur waar het belangrijk is om je veelzijdigheid & flexibiliteit te tonen.

**Aanbod**:

- Een vast en voltijds contract
- Startdatum: zo snel mogelijk
- Een zeer compleet en aantrekkelijk salaris
- en extralegaal voordelenpakket inclusief groeps
- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, bonus system, terugbetaling kosten openbaar vervoer, smartphone, laptop, thuiswerk mogelijkheden (na de inwerkperiode) en flexibele werkuren, enz.
- Werkuren: 38u/week
- Locatie: centrum van Brussel (zeer makkelijk bereikbaar met de trein, ook indien je van buiten Brussel komt)
- De mogelijkheid om een zeer dynamisch en multicultureel team van top professionals te vervoegen
- Een bedrijf waar je je onmiddellijk thuis voelt, part of the family bent en waar je ook de mogelijkheid krijgt om jezelf te ontwikkelen