Office Assistants

**Code de sélection**: - CFG24066**Langue**: - Français**Diplôme**: - Secondaire supérieur**Type de contrat**: - Contractuel**Niveau de fonction**: - C**Type de recrutement**: - Recrutement externe**Durée**: - Durée déterminée**Lieu de travail**: - 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**: - À temps plein**Résumé**: **Contenu de la fonction**: Nous recherchons actuellement plusieurs Office Assistants pour nos deux ambassades à Bruxelles: - Deux Office Assistants à la **Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne**: - Un Office Assistant à la **Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN** Vos tâches seront les suivantes: - Vous effectuez des tâches administratives conformément aux instructions en vigueur pour les diplomates et les fonctionnaires détachés. - Vous accueillez et accompagnez les visiteurs. - Vous êtes responsable de l'organisation pratique des réunions, activités, conférences, missions, etc. Vous veillez à ce que ces activités se déroulent de la manière la plus professionnelle et la plus harmonieuse possible. - Vous traitez la correspondance et/ou les courriers électroniques, qui peuvent être rédigés en néerlandais, en français et en anglais. Vous répondez également aux appels téléphoniques et assurez un suivi approprié. - Vous rédigez des lettres et des mémos pour le département (y compris des rapports de réunion). - Vous traitez de manière professionnelle les contacts directs avec les clients de votre service et les visiteurs. - Vous gérez le système d'archivage dans SharePoint afin que tous les dossiers puissent être consultés efficacement. Au moment de l'embauche, **un extrait de casier judiciaire** ne datant pas de plus de 6 mois sera demandé, ce qui permettra d'évaluer si votre comportement est conforme aux exigences de l'emploi envisagé. De plus, vous serez également soumis(e) à une **vérification de sécurité** **avant votre entrée en fonction** (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité, aux attestations de sécurité et aux avis de sécurité). Un avis de sécurité positif est nécessaire pour occuper le poste. Le refus de cette vérification ou un avis de sécurité négatif entraînera la clôture de la procédure de recrutement. Cette fonction implique un contact direct et visuel avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937) impose que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ni syndicales afin de représenter le service public de façon neutre lors de ces contacts. **Plus d’info sur la fonction ?** Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact". **Employeur**: Il y a 2 postes vacants (répartis entre les deux rôles linguistiques NL et FR) à la **Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne** (Rue Belliard 65, 1040 Bruxelles) et 1 poste vacant (réparti entre les deux rôles linguistiques NL et FR) à la **Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN** (Avenue Léopold III, 1110 Bruxelles). Les deux représentations permanentes font partie du réseau de postes du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement. Avec plus de 150 employés, la **Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne** (RP en abrégé) est le plus grand poste diplomatique belge dans le monde. Il emploie du personnel provenant à la fois du SPF Affaires étrangères, d'un grand nombre d'autres services publics fédéraux, ainsi que d'entités fédérées. La RP est** la voix de la Belgique en Europe **et représente les intérêts belges au sein du Conseil de l'Union européenne. À la tête de la RP se trouve le représentant permanent, l'ambassadeur Willem van de Voorde. Il est assisté par l'ambassadeur Bert Versmessen, représentant permanent adjoint, et par M. Pierre Gillon, ambassadeur auprès du Comité politique et de sécurité (COPS). La RP élabore la politique européenne en collaboration avec les 26 autres États membres de l'Union européenne, le Parlement européen et la Commission européenne. La **Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN **est la voix de la Belgique au sein de l'OTAN. Elle y représente les intérêts belges. Avec les autres alliés, nous garantissons depuis près de 75 ans la sécurité de notre peuple et la protection des valeurs qui caractérisent notre société. La Représentation permanente est composée d'une équipe soudée de civils et de militaires qui représentent notre pays dans les différents organes consultatifs de l'organisation. En tant que pays hôte, la Belgique joue également un rôle important dans le bon fonctionnement de l'OTAN. Outre sa fonction de représentation, la Représenta